5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.1. Các kết luận về kế toán bán mặt hàng vật liệu xây dựng tại công ty TNHH
TNHH sản xuất và thương mại Xuân Trường.
3.1.1. Ưu điểm
Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường đã địi hỏi cơng ty phải có những thay đổi sao cho phù hợp với biến động của thị trường. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Xuân Trường đã chủ động trong việc chuyển đổi cơ chế, thay thế những mặt hàng có chất lượng cao hơn, phù hợp với yêu cầu khách hàng. Sản phẩm của công ty cung cấp ngày càng đa dạng và có uy tín trên thị trường, được khách hàng tin cậy. Có được kết quả trên là do cơng ty có bộ máy lãnh đạo năng động, sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm và đội ngũ cán bộ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, thường xuyên chủ động cập nhật kiến thức mới.
Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của cơng ty, cơng tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng đã khơng ngừng củng cố và hồn thiện. Kế toán đã phát huy được vai trị của mình trong quản lý kinh doanh của cơng ty, trong đó hạch tốn kế tốn bán hàng đã dần được hồn thiện đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Các ưu điểm cụ thể của kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng được thể hiện qua những mặt sau:
Bộ máy kế toán
Cùng với sự phát triển chung của cơng tác quản lý, bộ máy kế tốn đã khơng ngừng hoàn thiên về mọi mặt, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý hạch tốn của cơng ty. Nhìn chung, bộ máy kế tốn của cơng ty đã thực hiện khá tốt chức năng của mình như: cung cấp thơng tin, phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty, đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các chủ đề liên quan. Công ty tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đều được tập trung xử lý tại phịng kế tốn cơng ty. Điều nay, sẽ giúp cho công tác quản lý đơn giản và dễ dàng
giao, cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục giúp ban lãnh đạo đánh giá được chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả.
Đồng thời trong bộ máy kế tốn, việc phân cơng cơng việc khá hợp lý. Việc tổ chức phịng kế tốn rất được chú trọng, vừa không cồng kềnh, vừa đảm bảo sắp xếp cơng việc được thuận lợi. phịng kế toán được phân chia theo các phần hành kế toán khác nhau. Mỗi nhân viên kế toán sẽ đảm nhận một hoặc một số phần hành nhất định, phù hợp với trình độ chun mơn của từng người. Kế tốn trưởng là người kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của các phần hành cũng như chỉ đạo thực hiện các yêu cầu của cấp trên. Việc phân chia như vậy giúp các nhân viên kế tốn xác định chính xác nhiệm vụ, cơng việc của mình, tránh sự trùng lặp trong quá trình thực hiện, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc lấy thông tin cũng như việc kiểm tra, giám sát và đối chiếu thông tin khi cần thiết.
Để cơng tác kế tốn thuận lợi hơn trong việc hạch toán, lưu trữ và xử lý các số liệu, ban lãnh đạo cơng ty đã trang bị máy vi tính cùng phần mềm kế tốn để giảm bớt phần nào công việc cho nhân viên. Hiện nay, 100% nhân viên trong phịng kế tốn sử dụng thành thạo phần mềm kế tốn.
Về chứng từ
Cơng ty đã sử dụng tương đối và hồn thiện chứng từ trong q trình hạch tốn, số liệu được lập đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý, vì vậy hệ thống chứng từ của cơng ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ cho q trình hạch tốn.
Việc tổ chức cơng tác hạch tốn về doanh thu được thực hiện tốt, sử dụng mẫu hóa đơn về bán hàng do Bộ Tài chính ban hành, sau khi ghi đầy đủ nội dung trên chứng từ, có đầy đủ chữ ký trên chứng từ, sau khi xem xét tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp thì chứng từ mới được làm cơ sở để ghi sổ kế toán. Chứng từ được đánh số thứ tự, phân loại và bảo quản tại phịng kế tốn ln đảm bảo tính bảo mật, an tồn và thời gian lưu trữ 5 năm trở lên mới được hủy. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát
những cơ sở ban đầu để thực hiện cơng việc hạch tốn, do vậy chứng từ được đánh giá theo trình tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo. Việc kiểm tra này giúp phân loại, tổng hợp thơng tin tài chính để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Về tài khoản sử dụng
Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1, 2 theo thông tư 133/2016/TT- BTC. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của cơng ty, kế toán đã mở thêm tài khoản cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại hàng hóa và giúp cho kế tốn thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ phần nào khối lượng kế tốn, tránh sự chồng chéo trong cơng tác ghi chép.
Việc hạch tốn kế tốn bán hàng ln được ghi chép đầy đủ đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh khơng bị bỏ sót hay ghi chép sai. Việc hạch toán được chi tiết cho từng loại giúp thuận lợi trong việc theo dõi những biến động của sản phẩm đó từ đó quản lý tốt hơn.
Cơng ty đã áp dụng đầy đủ các nguyên tắc hạch toán theo các quy định của chuẩn mực về việc ghi nhận doanh thu bán hàng. Trên cơ sở đặc điểm sản xuất kinh doanh ở cơng ty kế tốn bán hàng đã áp dụng linh hoạt lý luận vào thực tiễn để đưa ra phương pháp hạch tốn phù hợp.
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đẻ hạch toán hàng tồn kho là hợp lý vì các mặt hàng kinh doanh của cơng ty đều có giá trị lớn và nhiều mặt hàng khác nhau, vì vậy khơng thể định kỳ mới kiểm tra được. việc áp dụng phương pháp này giúp tránh được sai sót trong q trình kiểm tra hàng hóa.
Về sổ kế tốn
Hệ thống sổ sách được lập một cách khoa học, ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác. Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là hình thức thơng dụng đơn giản mà điều quan trọng hơn cả là nó phù hợp với loại hình doanh nghiệp thương mại nói chung và đặc biệt phù hợp với cơ cấu tổ
hạch toán đã mở thêm sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng.
3.1.2. Hạn chế
Về bộ máy kế tốn
Với quy mơ cơng ty ngày càng mở rộng, khối lượng công việc ngày càng lớn, cơng tác hạch tốn kế tốn địi hỏi sự chun mơn hóa cao. Do vậy, sự kiêm nhiệm nhiều phân hành của các kế tốn viên sẽ khó đáp ứng trong nhu cầu cơng việc, điều này có thể gây áp lực cơng việc đối với kế tốn dẫn tới cơng tác kế tốn kém hiệu quả. Nhất là thời kỳ phải lập báo cáo quyết toán năm, kế toán trưởng phải đảm nhận thêm một số công việc của nhân viên kế tốn. Ngồi ra, bên cạnh những nhân viên có chun mơn, kinh nghiệm thì vẫn có nhân viên kế tốn chưa có kiến thức chun mơn sâu, cịn trẻ nên cịn ít kinh nghiệm nghề nghiệp, do đó khơng thể tránh khỏi những sai sót trong q trình làm việc và việc xử lý số liệu cũng như các cơng việc khác cịn chậm.
Việc tổ chức khơng gian phịng kế tốn chưa thực sự hợp lý, kế tốn trưởng khơng có phịng làm việc riêng, khơng gian làm việc chung khá chật hẹp vì tất cả các nhân viên kế tốn chỉ làm việc trong một phịng có diện tích khá nhỏ. Như vậy, chưa tạo được sự thoải mái hồn tồn trong q trình làm việc của nhân viên kế toán.
Về chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng. Nhưng tại văn phịng kế tốn, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có cơng tác phân loại. Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có…Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng đến kiểm tra.
Q trình ln chuyển chứng từ cịn gặp nhiều khó khăn do kế tốn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành công việc, trong khi các nghiệp vụ liên quan đến kế toán bán hàng ngày càng nhiều, tuy kế tốn có nhiều kinh nghiệm nhưng dưới áp lực
hóa khi chuyển giao hàng cho khách hàng. Điều này rất dễ xảy ra rủi ro cho cơng ty khi có tranh chấp mua bán liên quan tới tố tụng, phải khởi kiện ra tịa giữa cơng ty với khách hàng dẫn tới việc cơng ty phải chịu thiệt hại.
Về chính sách bán hàng
Hiện nay khơng thực hiện chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc thanh toán tiền hàng nhanh. Điều này làm giảm sức cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng.
Về trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Hiện tại cơng ty đang tồn tại một số khoản công nợ tồn đọng trên một năm từ những năm trước vẫn chưa được xử lý, do đa số khách hàng của công ty là các công ty thầu dự án xây dựng. Nhưng công ty trong các năm gần đây đã khơng tiến hành trích lập dự phịng cho những khoản công nợ tồn đọng này. Khi xảy ra trường hợp cơng ty khơng địi được nợ sẽ gây ảnh hưởng khá lớn tới tình hình tài chính của cơng ty tại thời điểm đó.
Về phương thức bán hàng
Trong điều kiện kinh tế phát triểm như hiện nay, việc bán hàng là một vấn đề qua trọng đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Trên thực tế cơng ty hầu hết chỉ bán hàng quanh địa bàn Hà Nội. việc mở rộng hình thức bán hàng có thể thu hút được nhiều đối tượng khách hàng hơn, vì nhiều khi khơng phải ai cũng biết đến công ty nhất là các khách hàng ở xa. Vì vậy, cơng ty nên mở rộng quy mô bán hàng và áp dụng nhiều phương thức bán hàng hơn nữa để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty hơn.