1.2 Kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp Thương Mại
1.2.2.4 Sổ kế toán áp dụng
Theo TT 200/2014TT-BTC Ngày 22 tháng 12 năm 2014 Bộ tài chính ban
hành. Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn cho riêng mình nhưng
phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn, doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu sổ kế tốn nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình. Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thơng tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp khơng tự xây dựng hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế tốn được hướng dẫn như sau
Hình thức Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các sổ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng theo hình thức Nhật ký chung: + Sổ Nhật ký chung (Mẫu: S03a-DN).
+ Sổ Nhật ký bán hàng (Mẫu: S03a4-DN).
+ Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu: S03a1-DN), Sổ Nhật ký TGNH. + Sổ Cái (Mẫu: S03b-DN)
+ Các sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với người mua (Mẫu S13-DN), sổ chi tiết Nhập - Xuất – Tồn kho hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng (Mẫu 17-DN)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu DN có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp DN mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật Ký Chung (Phụ lục 1.8)
Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký-Sổ Cái: các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: + Nhật ký – Sổ Cái;
+ Các sổ, thẻ kế toán bán hàng chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký-Sổ Cái
Hàng ngày khi nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra, xác định TK ghi Nợ - Có. Mỗi chứng từ gốc được ghi trên một dòng đồng thời ở cả hai phần. Cuối tháng
khóa sổ .......kiểm tra đối chiếu (Tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trong sổ Cái đối chiếu với Tổng Số tiền ở phần Nhật ký). Nếu bằng nhau thì chính xác.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật Ký Sổ cái (Phụ lục 1.9)
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
- Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: + Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ). + Các sổ, thẻ kế toán bán hàng chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Sau khi lập xong chuyển bộ phận kế toán tổng hợp tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái. Căn cứ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản. Tổng hợp trên Bảng cân đối số phát sinh = số tiền trên chứng từ ghi sổ. Sau khi kiểm tra…tiến hành lập Bảng cân đối tài khoản.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ (phụ lục 1.10)
Hình thức Nhật ký – Chứng từ
- Hình thức nhật ký - chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để tập hợp số phát sinh bên có của các TK 511, 531, 532, 521, 632,131. Sổ này ghi chép vào cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê số 1,2,8,10,11 để ghi sổ.
bảng kê 10 (Phản ánh TK 157), bảng kê 11(Phản ánh TK 131).
+ Sổ Cái: Kế toán mở sổ cái cho các TK 511,512,521,532,632,156,111… - Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, phân loại để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập "Bảng cân đối tài khoản".
Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì chứng từ kế tốn, Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật Ký- Chứng Từ.(phụ lục 1.11) - Hình thức kế tốn máy:
Sổ kế tốn lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã hồn tất việc khố sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị kế tốn thi hành án phải in ra giấy tồn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế tốn chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay.
1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế tốn khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều
kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải được thiết kế theo ngun tắc của Hình thức kế tốn Nhật ký chung. Phần mềm kế tốn tuy khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Hình thức kế tốn trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Có đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế tốn tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế tốn và của Thơng tư này.
- Phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế tốn do Bộ Tài chính quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng của các cơ quan thi hành án dân sự.
2. Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nhật ký chung nên sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn này. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ khơng hồn tồn giống sổ kế tốn ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.
3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính (phụ lục
1.12)
- Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG
MẠI TUYẾT PHONG