CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.2. Nội dung kế toán bán hàng
1.2.2.4. Sổ kế toán
Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 có quy định các hình thức sổ kế tốn gồm:
Hình thức Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Kế tốn bán hàng theo hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký bán hàng
- Sổ Nhật ký thu tiền: Dùng tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở doanh nghiệp
bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Sổ cái: Mở cho các tài khoản 511, 521, 632, 131, 111, 112, 156,...
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: kế toán mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu chi tiết
theo từng mặt hàng, nhóm hàng. Sổ chi tiết thanh tốn người mua dùng theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ phải thu của khách hàng. Sổ này được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng tài khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh tốn.
Hình thức chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Kế tốn bán hàng theo hình thức này dùng các sổ sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết thanh tốn
- Chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 2-Phụ lục 02)
Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Kế tốn bán hàng theo hình thức này dùng các sổ sau:
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết thanh tốn với người mua
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký-Sổ cái (Sơ đồ 3-Phụ lục 03)
ình thức kế tốn trên máy vi tính:
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần
mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG THIẾT BỊ TIN HỌC TẠI CƠNG TY TNHH CƠNG NGHỆ VẠN PHÚC.
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến cơng tác kế tốn bán hàng.
2.1.1. Tổng quan tình hình về kế toán bán hàng ở Việt Nam hiện nay.
Bài viết liên quan đến kế toán bán hàng trong các tạp chí kế tốn:
Theo trang thuychung.vn trong Tạp chí nghiên cứu Tài chính kế toán số 04(129)-2014, bài viết về Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh thương mại ở một số nước phát triển và bài học cho Việt Nam của tác giả TS. Trần Hải Long, trường Đại học Thương mại. Bài viết đã làm rõ được sự khác biệt giữa kế toán doanh thu của các nước phát triển Mỹ, Pháp với kế toán doanh thu trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam về thời điểm ghi nhận doanh thu, sự khác biệt trong việc sử dụng các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, sự khác biệt trong việc sử dụng các tài khoản để hạch toán doanh thu. Tác giả đã nêu ra được sự khác biệt từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho kế toán doanh thu của các doanh nghiệp thương mại ở Việt Nam
Trong Tạp chí kế toán và kiểm toán số 3 năm 2013, bài viết về Đặc điểm kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm của Th.S Đỗ Đức Tài, khoa Kế toán- Đại học Lao động xã hội đã làm rõ được đặc điểm kinh doanh dược phẩm, đưa ra được các yếu tố về sự quản lý của Nhà nước, các đặc thù của ngành. Tác giả đưa ra các vấn đề cần phải tổ chức tốt kế toán doanh thu bán hàng, yêu cầu đặt ra đối với kế toán doanh thu trong việc cung cấp số liệu để lập BCTC,...yêu cầu phải tổ chức kế toán doanh thu một cách hợp lý, khoa học, kế toán doanh thu bán hàng cần phải nắm vững đặc điểm kế toán doanh thu của ngành đặc thù.
Các luận văn, chuyên đề liên quan đến kế toán bán hàng trước đây:
Luận văn thạc sỹ kinh tế với đề tài “Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp kinh doanh thép trên địa bàn thành phố Hà Nội của Vũ Thị Thu, mã số 60340301-Luận văn Thạc sỹ kinh tế do PGS.TS Phạm Đức Hiếu, trường Đại học Thương mại hướng dẫn. Bài viết đã đưa ra được những kết luận dưới góc độ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Tác giả đã đưa ra những cơ
sở lý luận về kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, nghiên cứu thực trạng tại các công ty kinh doanh thép trên địa bàn Hà Nội, đánh giá và đưa ra các giải pháp hồn thiện. Tác giả đã tìm hiểu thực trạng tại ba cơng ty: Công ty TNHH XNK Kama, Công ty TNHH Thép Nam Hải, Công ty TNHH Thép Thành Đô. Tác giả đã đưa ra được những ưu điểm về bộ máy kế toán, chứng từ sổ sách phù hợp. Tuy nhiên vẫn có các hạn chế của các công ty trên về hệ thống sổ sách, mẫu biểu kế tốn. Cơng ty TNHH Thép Nam Hải thiếu sổ chi tiết các tài khoản 635, 711, 811. Các công ty đều không sử dụng tài khoản 157, các khoản giảm trừ doanh thu khơng được hạch tốn riêng cho các tài khoản giảm trừ doanh thu,...Từ đó tác giả đưa ra các định hướng phát triển của doanh nghiệp kinh doanh thép, sự cần thiết phải hồn thiện kế tốn doanh thu, các đề xuất về hệ thống sổ sách, các nghiệp vụ công ty chuyển hàng không qua kho cho vào tài khoản 157, đưa ra các biện pháp trên cả hai góc độ về kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Khóa luận “Kế tốn bán hàng thiết bị chống sét tại công ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự động hóa”, do Sinh viên Đinh Thị Phương Thúy, Lớp K45D6 thực hiện do ThS.Nguyễn Quỳnh Trang hướng dẫn đã đưa ra được nôi dung nghiên cứu: chứng từ được sử dụng phù hợp, doanh thu đã chi tiết cho các mặt hàng, đưa ra được các hạn chế của các phương thức bán hàng, chính sách bán hàng, cơng ty chưa trích lập các khoản dự phịng. Khóa luận đã đưa ra được các giải pháp để hoàn thiện kế tốn bán hàng thiết bị chống sét tại cơng ty, các đề xuất hồn thiện chính sách bán hàng, dự phịng giảm giá hàng tồn kho và phương pháp trích lập dự phịng phải thu khó địi, mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng của từng nhân viên và thị trường, hồn thiện kế tốn quản trị .
Khóa luận “Kế tốn bán hàng máy in tại Cơng ty TNHH Mực in và thiết bị văn phòng Thành Đồng”, do Sinh viên Vũ Thị Thùy Linh, Lớp 45D2 thực hiện do ThS. Chu Thị Huyến hướng dẫn đã chỉ ra những mặt đạt được về kế toán bán hàng tại đơn vị thực tập: Chấp hành ghi chép hóa đơn chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, kế tốn đã mở sổ chi tiết doanh thu, giá vốn theo các mặt hàng tuy nhiên cơng ty cũng cịn một số hạn chế chưa làm được như chưa mở sổ chi tiết cho từng chủng loại hàng hóa để theo dõi được doanh thu của chủng loại hàng chủ yếu, .... Tác giả đã đề xuất các giải pháp để hồn thiện kế tốn bán hàng như mở sổ
chi tiết doanh thu theo chủng loại hàng hóa, lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, thiết lập các mẫu sổ nhật ký bán hàng phù hợp hơn với công ty.
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng.
2.1.2.1. Tổng quan về công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc.
Giới thiệu công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc.
Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Công nghệ Vạn Phúc.
Địa chỉ của công ty là Số 42, ngõ 92, Phố Nguyễn Lương Bằng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Cơng ty có mã số thuế là 0102138021. Cơng ty TNHH Cơng nghệ Vạn Phúc có vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng (tám tỷ đồng chẵn).
Cơng ty TNHH công nghệ Vạn Phúc là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thiết bị tin học, thiết bị viễn thông, thiết bị giáo dục, thiết bị mơi trường, thiết bị phát thanh truyền hình, thiết bị chống sét, thiết bị chống cháy, dịch vụ thiết bị nội ngoại thất, thiết bị văn phòng máy văn phịng, hàng điện tử điện lạnh. Cơng ty được thành lập ngày 08 tháng 01 năm 2007, do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Công ty TNHH cơng nghệ Vạn Phúc là một doanh nghiệp uy tín cơng ty luôn luôn thực hiện phương châm khách hàng là thượng đế. Công ty TNHH công nghệ Vạn Phúc đã phục vụ khách hàng tận tình chu đáo và giữ được chữ tín của mình bằng những sản phẩm chất lượng cao khơng có hàng kém chất lượng, hàng nhái.
Hoạt động trong kinh doanh thương mại thì ngành nghề kinh doanh của cơng ty là phần mềm ứng dụng và cung cấp các thiết bị bao gồm:
- Kinh doanh thiết bị tin học.
- Kinh doanh thiết bị nội ngoại thất.
- Kinh doanh vật tư thiết bị văn phòng, máy văn phòng, hàng điện tử, điện lạnh.
- Lập trình sản xuất phần mềm
- Kinh doanh dịch vụ lắp đặt tin học, thiết bị viễn thơng
Trong đó thiết bị tin học là nhóm hàng chủ yếu của công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc bao gồm máy vi tính, laptop, máy chiếu, các thiết bị tin học khác. Đây là nhóm hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho cơng ty.
Chính sách kế tốn áp dụng ở công ty:
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do BTC ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Chế độ kế tốn được áp dụng tại cơng ty như sau:
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 1/1 và kết thúc 31/12 theo Dương lịch.
Đơn vị sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt nam (VNĐ).
Hình thức kế tốn áp dụng: hình thức Nhật Ký Chung.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
+ Hàng tồn kho được tính theo giá thực tế phát sinh.
+ Giá trị hàng xuất kho và tồn kho được xác định theo phương pháp: Bình quân gia quyền.
+ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Nguyên tắc ghi nhận khấu hao tài sản cố định: TSCĐ được ghi nhận theo
giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị cịn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng.
2.1.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng
Nhân tố vĩ mơ
Tồn cầu hóa ngày càng mở rộng, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, sự giao lưu buôn bán giữa các quốc gia ngày càng mở rộng đặt ra nhiều cơ hội cũng như các thách thức đối với Việt Nam. Kinh tế phát triển khiến cho nhu cầu của con người cũng tăng lên. Các doanh nghiệp ln tìm kiếm các cơ hội để kinh doanh đạt được hiệu quả cao. Chính vì vậy khơng thể phủ nhận vai trị quan trọng của kế tốn bán hàng trong q trình kinh doanh của cơng ty.
Các thông tư, nghị định, chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, sự phát triển của các doanh nghiệp cùng ngành,... là các yếu tố biến đổi khách quan tác động đến doanh nghiệp. Các luật thuế, chính sách thuế,...ảnh hưởng trực tiếp đến q trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Những thay đổi mạnh mẽ trong cơ chế quản lý Nhà Nước, chính sách đường lối, pháp luật cũng thay đổi để phù hợp hơn. Nhà nước đang dần hồn thiện chính sách, chế độ kế tốn, các luật liên quan, các chính sách thuế. Ví dụ như Thơng tư 26/2015/TT-BTC đã có những thay đổi về việc điều chỉnh sai sót của hóa đơn: Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và khơng phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trước đó Thơng tư 39/2014/TT-BTC quy định tất cả các sai sót doanh nghiệp đều phải lập hóa đơn điều chỉnh,..Việc sửa đổi liên tục các Thơng tư, Nghị định, chính sách thuế ln ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp. Có những quy định gây khó khăn trong q trình áp dụng làm cho kế tốn hiểu sai vấn đề. Sự khác biệt về các chính sách tài chính, Chuẩn mực kế toán số 14, luật thuế TNDN. Thời điểm ghi nhận doanh thu tính TNCT với hoạt động bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc lập hóa đơn bán hàng trong khi Chuẩn mực kế tốn số 14 chỉ ghi nhận doanh thu khi thỏa mãn năm điều kiện về ghi nhận doanh thu tính TNDN trong năm nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu theo Chuẩn mực kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu bị loại trừ khỏi doanh thu theo Chuẩn mực kế tốn nhưng khơng bị loại trừ khỏi doanh thu tính TNCT. Với những vấn đề khác biệt đó khiến cho kế tốn bán hàng lúng túng, đôi khi bị nhầm lẫn khi thực hiện cơng việc hạch tốn.
Những chính sách của Nhà Nước ln thay đổi, địi hỏi kế tốn cần phải liên tục chủ động cập nhật các thay đổi của luật thuế, các thông tư, nghị định để nắm vững lý luận từ đó áp dụng vào thực hiện cho đúng, tránh những nhầm lẫn gây ảnh