2.1.2.2 .Môi trường bên trong
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần Xây
Xây Dựng và Thương Mại Tuyết Phong
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng vật liệu xây dựng tại công ty cổ phầnXây Dựng và Thương Mại Tuyết Phong Xây Dựng và Thương Mại Tuyết Phong
2.2.1.1. Đặc điểm mặt hàng
Hiện nay, các mặt hàng tiêu thụ của cơng ty được chia thành các nhóm hàng chính: - Kinh doanh các loại xi măng
- Kinh doanh các loại gạch xây dựng - Kinh doanh các loại sắt xây dựng
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn qua kho và bán lẻ. - Bán buôn: Công ty bán buôn theo hai phương thức là bán bn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán bn hàng hóa vận chuyển thẳng. Bán bn là một hình thức khơng thể thiếu được. Nó chiếm tỷ trọng lớn trong q trình tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty. Với hình thức này giúp cho hàng hóa tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hóa. Mặt khác với hình thức bán này, cơng ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau. Từ đó có thể mở rộng quy mơ kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường.
- Bán lẻ: Theo hình thức này, hàng đến mua hàng tại công ty. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Thời điểm xác định hàng tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán.
Hiện nay, cơng ty áp dụng các phương thức thanh tốn sau: - Phương thức thanh toán trực tiếp
- Phương thức thanh toán trả chậm
Cơng ty áp dụng 2 phương thức thanh tốn với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xun và có uy tín, cơng ty cho phép nợ lại theo
kỳ hạn cịn những khách hàng khơng thường xun thì phải thanh tốn đầy đủ mới được nhận hàng.
2.2.1.4. Tính giá vốn hàng bán.
Cơng ty cổ phần Xây Dựng và Thương Mại Tuyết Phong, kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xun và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Việc xác định trị giá hàng xuất bán được thực hiện vào cuối tháng. Căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho và bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn của hàng hóa, kế tốn lập bảng kê tính giá đơn vị bình qn các mặt hàng.
Theo phương pháp này, căn căn cứ vào số lượng và đơn giá bình quân cuối kỳ trước tiến hành lập bảng tính giá bình qn xuất trong kỳ cho từng loại hàng hóa của cơng ty.
Trị giá thực tế của hàng Trị giá thực tế của hàng Đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ gia quyền =
Số lượng hàng hóa Số lượng hàng hóa nhập tồn kho đầu kỳ + kho trong kỳ
Trị giá thực tế của số lượng hàng hóa x Đơn giá bình qn
hàng hóa xuất kho =
xuất kho gia quyền
Cuối kỳ căn cứ vào bảng kê tính giá đơn vị bình quân các mặt hàng và bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hóa, kế tốn tính và phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán vào sổ Nhật ký chung, ghi tăng cho tài khoản giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và ghi giảm giá trị hàng hóa xuất kho (Có TK 156). Sau đó ghi vào sổ cái tài khoản 632 và các sổ cái TK có liên quan.
Sau đó, kết chuyển giá vốn hàng đã bán (Có TK 632) vào bên Nợ tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh.
2.2.1.5. Chính sách bán hàng.
Để thu hút khách hàng cơng ty áp dụng những chính sách giá linh hoạt, có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, cơng ty cịn thực hiện
một số dịch vụ kỹ thuật, tư vấn thiết kế nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm, hàng hóa của cơng ty. Cơng ty cũng áp dụng nhiều chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán cho khách hàng.
2.2.2. Thực trạng kế tốn bán hàng vật liệu xây dựng tại cơng ty
Quy trình hạch tốn nghiệp vụ bán bn tại Cơng ty cổ phần Xây Dựng và Thương mại Tuyết Phong
- Bộ phận bán hàng tìm kiếm khách hàng theo tuyến trên địa bàn được giao, thỏa thuận giá, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký hợp đồng bán (nếu có)
- Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho (3 liên)
- Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi đã được lập và ký của bộ phận lập phiếu sẽ chuyển cho bộ phận kế tốn để xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than lên viết):
+ Liên 1: Lưu tại quyển gốc + Liên 2: Giao cho khách hàng
+ Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế tốn ghi sổ và làm thủ tục thanh tốn.
Trên mỗi hóa đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh tốn, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng số tiền thanh tốn, chiết khấu (nếu có), thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh tốn.
- Hóa đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho được duyệt của kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn bộ phận đó và Giám đốc hoặc Phó giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì kế tốn trưởng (hoặc kế tốn cơng nợ) kiểm tra việc thu tiền trước khi ký duyệt đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký của thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. Một liên của phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng
TH1: Bán hàng hóa đã thu tiền
Sơ đồ 2.1: sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng hóa đã thu tiền và vào sổ sách kế tốn (phụ lục 02)
Ví dụ: Ngày 22/01/2015, cơng ty cổ phần gạch Khang Minh mua 100.000 viên gạch 6 lỗ trịn của cơng ty theo hóa đơn số 0000039, đơn giá 2.600 đồng/viên, đã thu bằng tiền mặt, VAT 10%
a.Nợ TK 111: 286.000.000 Có TK 511: 260.000.000 Có TK 3331: 26.000.000
- Cơng ty áp dụng phương pháp bình qn cuối kỳ để tính giá hàng xuất kho
vì vậy khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán hàng hoa thì theo phương pháp này kế tốn chỉ theo dõi số lượng hàng xuất bán và đến cuối tháng mới tính giá vốn hàng bán dựa trên đơn giá bình qn cả kỳ của hàng đó. Giá đơn vị bình qn cả kỳ của gạch 6 lỗ trịn là 1.800 đ/viên. Kế tốn định khoản:
b. Nợ TK 632: 180.000.000 Có TK 1561: 180.000.000 Chứng từ sử dụng:
- Phiếu Xuất kho số 23 (phụ lục 03)
- Biên bản giao nhận hàng hóa (phụ lục 04)
- Phiếu Thu số 003 (phụ lục 05)
- Hóa đơn GTGT số 0000039 (phụ lục (06)
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ nhật ký chung (phụ lục 2.1)
- Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ chi tiết bán hàng (phụ lục 2.5)
Công ty căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa 2 đơn vị, bộ phận bán hàng nhận đơn hàng và lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho cho các khoản mục sau:
+ loại hàng: gạch 6 lỗ tròn
+ Số lượng và đơn giá, tổng giá trị: Ghi trong hóa đơn GTGT + Phương thức thanh toán: Tiền mặt
Sau khi phiếu này được lập, bộ phận bán hàng ký duyệt và chuyển cho bộ phận kế tốn để viết hóa đơn GTGT. Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT là chứng từ phản ánh số lượng, giá trị hàng hóa xuất bán, là căn cứ để thủ kho xuất hàng ghi thẻ kho và thủ tục có liên quan trong q trình bán hàng, tổng giá thanh tốn cịn là căn cứ để tính doanh thu, thuế GTGT. Do cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ nên sử dụng hóa đơn GTGT theo mẫu số 01 GTGT -3LT. Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần và được luân chuyển như sau:
+ Đối với Phiếu xuất kho: Liên 1 lưu tại gốc, thủ kho ký vào 2 liên cịn lại trong đó liên 3 giao cho người nhận, liên 2 giữ lại ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế tốn.
+ Đối với hóa đơn GTGT Liên 1 lưu tại quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh tốn
Sau đó phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt.
Tiếp đến, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi thủ kho nhận được hóa đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho. Một liên của phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng hoặc lái xe để ra cổng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hóa. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hóa đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phịng kế tốn. Nhân viên bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và chuyển hàng, khách hàng nhận hàng và các chứng từ sau đó làm thủ tục thanh toán, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
+ Liên 2: Giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán tiền mặt.
+ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Sau khi đầy đủ các nội dung và ký, kế toán chuyển 3 liên cho kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt sau đó nhận lại 3 liên và lưu liên 1. Hai liên còn lại giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận và người nộp tiền giữ lại liên 3. Thủ quỹ dùng liên 2 để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán tiền mặt.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm như sau:
Phân hệ bán hàng -> Bán hàng thu tiền ngay-> Nhập liệu:
+ Thơng tin chung: Chọn đối tượng đã được mã hóa “CT_ KHANGMINH”, địa chỉ tự cập nhật, diễn giải “Bán hàng cho công ty Khang Minh”.
+ Điền các thông tin chứng từ như ngày tháng , ký hiệu, số hóa đơn.
+ Thông tin hàng tiền: Chọn các mã hàng “GACH6LO”; các chỉ tiêu như diễn giải, kho, TK nợ, TK có, đơn vị tính phần mềm tự cập nhật căn cứ vào khai báo báo ban đầu. Nhập vào cột số lượng là 100.000; cột đơn giá là 2.600 đồng
+ Thông tin thuế, giá vốn: hầu hết các chỉ tiêu phần mềm đều tự cập nhật, chỉ cần chọn TK kho là “156”.
Kế tốn sau khi kiểm tra tất cả các thơng tin thì chọn “Cất” để lưu dữ liệu và “In” -> Hóa đơn GTGT , phiếu thu (Phụ lục 05)
Kết thúc quá trình nhập liệu, phần mềm MISA sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1), sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.2), sổ cái TK 111(Phụ lục
2.3), sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết bán hàng(Phụ lục 2.5), riêng sổ cái TK 632 và TK
156 phần mềm sẽ cập nhật cột “số tiền” tại thời điểm cuối tháng.
TH2: Bán hàng hóa chưa thu tiền
Cũng tương tự như trường hợp bán hàng hóa đã thu tiền chỉ khác ở chỗ là sau khi nhận hàng khách hàng chưa thanh toán tiền hàng kế tốn cơng nợ ghi sổ cơng nợ.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ bán hàng chưa thu tiền và vào sổ sách kế tốn (phụ lục 02)
Ví dụ: Ngày 26/01/2015 cơng ty cổ phần Trung Kiên mua 50.000kg sắt xây dựng theo hóa đơn số 0000042, đơn giá là 13.910đ/kg, cơng ty chưa thanh tốn tiền hàng, VAT 10%.
a. Nợ TK 131: 765.050.000 Có TK 511: 695.500.000 Có TK 3331: 69.550.000
- Cơng ty áp dụng phương pháp bình qn cuối kỳ để tính giá hàng xuất kho
vì vậy khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán hàng hóa kế tốn chỉ theo dõi số lượng hàng xuất bán và đến cuối tháng mới tính giá vốn hàng bán dựa trên giá đơn vị bình quân
cả kỳ của hàng hóa đó. Giá đơn vị bình qn cả kỳ của sắt xây dựng các loại là 9.850 đ/kg. Kế toán định khoản:
b. Nợ TK 632: 492.500.000 Có TK 156: 492.500.000 Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho số 32 (phụ lục 07)
- Hóa đơn GTGT số 0000042 (phụ lục 08)
Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng
- Sổ cái TK 156, 632, 511, 131
Trên phần mềm kế toán Misa:
- Khi nhận được phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất ,thủ kho căn cứ xuất
kho và giao hàng cho khách. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ như đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho tiến hành nhập liệu như sau:
- Phân hệ bán hàng -> Bán hàng chưa thu tiền -> Nhập liệu:
+ Thơng tin chung: Chọn đối tượng đã được mã hóa “CT_TRUNG KIEN”, địa chỉ tự cập nhật, diễn giải “Bán hàng cho công ty Trung Kiên”.
+ Điền các thông tin chứng từ như ngày tháng , ký hiệu, số hóa đơn.
+ Thông tin hàng tiền: Chọn các mã hàng “SAT XD”; các chỉ tiêu như diễn giải, kho, TK nợ, TK có, đơn vị tính phần mềm tự cập nhật căn cứ vào khai báo ban đầu. Nhập vào cột số lượng lần lượt là 50.000 đồng, cột đơn giá lần lượt là 13.910 đồng
- + Thông tin thuế, giá vốn: hầu hết các chỉ tiêu phần mềm đều tự cập nhật, chỉ
cần chọn TK kho là “156”.
- Kế toán sau khi kiểm tra tất cả các thơng tin thì chọn “Cất” để lưu dữ liệu và
chọn “In” -> Hóa đơn GTGT (Phụ lục 08).
- Sau khi kết thúc quá trình nhập liệu, phần mềm MISA sẽ tự cập nhật số liệu
vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1), sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.2), sổ cái TK 131 (Phụ lục 2.4), sổ chi tiết bán hàng , sổ chi tiết TK131, riêng sổ cái TK 632 (Phụ lục 2.6) và TK 156 (Phụ lục 2.7) phần mềm sẽ cập nhật cột “số tiền” tại thời điểm cuối tháng khi kế tốn thực hiện thao tác tính giá xuất kho (do Cơng ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ).
*Các trường hợp phát sinh:
- Ví dụ: ngày 29 tháng 01 năm 2015 Công ty xuất bán cho cơng ty thiết bị
điện và hệ thống tự động hóa 5000 viên gạch 6 lỗ trịn với tổng giá thanh toán 14.300.000 đồng (VAT 10%). Khách hàng nhận nợ.
- Ngày 30 tháng 01 năm 2015, công ty thiết bị điện và hệ thống tự động hóa
nhận được hàng. Tuy nhiên, do hàng không đúng quy cách mà công ty này đã yêu cầu là gạch 6 lỗ vuông nên trả lại hàng, hai bên chấp nhận làm biên bản trả lại hàng hóa, Cơng ty thiết bị điện và hệ thống tự động hóa chuyển trả lại tồn bộ số hàng cùng hóa đơn GTGT, cơng ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuyết Phong đã nhập kho số hàng đầy đủ.
Ngày 30/01/2015
- Căn cứ vào biên bản trả lại hàng hóa (phụ lục 09), hóa đơn GTGT (phụ lục
10) và phiếu nhập kho (phụ lục 11) kế toán hạch toán:
Nợ TK 511: 13.000.000 Nợ TK 3331: 1.300.000
Có TK 131TĐH: 14.300.000 Nợ TK 156: 12.000.000
Có TK 632: 12.000.000
- Khi hạch toán trên phần mềm, ngày 29/01/2015, kế toán vào phân hệ Bán
hàng- Bán hàng chưa thu tiền ghi nhận doanh thu như bình thường. Ngày 30/01/2015 kế toán vào phân hệ Bán hàng-Hàng bán bị trả lại, giảm giá và ghi đầy