2.2.2 .Các quy định liên quan đến kế tốn bán hàng tại cơng ty
2.2.3.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Do phương châm hoạt động của Công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc là lấy chữ tín làm trọng nên mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng, chủng loại luôn luôn thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng khi hàng được chuyển đến bên mua ở Cơng khơng có hàng bị trả lại. Nếu có lỗi cũng là lỗi của đối tác mà Công ty ký hợp đồng mua chứ công ty không phải chịu trách nhiệm về trường hợp đó. Vì thế, trong kỳ Cơng ty cũng khơng có các nghiệp vụ như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
2.2.3.4. Kế tốn bán hàng có khuyến mại.
Ví dụ: Ngày 05/01/2015, Cơng ty TNHH Cơng nghệ Vạn Phúc bán hàng có khuyến mại cho Chị Lê Lan Phương một chiếc máy tính Dell Inspiron 3542 I3 trị giá 9.250.000 VNĐ/Chiếc chưa bao gồm thuế GTGT, Thuế GTGT 10% theo Hóa đơn GTGT số 0000251 (Phụ lục 14) và được tặng một chuột quang Lexma trị giá 90.000 VNĐ/Chiếc (Chuột quang là do công ty mua về để làm hàng khuyến mại đi kèm khi bán máy tính Dell Inspiron 3542 I3). Chị Lê Lan Phương thanh toán ngay bằng tiền mặt theo tổng giá thanh toán là 10.175.000 VNĐ.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 00000251 và phiếu xuất kho số 00073 (Phụ lục 15) ngày 05/01/2015, kế toán lập phiếu thu tiền mặt số 00007 (Phụ lục 16). Kế tốn căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000251 vào Phân hệ Bán hàng/Bán hàng thu tiền ngay để hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên. Sau khi nhập xong nghiệp vụ, phần mềm tự cập nhật ghi số Nhật ký chung (Phụ lục 18), Sổ nhật ký thu tiền (Phụ lục 19), sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng hóa (Phụ lục 20), sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán (Phụ lục 21), sổ cái tài khoản hàng hóa (Phụ lục 22), sổ cái tài khoản tiền mặt (Phụ lục 24).
Trình tự hạch tốn nghiệp vụ trên như sau:
-Ghi nhận doanh thu bán máy tính Dell:
Nợ TK 1111”Tiền mặt” 10.170.000
Có TK 5111”Doanh thu bán hàng” 9.250.000 Có TK 33311”Thuế GTGT đầu ra” 925.000
- Ghi nhận giá vốn của máy tính Dell:
Nợ TK 632”Giá vốn hàng bán” 8.000.000
Có TK 156”Hàng hóa” 8.000.000
Kế tốn đồng thời ghi nhận giá trị của chuột quang Lexma khuyến mại cho khách hàng vào chi phí bán hàng. Kế tốn hạch tốn như sau:
Nợ TK 6421”Chi phí bán hàng” 90.000
Có TK 156”Hàng hóa” 90.000
2.2.3.5. Kế tốn chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa.
Cơng ty khơng hạch tốn chi phí bảo hành. Vì khi phát sinh trường hợp bảo hành, khách hàng có sản phẩm cần phải bảo hành mang trực tiếp tới trung tâm bảo
hành của hãng để bảo hành. Vì thế mà kế tốn khơng hạch tốn chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa.
2.2.3.6. Kế tốn các khoản lập dự phòng
Thực tế cơng ty có tiến hành trích lập dự phịng phải thu khó địi và hạch tốn khoản dự phịng này vào TK 6421”Chi phí bán hàng”. Tuy nhiên cơng ty chưa có kế hoạch trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
CHƯƠNG III:CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG THIẾT BỊ TIN HỌC TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VẠN PHÚC.
3.1. Các kết luận về kế toán bán hàng thiết bị tin học tại Công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc.
3.1.1 Ưu điểm
Qua thời gian thực tập, nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế và cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Cơng ty TNHH Cơng nghệ Vạn Phúc em có một số nhận xét về cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng thiết bị tin học ở công ty như sau:
Từ một doanh nghiệp cịn non trẻ, Cơng ty TNHH Cơng nghệ Vạn Phúc đã định hướng đúng đắn cho hoạt động kinh doanh của mình. Ln tìm ra phương thức bán hàng hợp lý trong mỗi trường hợp cụ thể, cơng ty cịn đặc biệt chú trọng đến khâu bán hàng. Cơng ty ln quan tâm tới việc nghiên cứu tìm ra những biện pháp cụ thể để quản lý hàng hoá, tiêu thụ hàng hố phù hợp với tình hình thực tế của mình hiện nay. Nhìn chung cơng tác bán hàng tại công ty TNHH công nghệ Vạn Phúc được tiến hành một cách khoa học và hợp lý. Kế tốn của Cơng ty đã theo dõi một cách kịp thời các khoản doanh thu, chi phí trong q trình mua hàng, bán hàng phục vụ tốt nhất cho mục tiêu quản lý và định hướng kinh doanh tại công ty. Tổ chức bộ máy kế toán về cơ bản tương đối phù hợp với việc quản lý cơng tác kế tốn giúp cho q trình bán hàng của cơng ty được hoạt động một cách khoa học . Từ việc in hóa đơn cho khách hàng đến việc ghi chép sổ sách đều được phần mềm xử lý. Nhờ vậy mà giúp kế tốn xử lý một khối lượng lớn thơng tin bán hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng và kịp thời cung cấp cho các nhà quản lý đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho công ty.
Về bộ máy kế tốn của cơng ty.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, cơng ty tổ chức bộ máy phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của mình, đã phát huy được vai trị của kế tốn, là một cơng cụ quan trọng đối với Giám đốc và kế toán trưởng. Bộ máy kế toán đã có phân quyền rõ ràng, có bộ phận về kế tốn bán hàng riêng.
Đội ngũ kế tốn có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nắm vững chế độ, cập nhật nhanh các thay đổi của luật thuế, tác phong làm việc khoa học.
Về chứng từ kế tốn của cơng ty.
Công ty đã sử dụng tương đối hồn thiện chứng từ trong q trình hạch tốn nói chung và hạch tốn kế tốn bán hàng nói riêng, số liệu đầy đủ, q trình luân chuyển chứng từ tương đối hợp lý, khoa học. Chứng từ đều được phân loại hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh, thuận lợi cho việc tìm kiếm kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Các chứng từ sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Các chứng từ từ khâu tiêu thụ được chuyển đến phịng Kế tốn một cách nhanh chóng, liên tục, đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của cơng ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho quá trình hạch tốn.
Về việc sử dụng hệ thống tài khoản.
Các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ bán hàng tương đối phù hợp với quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của bộ tài chính và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty. Kế tốn hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng các tài khoản theo quy định kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Về hệ thống sổ kế tốn của cơng ty.
Trong công tác tổ chức hạch tốn nghiệp vụ bán hàng của cơng ty đã được thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng đơn giản, dễ ghi sổ, thuận tiện trong công tác kiểm tra, kiểm soát, ghi chép đơn giản, dễ làm. Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với hình thức ghi sổ này cơng việc kế tốn được phân đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra. Đặc biệt trong doanh nghiệp thương mại, khi mà hàng ngày có nhiều nghiệp vụ mua hàng bán hàng phát sinh nhiều và thường xuyên thì việc ghi sổ Nhật ký chung là rất phù hợp.
Hệ thống sổ kế tốn của cơng ty phù hợp với việc ghi chép chi tiết lẫn tổng hợp, hệ thống hóa các số liệu về các nghiệp vụ kinh tế từ những chứng từ gốc nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính và yêu cầu quản lý của công ty.
3.1.2. Hạn chế.
Công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc là công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng làm cho cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác bán hàng nói riêng cịn gặp một số khó khăn như sau:
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn.
Mặc dù cơng ty theo dõi chi tiết các mặt hàng bán theo các mã hàng. Tuy nhiên công ty kinh doanh các chủng loại hàng: các thiết bị tin học, thiết bị nội ngoại thất, thiết bị văn phòng,....nhưng lại theo dõi tất cả trên tài khoản doanh thu bán hàng hóa (TK 5111), chưa chi tiết ra từng chủng loại hàng. Từ đó việc theo dõi doanh thu cho từng chủng loại hàng chủ yếu sẽ khó khăn, dẫn đến việc xác định doanh thu của từng chủng loại hàng này là khó.
Tương tự, giá vốn hàng bán cũng được theo dõi trên tài khoản 632, theo dõi các mặt hàng theo mã, nhưng lại không chi tiết cho từng chủng loại hàng nên việc theo dõi giá vốn, xác định lợi nhuận của từng chủng loại hàng chủ yếu cịn khó khăn.
Về hệ thống sổ kế tốn
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng – sổ chi tiết TK 5111 mở cho tất cả các chủng loại hàng, chưa được mở sổ chi tiết cho từng chủng loại hàng hóa như: thiết bị tin học, thiết bị nội ngoại thất, thiết bị văn phòng,...
Sổ giá vốn hàng bán cũng chưa được mở chi tiết cho từng chủng loại hàng hóa: thiết bị tin học, thiết bị nội ngoại thất, thiết bị văn phịng,...
Về việc áp dụng hình thức chiết khấu.
Việc áp dụng hình thức chiết khấu cịn hạn chế. Cơng ty không thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn.
Công ty chưa chú trọng tới hình thức chiết khấu thanh tốn nhằm thu hút khách hàng trả tiền trước thời hạn hợp đồng. Công ty là một doanh nghiệp thương mại, quá trình mua bán diễn ra thường xuyên và liên tục. Nếu không thu hồi vốn được nhanh có thể gây gián đoạn q trình hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa. Mặc dù có chính sách chiết khấu thanh tốn cho người mua nhưng cơng ty chiết khấu với tỷ lệ quá nhỏ khơng khuyến khích được người mua trả tiền sớm.
Về phương thức bán hàng
Công ty chưa đa dạng các phương thức bán hàng. Là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh một khối lượng lớn về thiết bị tin học, một chủng loại hàng rất đa dang và phổ biến trên thị trường, mà công ty chỉ áp dụng hai hình thức là bán bn qua kho và bán lẻ là chưa đủ. Cơng ty khơng có đại lý phân phối để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình, để người tiêu dùng biết đến các sản phẩm của cơng ty nhiều hơn.
Về việc trích lập dự phịng.
Về trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi: Thực tế tại Cơng ty đã tiến hành trích lập dự phịng phải thu khó địi nhưng khoản dự phịng này lại được hạch tốn vào chi phí bán hàng - TK 6421. Điều này tuy không ảnh hưởng đến kết quả tiêu thụ hàng hố nhưng nó làm thay đổi thơng tin khoản chi phí bán hàng của Cơng ty. Từ đó việc nhận xét đánh giá đặc biệt là trong cơng tác kế tốn quản trị cũng khơng được chính xác, ảnh hưởng tới việc ra quyết định của người quản lý.
Về trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho: Cơng ty khơng áp dụng phương
pháp trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho sản phẩm thiết bị tin học. Trong khi các sản phẩm thiết bị tin học có giá ln biến động, không thể tránh khỏi sự lên xuống giá liên tục cũng với sự phát triển của công nghệ. Trong báo cáo xuất nhập tồn của công ty (Phụ lục 27), em đã đưa ra được Bảng tổng hợp các mặt hàng cần trích lập dự phịng (Phụ lục 28) . Em nhận thấy cơng ty có lượng tồn các sản phẩm thiết bị tin học, sự biến động giảm giá của một số mặt hàng trên thị trường, công ty đã phải bán các sản phẩm đó với giá thấp hơn giá gốc của hàng hóa, cuối năm các mặt hàng vẫn cịn tồn kho và giá của chúng dự tính trên thị trường hiện thấp hơn giá bán của công ty. Cơng ty cần phải trích lập dự phịng giảm giá cho lượng hàng cịn tồn kho đó.
Cơng ty cần xây dựng kế hoạch dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Nếu khơng trích lập dự phịng sẽ gây tổn thất lớn cho công ty trong việc bù đắp phần chênh lệch về giá của mặt hàng này. Chính vì vậy cơng ty cần phải trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
3.2. Một số ý kiến đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng thiết bị tin học tại công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc. công ty TNHH Cơng nghệ Vạn Phúc.
3.2.1 Giải pháp 1 “Hồn thiện hệ thống tài khoản của công ty”
Lý do đưa ra giải pháp:
Trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt khoa học kỹ thuật cũng như sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, có rất nhiều các sản phẩm thiết bị tin học đa dạng trên thị trường. Các doanh nghiệp cạnh tranh nhau gay gắt, họ kinh doanh rất nhiều các mặt hang khác nhau. Các nhà quản trị cần phải biết được hiệu quả kinh doanh, quá trình tiêu thụ của từng mặt hàng, để đưa ra các chiền lược kinh doanh hợp lý. Do vậy, nhiệm vụ của kế toán là phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý đó, tức là trong cơng tác kế toán, kế toán phải hạch toán được doanh thu, giá vốn cho từng mặt hàng để các nhà quản trị.
Công ty TNHH Công nghệ Vạn Phúc là một doanh nghiệp thương mại cung cấp rất nhiều các mặt hàng tại nhiều chủng loại khác nhau: thiết bị tin học, thiết bị nội ngoại thất, thiết bị văn phòng,....Việc chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng thành các tài khoản chi tiết theo từng chủng loại hàng hóa sẽ giúp nhà quản trị có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý cho từng chủng loại hàng.
Giải pháp thực hiện:
Kế tốn cơng ty có thể mở các tài khoản chi tiết theo từng chủng loại hàng: Thiết bị tin học, thiết bị nội ngoại thất, thiết bị văn phòng,...Trong từng chủng loại hàng lại chi tiết các mặt hàng theo các mã hàng như công ty đã làm.
Như vậy TK 5111 có thể chi tiết thành các tài khoản sau:
TK 51111: Doanh thu bán thiết bị tin học. Trong tài khoản này sẽ theo dõi chi
tiết các mặt hàng theo các mã hàng như công ty đã làm.
TK 51112: Doanh thu bán thiết bị nội ngoại thất TK 51113: Doanh thu bán thiết bị văn phịng...
Cơng ty cũng nên mở chi tiết cho TK 632 tương ứng:
TK 6321: Giá vốn thiết bị tin học. Các mặt hàng sẽ được theo dõi theo các mã
hàng như công ty đã làm.
TK 6322: Giá vốn hàng bán thiết bị nội ngoại thất TK 6323:Giá vốn hàng bán thiết bị văn phòng....
Cơng ty nên thay đổi lại cách thức hạch tốn khoản dự phịng phải thu khó địi theo quy định. Tức là cuối niên độ kế toán, kế tốn xác định mức dự phịng phải thu khó địi và hạch tốn khoản này vào chi phí quản lý doanh nghiệp “TK 6422”. Từ đó việc xác định các khoản chi phí sẽ chính xác hơn, cung cấp thơng tin cho các nhà quản lý đưa ra quyết định.
Công ty ghi nhận tất cả các chi phí bán hàng, chi phí hàng khuyến mại quảng cáo, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngồi,...vào tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng, chưa chi tiết thành các tài khoản cho từng loại chi phí, gây khó khăn cho việc theo dõi chi phí. Cơng ty nên chi tiết tài khoản 6421: “Chi phí bán hàng” theo nội dung chi phí như sau:
TK 64211: Chi phí nhân viên bán hàng. TK 64212: Chi phí vật liệu, bao bì. TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 64215: Chi phí bảo hành
TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 64218: Chi phí bằng tiền khác.
3.2.2. Giải pháp 2 “Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn”
Lý do đưa ra giải pháp:
Công ty không mở sổ chi tiết cho các chủng loại hàng hàng mà chỉ chi tiết