1.2 Kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp Thương Mại
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014, chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung . Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn , một số chứng từ quan trọng sử dụng trong nghiệp vụ kế tốn bán hàng như sau:
Hóa đơn GTGT ( Mẫu số: 01 GTKT-3LT): Khi doanh nghiệp nộp thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ, DN sẽ cung cấp cho khách hàng hóa đơn đỏ (liên 2). Trên hóa đơn GTGT ghi rõ các chỉ tiêu như giá bán hàng hóa chưa thuế GTGT; các khoản phụ thu và phí tính thêm ngồi hàng hóa (nếu có); thuế suất thuế GTGT và số thuế GTGT; tổng giá trị thanh toán.
Hoá đơn bán hàng (Mẫu số: 02GTGT-3LL): Khi doanh nghiệp thuộc đối
tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ cung cấp cho khách hàng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02-VT): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: Liên 1 để lưu gốc; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ rồi giao cho phịng kế tốn để làm căn cứ hạch tốn.
Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT): là chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà
khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt). Phiếu thu được lập làm 3 liên: Liên 1 để lưu gốc; Liên 2 giao cho người nhận tiền; Liên 3 làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT): là chứng từ ghi nhận các chi phí phát sinh trong
q trình kinh doanh của DN. Phiếu chi được lập làm 3 liên tương tự như phiếu thu. Ngồi ra cịn có các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như: - Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịch vụ
- Chứng từ ngân hàng ( giấy báo Nợ, Có của ngân hàng ) - Hóa đơn cước phí vận chuyển, thuê kho bãi, bốc dỡ hàng hóa - Hợp đồng kinh tế với khách hàng,...
Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
- Trình tự ln chuyển chứng từ:
Khi có các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế tốn thực hiện trình tự xử lý luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán bán hàng;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn bán hàng hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán bán hàng, định khoản và ghi sổ kế toán; + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán bán hàng theo thời gian quy định để tránh bị mất mát, mục nát, hư hỏng do các nguyên nhân khách quan. Các loại chứng từ bán hàng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và đảm bảo cẩn thận, an toàn.