2.1.2.2 .Môi trường bên trong
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty cổ
ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuyết Phong
- Thứ nhất, Hoàn thiện hệ thống Tài khoản
Theo hướng dẫn tại Thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, việc hạch tốn các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng các TK 5211 – Chiết khấu thương mại, 5212- Hàng bán bị trả lại, 5213- Giảm giá hàng bán.
Hiện nay công ty không sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu. Để đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế tốn, cơng ty nên đưa các tài khoản giảm trừ doanh thu TK 521 (1,2,3) vào hệ thống sử dụng tài khoản của công ty để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu, thể hiện đúng bản chất của nghiệp vụ về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Công ty mới chỉ chi tiết thành TK 511 thành TK cấp 2 là 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” mà chưa chi tiết cho từng nhóm hàng, khó xác định được mặt hàng nào cho doanh thu và lợi nhuận cao, chiếm ưu thế. Các nhóm hàng chính của cơng ty là gạch xây dựng gồm gạch 6 lỗ tròn, gạch 6 lỗ vng, gạch 4 lỗ trịn, gạch 4 lỗ vuông , sắt các loại phi 6, phi 8, phi 10 và xi măng các loại gồm xi măng Vissai PCB40 và Xi măng Vissai PCB30. Dựa vào đó nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời. vì vậy cơng ty nên mở TK chi tiết cấp 3 như sau:
TK 51111- “Doanh thu bán gạch 6 lỗ tròn” TK 51112- “Doanh thu bán gạch 6 lỗ vuông” TK 51113- “Doanh thu bán gạch 4 lỗ tròn” TK 51114- “Doanh thu bán gạch 4 lỗ vuông” TK 51115- “Doanh thu bán sắt Φ 6”
TK 51116- “Doanh thu bán sắt Φ 8” TK 51117- “Doanh thu bán sắt Φ 10”
TK 51118- “Doanh thu bán xi măng Vissai PCB40” TK 51119- “Doanh thu bán xi măng Vissai PCB30”
Đồng thời, TK 156 và TK 632 nên mở chi tiết theo dõi từng nhóm hàng thuận tiện cho việc theo dõi và xác định kết quả bán hàng của từng nhóm mặt hàng.
Cụ thể:
- Tài khoản 156 mở chi tiết cho TK cấp 2, 3 như sau: + TK 1561- Giá trị hàng hóa
TK 15611- “Doanh thu bán gạch 6 lỗ tròn” TK 15612- “Doanh thu bán gạch 6 lỗ vuông” TK 15613- “Doanh thu bán gạch 4 lỗ trịn” TK 15614- “Doanh thu bán gạch 4 lỗ vng” TK 15615- “Doanh thu bán sắt Φ 6”
TK 15616- “Doanh thu bán sắt Φ 8” TK 15617- “Doanh thu bán sắt Φ 10”
TK 15618- “Doanh thu bán xi măng Vissai PCB40” TK 15619- “Doanh thu bán xi măng Vissai PCB30” + TK 1562- Chi phí mua hàng
- TK 632 mở chi tiết cho tài khoản cấp 2 như sau: TK 6321- “Doanh thu bán gạch 6 lỗ tròn”
TK 6322- “Doanh thu bán gạch 6 lỗ vng” TK 6323- “Doanh thu bán gạch 4 lỗ trịn” TK 6324- “Doanh thu bán gạch 4 lỗ vuông” TK 6325- “Doanh thu bán sắt Φ 6”
TK 6326- “Doanh thu bán sắt Φ 8” TK 6327- “Doanh thu bán sắt Φ 10”
TK 6328- “Doanh thu bán xi măng Vissai PCB40” TK 6329- “Doanh thu bán xi măng Vissai PCB30”
Việc mở chi tiết các tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán theo dõi cho từng nhóm hàng giúp cho cơng ty biết được tình hình tiêu thụ, kết quả đạt được của từng nhóm hàng là căn cứ để tiếp tục kinh doanh các mặt hàng có lợi nhuận và ngừng kinh doanh các mặt hàng thua lỗ.
Để làm được những điều đó, kế tốn cần bổ sung các TK nêu ở trên và danh sách các tài khoản sử dụng của công ty trong phần mềm kế tốn. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, kế tốn vào phần hành kế tốn thích hợp để nhập số liệu.
- Thứ hai: Hồn thiện hạch tốn tại cơng ty
Hiện nay trong trường hợp phát sinh các khoản chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn, công ty thực hiện ghi nhận doanh thu theo giá bán đã giảm vào TK 5111, không ghi nhận vào TK 5211 “Chiết khấu thương mại”
Trường hợp khách hàng trả lại hàng, kế tốn ghi giảm trực tiếp trên TK 5111, khơng ghi nhận vào TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”
Việc ghi nhận đối với các khoản giảm trừ doanh thu là sai so với quy định trong chế độ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng. Vì vậy, kế tốn thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành như sau:
+ Trường hợp có phát sinh chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách mua hàng với số lượng lớn, kế toán ghi:
Nợ TK 5211: Số CKTM cho khách hàng
Nợ TK 33311: Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản CKTM Có TK 111,112,131: Tổng số tiền phải giảm trừ
+ Trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 5213: khoản giảm giá cho khách hàng theo giá chưa thuế GTGT Nợ TK 33311: Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản giảm giá
Có TK 111,112,131:Khoản giảm giá theo gia thanh tốn + Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:
Nợ TK 5212: Doanh thu hàng bán bị trả lại chưa thuế GTGT Nợ TK 33311: Số thuế GTGT của hàng bị trả lại
Có TK 111,112,131: Giá thanh tốn của hàng bị trả lại
Đối với hàng bán bị trả lại, nếu đơn vị chuyển về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156:Trị giá hàng bán trả lại nhập kho Có TK 632: Giá vốn của số hàng bị trả lại
Nếu đơn vị chưa chuyển về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Trị giá hàng gửi về doanh nghiệp Có TK 632: Giá vốn của số hàng bị trả lại
+ Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần, kế tốn ghi:
Nợ TK 5111: Giảm trừ doanh thu
Có TK 521 (1,2,3): Các khoản giảm trừ doanh thu
- Thứ ba: Đẩy mạnh chính sách bán hàng
Nên có chính sách ưu đãi hơn nữa đối với những khách hàng quen biết lâu năm hoặc những khách hàng lớn. Chẳng hạn cơng ty có thể giảm giá trị hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đó nếu họ ký kết với cơng ty một hợp đồng có giá trị lớn hoặc thanh tốn nhanh. Vào cuối quý công ty nên xác định xem khách hàng nào là lớn nhất để có một hình thức ưu đãi phù hợp. hoặc với một hợp đồng lớn thì có thể thưởng cho người ký hợp đồng hay người giới thiệu một tỷ lệ hoa hồng nào đó tùy theo giá trị bản hợp đồng.
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, những hình thức ưu đãi hợp lý, linh họat trong bán hàng sẽ là công cụ rất mạnh mẽ để thu hút khách hàng, tăng cường khả năng tiêu thụ sản phẩm, tăng lợi nhuận kinh doanh,
Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa khâu tiếp thị nhằm đẩy mạnh khâu bán hàng bằng nhiều hình thức như quảng cáo, bảo hành và các dịch vụ sau bán, tư vấn tiêu dùng nhằm nâng cao tính cạnh tranh các mặt hàng kinh doanh trên thị trường, mở rộng quan hệ kinh doanh với nhiều khách hàng, tăng khả năng thu lợi nhuận.
- Thứ ba: Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Theo số liệu thống kê tại công ty . Tổng số nợ phải thu của khách hàng tính tại thời điểm ngày 28/2/2015 là 30.678.000.000 đồng trong đó số nợ quá hạn trên hợp đồng là 11.765.000.000 đồng. Chúng ta thấy rằng, số nợ quá hạn phải thu hồi ở công ty là tương đối lớn, tuy nhiên thực tế cơng ty chưa tiến hành trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Trong kinh doanh việc phát sinh các khoản nợ xấu là không thể tránh khỏi. Do vậy cần phải phân loại ghi chép chi tiết, quản lý chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và tiến hành trích lập dự phịng khi có những khoản phải thu khó địi phát sinh. Dự phịng phải thu khó địi phát sinh là dự phịng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa q hạn nhưng có thể khơng địi được do khách hàng khơng có khả năng thanh tốn. Khoản này được trích lập vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Khoản dự phòng sẽ bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp
phản ánh giá trị của các khoản nợ phải thu khơng cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Thơng tư 228/2009/TT- BTC đã đưa ra các quy định cụ thể về việc trích lập dự phịng:
+ Nợ phải thu đã q hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Cơng ty dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phịng cho từng khoản nợ khó địi trên (hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, các chứng từ khác). Cơng ty có thể tiến hành trích lập dự phịng theo các mức sau:
Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn theo các mức sau đây:
+ 30% giá trị đối với các khoản phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình
trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người mất tích, bỏ trốn đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
+ Để hạch tốn dự phịng nợ phải thu khó địi kế tốn sử dụng TK 2293 “Dự phịng phải thu khó địi”, theo Thơng Tư 200/2014- BTC quy định:
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 229 - Dự phòng tổn thất tài sản
Bên Nợ:
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự
phịng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
- Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phịng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra.
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ khơng thể thu hồi được phải xóa sổ.
Bên Có:
Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Số dư bên Có: Số dự phịng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ.
Cuối niên độ căn cứ vào những bằng chứng đáng tin cậy thu thập được về các khoản nợ phải thu khó địi (khách hàng bị phá sản…) doanh nghiệp xác định số dự phịng cần trích lập cho cho các khoản nợ này.
Nếu là năm đầu tiên trích lập, kế tốn ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 2293: Dự phịng nợ phải thiu khó địi
Các năm tiếp theo, so sánh số cần trích lập niên độ này với số dự phịng phải thu khó địi đã lập ở cuối niên độ trước:
+ Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập niên độ này nhiều hơn số dự phòng đã lập ở cuối niên độ trước, phần chênh lệch được trích lập bổ sung dự phịng, kế tốn ghi:
Nợ TK 642: Chi Phí quản lý doanh nghiệp Có TK 2293: Dự phịng nợ phải thu khó địi
+ Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập ở cuối niên độ này ít hơn số dự phịng đã lập ở cuối niên độ trước, phần chênh lệch được hoàn nhập dự phịng, kế tốn ghi:
Nợ TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó địi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong kỳ kế toán đối với các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là khơng thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phịng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
Có các TK 131, 138, 128, 244...
Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,.... Có TK 711 - Thu nhập khác.
Ví dụ: Tính đến ngày 31/12/2014 trong tổng số tiền cịn phải thu của khách
hàng có số tiền của cơng ty Hà Nam được xác định là nợ khó địi. Khi đó, cơng ty cần lập dự phịng cho năm tới như sau:
Nợ TK 642: 234.000.000 Có TK 2293: 234.000.000