2.2.1.1. Phương thức bán hàng tại công ty
Cơng tác tiêu thụ ln được đảm bảo, đó là nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa các bộ phận phịng ban trong Cơng ty. Chính vì vậy, trong cuộc cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường, sản phẩm của cơng ty ln giữ vị trí quan trọng, điều đó tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đạt nhiều thành tích. Cơng ty đã giữ được uy tín và đã tạo mối quan hệ với khách hàng trong những năm qua.
Việc tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp bán hàng là bán buôn và bán lẻ.
Phương thức bán buôn:
Công ty chủ yếu sử dụng phương thức bán buôn qua kho: Theo phương thức này công ty sẽ xuất hàng cho khách hàng tại kho của cơng ty dưới hình thức giao hàng trực tiếp tại kho hoặc theo hình thức gửi hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng cơng ty có trách nhiệm giao hàng theo đúng yêu cầu của khách. Bên mua sẽ thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn thì số hàng được chuyển giao số hàng được coi là tiêu thụ và kế toán hạch toán doanh thu bán hàng đã tiêu thụ.
Khi nhận được yêu cầu đặt hàng của khách có thể bằng văn bản, điện thoại,... phịng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho phịng kế tốn. Trên cơ sở đó, kế tốn bán hàng sẽ lập Phiếu xuất kho cho khách hàng. Khách hàng có thể ký nhận nợ hoặc thanh toán ngay bằng cách chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty. Tuy nhiên cơng ty thường bán bn theo hình thức ký nhận nợ cho khách hàng. Vì khách hàng mua bn là nhưng khách hàng có uy tín, làm ăn lâu dài với cơng ty.
Khách hàng khơng thanh tốn ngay mà sẽ thanh toán theo hợp đồng ký kết với công ty. Công ty ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán khi khách hàng nhận hàng và nhận liên 2 của Hóa đơn GTGT.
Cơng ty thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên hàng hoá được kiểm kê và cập nhật hàng ngày. Hàng ngày, khi xuất bán
hàng hoá căn cứ vào hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và cơng ty hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, phịng kinh doanh chuyển cho phịng kế tốn để lập Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho: Căn cứ vào đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế, kế toán bán hàng viết Phiếu xuất kho dùng làm căn cứ để xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách hàng. Phiếu này được lập thành 3 liên. Một liên lưu tại cuống, một liên giao cho thu kho để xuất hàng và một liên giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho ghi rõ số lượng và đơn giá bán.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ Phiếu xuất kho, kế tốn viết Hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp sử dụng loại hố đơn giá trị gia tăng loại 3 liên ( đặt giấy than viết một lần), liên 1 màu tím lưu ở cuống phiếu, liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng trong liên 2 có dấu, tên, mã số thuế của công ty, liên 3 màu xanh dùng nội bộ căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán phần hành ghi sổ kế toán. Chứng từ này dùng làm căn cứ ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ số tiền trả kế toán viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu tại phịng kế tốn. Trường hợp bán hàng cho khách hàng thu tiền ngay, kế toán căn cứ Phiếu thu để ghi tăng doanh thu và tăng tiền mặt. Trường hợp khách hàng mua ký nhận nợ, sau đó thanh tốn bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào Phiếu thu ghi giảm công nợ và tăng tiền mặt.
Phiếu chi: Kế toán lập xác định số tiền mặt thực tế chi ra khi phát sinh chi phí liên quan đến bán hàng.
Giấy báo có của ngân hàng: Xác nhận khoản tiền thanh tốn của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của cơng ty.
Trình tự luận chuyển chứng từ
Khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ được kiểm tra tính chính xác, hợp lý rồi chuyển sang phịng kế tốn và các bộ phận liên quan. Kế toán sẽ ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung và lưu chứng từ tại công ty.
Phương thức bán lẻ:
Khách hàng chủ yếu là cửa hàng, trường học và cá nhân. Các mặt hàng của công ty đưcọ trưng bày thành các quầy hàng, khách hàng mua lẻ có thể tới trực tiếp xem hàng lựa chọn sản phẩm có nhân viên tư vấn. Sau khi khách hàng lựa chọn và đồng ý mua hàng thì khách hàng sẽ tới quầy thanh tốn. Khách hàng có thể thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt. Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho để thủ kho xuất hàng và viết hóa đơn GTGT cho khách hàng. Kế tốn sẽ giao liên 2 của Hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hàng hóa sau khi giao chính thức được coi là tiêu thụ khi người mua thanh toán. Kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng của công ty.
Phiếu xuất kho gồm 3 liên: một liên giữ tại cuống, một liên giao cho thủ kho để xuất hàng, một liên giao cho khách hàng.
Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1 giữ ở cuống hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chứng từ.
Khi khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì kế tốn viết phiếu thu lập thành 3 liên, đưa khách hàng một liên.
2.2.1.2. Hình thức thanh tốn của cơng ty.
Cơng ty có hai hình thức thanh tốn là thanh tốn ngay và thanh toán chậm trả - Thanh toán ngay: Khách hàng mua hàng và thanh tốn trực tiếp tại cơng ty bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng bằng séc, chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của công ty TNHH Cơng nghệ Vạn Phúc.
- Thanh tốn trả chậm: Khách hàng thanh toán tiền hàng sau một khoảng thời gian nhất định để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu. Trường hợp này chủ yếu là các khách hàng lớn, có uy tín, có khả năng tài chính tốt và mua hàng với số lương lớn.