2.2.3 .3Định khoản và sổ kế toán
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Về tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình quản lý tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty, phát huy được vai trị của kế tốn, là một công cụ quan trọng đối với Giám đốc và ban quản lý cơng ty.
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty là một doanh nghiệp có quy mơ lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đội ngũ kế tốn của Cơng ty có trình độ vững vàng. Cơng ty cũng đã thực hiện chun mơn hóa lao động kế tốn, mỗi người phụ trách một phần hành cụ thể, không chồng chéo đảm bảo trách nhiệm của từng người trong công việc và thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao.
Để cơng ty phát triển mạnh thì đội ngũ nhân lực ln cần được trau dồi kiến thức chuyên môn, cũng như các kỹ năng làm việc. Đặc biệt là đối với nhân viên kế tốn, các thơng tư chuẩn mực liên tục được thay đổi cho phù hợp với điều kiện kinh tế vì vậy kế tốn viên cần cập nhật thường xun, ln ln đón đầu. Về việc này thì cơng ty đã làm rất tốt, khi có bất kỳ sự thay đổi gì về quy định liên quan đến kế tốn, cơng ty thường cử nhân viên đi tham dự các buổi hội thảo, hướng dẫn áp dụng luật kế toán mới.
Vận dụng chế độ kế tốn
Hiện cơng ty đang áp dụng chế độ kế tốn theo thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng tuần tự, nhanh chóng, thuận tiện. Về nội dung và cách ghi chép cho từng loại chứng từ cơng ty đã có những hướng dẫn cụ thể tạo cho cơng tác kế tón được thực hiện tốt.
Về chứng từ kế toán, sổ kế toán
Các chứng từ được sử dụng theo mẫu của bộ tài chính ban hành, các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
Sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch, đảm bảo độ an toàn, tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. Cơng ty có kế hoạch chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
Hệ thống sổ sách kế tốn được cơng ty áp dụng đúng với các quy định tài chính hiện hành. Bộ chứng từ kế tốn mà cơng ty sử dụng đúng theo biểu mẫu quy định, tổ chức luân chuyển hợp lý, nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cơng tác kế tốn thực hiện có hiệu quả.
Nhìn chung, kế tốn bán hàng cũng đã đảm bảo theo dõi sát sao tình hình bán hàng, đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu hàng bán, giá vốn và các chi phí liên quan khác...
Về phương thức bán hàng và thanh tốn
Cơng ty vận dụng đa dạng các phương thức bán hàng: bán buôn, bán lẻ, bán qua kênh phân phối.. xây dựng được mạng lưới khách hàng trung thành, có những chính sách linh hoạt để xúc tiến thương mại đảm bảo doanh thu, doanh số bán.
Cơng ty sử dụng cả hai hình thức thanh toán trả ngay và trả chậm cho từng đối tượng khách hàng, trả ngay đối với khách lẻ, khách mới; trả chậm với khách hàng lớn, khách hàng quen. Đối với khách hàng trả chậm, kế tốn cơng nợ của công ty thực hiện theo dõi thời hạn thu hồi cơng nợ, có những biện pháp mềm dẻo và cứng rắn để thu hồi nợ.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm, qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam, em nhận thấy công ty vẫn cịn nhiều hạn chế trong cơng tác kế tốn như:
Thứ nhất: Về việc sử dụng tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại
Mặc dù đã áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng công ty vẫn sử dụng tài khoản 531 trong hạch toán. Thực tế tài khoản này đã hết hiệu lực từ năm 2015, cho đến này là hơn 3 năm nhưng kế toán công ty vẫn sử dụng sai tài khoản theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Thứ hai: Về thời điểm xuất hóa đơn cho khách lẻ
Do đặc thù sản phẩm là nhóm hàng hóa ở thị trường cạnh tranh hồn hảo nên lượng khách lẻ của cơng ty trong ngày rất lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, do đó hiện nay 1-2 ngày kế tốn mới tiến hành xuất hóa đơn bán lẻ và gộp nhiều khách lẻ trên một hóa đơn.
Việc xuất hóa đơn bán lẻ của cơng ty đang bị sai thời điểm và vi phạm nguyên tắc cơ sở dồn tích theo VAS 01 – Chuẩn mực chung. Bởi, doanh thu và chi phí phải được ghi nhận ngay thời điểm phát sinh. Khi nghiệp vụ bán hàng thực sự phát sinh vào ngày hơm nay nhưng kế tốn lại ghi nhận vào ngày hơm sau.
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Việc ghi nhận sai thời điểm này ảnh hưởng đến tính chính xác của các số liệu kế toán.
Thứ ba: Về việc xác định doanh thu chi phí cho từng mặt hàng
Hiện nay số lượng mặt hàng công ty đang bán chưa phải quá nhiều nhưng công ty không sử dụng các tài khoản doanh thu (5111) và chi phí giá vốn (632) chi tiết cho từng loại mặt hàng. Hạn chế của việc này là trong cơng tác báo cáo, kế tốn khơng thể cung cấp cho nhà quản trị biết được doanh thu thực tế, giá vốn thực tế, kết quả kinh doanh thực tế theo từng mặt hàng. Khi đó, nhà quản trị khơng xác định được mặt hàng này trong kỳ kinh doanh có tốt hay khơng để có những phương án kinh doanh phù hợp nhất.
Thứ tư: Cơng ty khơng trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Cơng ty áp dụng cả hình thức thanh tốn trả ngay và thanh toán trả chậm nhưng hiện nay trong cơng tác kế tốn cơng ty vẫn chưa thực hiện trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi. Vì vậy khi có trường hợp khơng địi được số nợ ( khách hàng trốn nợ hoặc khơng có khả năng thanh tốn nợ ) thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của công ty sẽ khơng được đảm bảo tính chính xác và hợp lý.
Bên cạnh đó, cơng ty chưa có những chính sách cứng rắn trong trường hợp quá hạn thanh toán, do muốn giữ mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, khi đó cơng ty đang phải chịu thiệt do bị chiếm dụng vốn.
Thứ năm: Về việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Nhóm hàng kinh doanh của cơng ty là nhóm mặt hàng thời trang, đặc điểm của nhóm hàng này là chịu ảnh hưởng rất lớn bởi thị hiếu của người tiêu dùng và yếu tố môi trường như thời tiết. Đây đều là những yếu tố nằm ngồi tầm kiểm sốt của doanh nghiệp. Trên thực tế, theo thống kê thì lượng hàng bán bị trả lại của cơng ty trong năm khá lớn, số hàng này sẽ được cơng ty áp dụng những chính sách khuyến mại, giảm giá để thanh lý, bên cạnh đó có những mặt hàng sau khi áp dụng chính sách thanh lý vẫn khơng bán được lại quay về nhập kho và mất giá trị sử dụng. Có thể thấy, trong năm công ty bị thiệt hại rất lớn cho những chi phí này nhưng hiện cơng ty K&G vẫn chưa trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Vì vậy, khi hàng hóa bị mất giá cơng ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với thị trường bên ngồi. Ngồi ra, đây đều là những chi phí ngồi kiểm
soát của doanh nghiệp nên sẽ ảnh hưởng đến luồng tiền của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ sáu: Hạn chế của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Bên cạnh rất nhiều lợi ích của như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn từ đó tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp thì hóa đơn điện tử vẫn có những hạn chế. Việc xuất hóa đơn điện tử phải được ký điện tử qua thiết bị Token, tuy nhiên nhiều trường hợp do lỗi mạng nên đã ảnh hưởng đến thời gian xuất hóa đơn, dẫn đến việc hóa đơn xuất sai thời điểm. Ngoài ra, tại Việt Nam vấn đề an ninh mạng vẫn chưa đảm bảo an toàn nên việc sử dụng hóa đơn điện tử khơng đảm bảo tính bảo mật.
3.2 Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng tại Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam
Hồn thiện cơng tác kế tốn nghiệp vụ bán hàng là u cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý. Trên cơ sở nghiên cứu về lý luận và thực tiễn tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn bán hàng ở công ty như sau:
Thứ nhất: Để tuân thủ đúng quy đinh theo thơng tư 200 của Bộ tài chính, Cơng ty nên
bỏ tài khoản 531 và thay thế bằng tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu và chi tiết bằng tài khoản 521.2 cho trường hợp hàng bán bị trả lại.
Cụ thể, khi phát sinh hàng bán bị trả lại. Kế toán định khoản:
- Khi nhập kho: Hạch toán giảm giá vốn hàng bị trả lại ghi Nợ TK 156, ghi Có TK 632. - Khi giảm doanh thu: Nợ TK 5212, Nợ TK 33311 và ghi Có TK 131,111,112...
Thứ hai: Cơng ty nên ghi nhận doanh thu theo đúng thời điểm. Các hóa đơn khách lẻ
phải được xuất theo từng ngày, có thể gộp nhiều khách lẻ xuất trong một hóa đơn tuy nhiên vẫn phải đảm bảo nguyên tắc cơ sở dồn tích. Điều này giúp cho các báo cáo kế tốn được chính xác, những con số trong báo cáo có giá trị đối với nhà quản trị doanh nghiệp. Ngồi ra, việc xuất sai thời điểm cịn vi phạm luật thuế, cơng ty có thể bị phạt nếu bị phát hiện.
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Thứ ba: Kế tốn cơng ty chưa nhanh nhạy trong việc sử dụng các tài khoản chi tiết
doanh thu, chi phí cho từng mặt hàng.Chẳng hạn: TK 5111.1 : Doanh thu bán sản phẩm Aristino TK 5111.2 : Doanh thu bán sản phẩm Cecina TK 5111.3 : Doanh thu bán sản phẩm Bizs+... TK 632.1: Gía vốn sản phẩm Aristino
TK 632.1: Gía vốn sản phẩm Cecina TK 632.1: Gía vốn sản phẩm Bizs+...
Khi sử dụng các tài khoản chi tiết này, kế toán sẽ dễ dàng tập hợp các khoản doanh thu hoặc giá vốn cho từng nhóm hàng một cách nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị.
Thứ tư: Việc trích lập dự phịng phải thu khó địi là thực sự cần thiết. Cơng ty cần theo
dõi chi tiết từng khoản nợ quá hạn và áp dụng mức lập dự phòng theo quy định
Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 229 – Dự phịng phải thu khó địi
b) Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
c) Đối với các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là khơng thể thu hồi được, kế tốn thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334….(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229 – Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 131, 244…
d) Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được doanh nghiệp xử lý xố nợ, nếu sau đó doanh nghiệp lại thu hồi được nợ, kế toán sẽ căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,….
Có TK 711 – Thu nhập khác
Ngồi ra, cơng ty cần xây dựng chính sách bán trả chậm chặt chẽ hơn để tránh bị lạm dụng vốn.
Thứ năm: Hàng hóa của cơng ty có tính bất ổn về giá trị, để tránh những rủi ro phát
sinh từ sự giảm giá đó, Cơng ty cần lập dự phịng giảm giá vật tư tồn kho - Nguyên tắc lập dự phòng giảm giá vật tư tồn kho:
Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giá hiện có tại DN để lập dự phịng, kế tốn ghi :
Nợ TK 632 Có TK 229
+ Chỉ được lập cho những loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hố tồn kho có chứng từ, hố đơn hợp lệ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Cuối năm tài chính DN căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31/ 12 tính tốn khoản phải lập dự phịng giảm giá cho hàng tồn kho so sánh với số đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước xác định số chênh lệch phải lập thêm hồn giảm đi (nếu có).
+ Trường hợp số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế tốn năm trước thì số chênh lệch, ghi: Nợ TK 632
Có TK 229
+ Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế tốn trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, ghi:
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Có TK 632
Thứ sáu: Việc nhanh nhạy trong sử dụng hóa đơn điện tử của cơng ty là rất tốt. Tuy
nhiên, để đảm bảo an tồn thì hệ thống máy tính của cơng ty phải nâng cao bảo mật và nâng cấp phần mềm hệ thống tránh tình trạng lỗi mạng ảnh hưởng tới việc xuất hóa đơn.
3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp3.3.1 Về phía Nhà nước 3.3.1 Về phía Nhà nước
Để góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các giải pháp nêu trên thì Nhà nước đóng vai trị hết sức quan trọng. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các DN hội nhập kinh tế, có thể cạnh tranh với các DN quốc tế, Nhà nước đã ban hành các chính sách pháp luật hợp lý nhằm hướng dẫn, điều chỉnh, thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, tạo sự thống nhất trong nền kinh tế.
Song song với việc ban hành chuẩn mực kế tốn, chế độ kế tốn, luật kế tốn thì nhà nước cần phải đồng thời cũng đưa ra các nghị định, thông tư nhằm hướng dẫn thực hiện và thi hành những chuẩn mực, chế độ, luật kế tốn đó.
Ngồi ra, cần tăng cường công tác thanh tra kiểm tra việc thực hiện tại các doanh nghiệp để có những biện pháp hướng dẫn, xử lý kịp thời những sai sót do nhân viên kế tốn tại đơn vị yếu kém về năng lực chun mơn.
3.3.2 Về phía doanh nghiệp
Để có thể triển khai thức hiện những giải pháp nêu trên, doanh nghiệp cần:
- Cần nâng cao nhận thức về mối quan hệ giữa chuẩn mực, chế độ kế tốn với chính sách tài chính và chính sách thuế, qua đó chủ động lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp với đơn vị.
- Nâng cao kỹ năng và năng lực chun mơn về kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng cho nhân viên kế toán. Yêu cầu phải nắm vững các văn bản pháp luật, quy định