2.1.1 .1Giới thiệu
2.2 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam
2.2.2.2 Phương thức bán hàng
Với đặc thù sản phẩm như trên nên phương thức bán hàng của công ty khá đa dang bao gồm bán buôn, bán lẻ, bán hàng qua kênh phân phối
Phương thức bán bn
Là một hình thức khơng thể thiếu được. Nó chiếm tỷ trọng khá lớn trong quá trình tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty. Với hình thức này giúp cho hàng hố tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hố. Mặt hàng với hình thức bán này Cơng ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau. Từ đó có thể mở rộng quy mơ kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường.
Hiện nay hình thức bán bn chủ yếu tại Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam là bán bn qua kho. Cơng ty có kho hàng cả ở Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh. Khi có nghiệp vụ bán hàng, phịng nghiệp vụ của cơng ty sẽ viết hố đơn và xuất hàng tại kho này. Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng đã ký kết mà cơng ty có thể vận chuyển hàng đến cho khách hàng hoặc khách hàng trực tiếp đến kho của công ty lấy hàng. Cước vận chuyển do 2 bên thoả thuận.
Thông thường, sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, kế toán sẽ gửi báo giá căn cứ vào từng mã hàng và số lượng hàng mua. Sau khi duyệt giá, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng, Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam sẽ tiến hành xuất hóa đơn, giao
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
cùng thời điểm nhận hàng, việc thanh tốn thơng thường sẽ được thực hiện sau. Tuy nhiên, đối với những đơn hàng có giá trị lớn, cơng ty có thể u cầu đặt cọc trước tiền hàng.
Phương thức bán lẻ
Hình thức bán lẻ của Cơng ty được thực hiện thông qua phương thức thương mại điện tử. Khách hàng có thể truy cập vào trang web: Kgvietnam.com lựa chọn sản phẩm và mua hàng trực tuyến.
Trang web của Công ty được thiết kế với giao diện dễ sử dụng, tại đây các sản phẩm được phân theo nhóm hàng có đầy đủ hình ảnh, mơ tả sản phẩm và giá cả. Sau khi chọn mua sản phẩm, khách hàng sẽ tiến hành thanh tốn thơng qua tài khoản ngân hàng hoặc thanh tốn cho người vận chuyền khi nhận được hàng hóa. Thơng thường, sản phẩm sẽ được chuyển đến tay người mua ngay trong ngày.
Phương thức bán hàng qua kênh phân phối
Hiện nay, Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam đang thực hiện bán hàng qua kênh phân phối cấp 1 là chủ yếu. Hàng hóa được sản xuất ra sẽ được phân phối đến tay người tiêu dùng thông qua nhà bán lẻ là các hệ thống siêu thị, các cửa hàng bán lẻ.
Chính thức cung cấp các sản phẩm ra thị trường từ năm 2012, cho đến nay, K&G Việt Nam đã có hệ thống phân phối rộng khắp cả nước, với 60 Nhà Phân phối và 60.000 cửa hàng, siêu thị bày bán sản phẩm của K&G Việt Nam.
Người tiêu dùng có thể dễ dàng tìm mua các sản phẩm của K&G Việt Nam tại các Siêu thị, Đại lý bán lẻ, Cửa hàng Thời trang, Cửa hàng Mỹ phẩm, Hiệu thuốc… Một số đối tác phân phối các sản phẩm của công ty như hệ thống siêu thi Lan Chi, hệ thống siêu thị VinMart, hệ thống siêu thị FiviMart…
Ưu điểm của phương thức này là tiết kiệm được chi phí quảng bá sản phẩm, nhưng lại phải trả tiền hoa hồng lớn cho các tổ chức trung gian. Tuy nhiên, đây hiện là phương thức bán hàng phù hợp và hiệu quả nhất đối với cơng ty.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa số HDDMB2001/17 của Ban điều hành siêu thị
Mường Thanh và Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam ký ngày 20/02/2017 theo đó quy định các điều khoản cụ thể liên quan đến kế toán bán hàng:
- Điều khoản về hàng hóa, số lượng, giá cả, quy cách phẩm chất, công bố chất lượng: + Mường Thanh đồng ý bán các sản phẩm do K&G sản xuất và phân phối.
+ Mường Thanh đồng ý mua hàng hóa của K&G để trưng bày, bán tại chuỗi siêu thị của mình, phân phối đi các tỉnh.
+ Mỗi đợt K&G bán hàng cho Mường Thanh sẽ được xác nhận bằng hóa đơn kèm bảng kê chi tiết danh mục hàng hóa kèm theo
+ Gía hàng bán sẽ căn cứ theo giá thỏa thuận ở từng thời điểm, đảm bảo mức giá cạnh tranh và các điều kiện ưu đãi nhất.
+ Hàng hóa bán chậm sẽ được phối hợp giải quyết bằng thực hiện khuyến mại hoặc xuất trả hàng.
- Điều khoản về giao nhận hàng hóa:
+ K&G phải giao hàng đến địa điểm của Mường Thanh chậm nhất 2 ngày kể từ ngày theo đơn đặt hàng
+ K&G sẽ chịu tồn bộ phí vận chuyển, bốc dỡ và chi phí khác liên quan đến việc giao hàng.
- Điều khoản về thanh toán:
+ Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt
+ Thanh toán bằng chuyển khoản được thực hiện 1 lần/tháng vào ngày 25 cho các hóa đơn phát sinh tháng trước...
Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa số HDD011/2015-DM-MB giữa Cơng ty cổ phân
siêu thị Vinmart và K&G Việt Nam ngày 1/1/2015.
Với các điều khoản cụ thể như:
+ Bên mua đồng ý mua hàng theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng
+ Chính sách giá hàng hóa sẽ được thơng báo ít nhất 30 ngày trước khi có sự thay đổi giá. + Việc thanh tốn sẽ được thực hiện sau 30 ngày làm việc kể từ ngày ký nhận hàng và thanh toán 2 lần/tháng bằng phương thức chuyển khoản
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp 2.2.2.3 Phương pháp thanh toán
Cũng giống như các doanh nghiệp khác trên thị trường, Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam đang áp dụng hai hình thức thanh toán là thanh toán trả ngay và thanh toán trả chậm.
Thanh toán trả ngay:
Áp dụng với khách hàng mua lẻ, ngay sau khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh tốn trực tiếp cho cơng ty thơng qua tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản.
Thanh tốn trả chậm:
Để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu, công ty đã thực hiện biện pháp bán hàng theo phương thức thanh tốn trả chậm. Đối tượng áp dụng chính sách này là các tổ chức mua hàng theo phương thức bán buôn và các nhà phân phối sản phẩm của cơng ty, những khách hàng quen và có uy tín.
Tùy vào từng khách hàng và hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên sẽ có thời gian thanh tốn khác nhau, nhưng thơng thường là thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao hàng, bên mua sẽ phải thanh toán cho bên bán.Trong thời hạn thanh toán, giá bán sẽ khơng thay đổi, ngồi thời hạn thanh tốn cơng ty có thể áp dụng chính sách phạt vi phạm hợp đồng.
Khi phát sinh thanh toán trả chậm, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng khi thực hiện việc giao hàng cho khách hàng vào bên Có TK 511 và đồng thời kế tốn ghi bên Nợ TK 131. Để theo dõi cơng nợ kế tốn mở sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng và hạch toán vào cuối tháng.
2.2.2.4 Phương pháp xác định giá vốn
Với đặc thù sản xuất sản phẩm có số lần nhập xuất lớn nên hiện nay công ty đang áp dụng tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp này được tính cho từng loại hàng hóa cụ thể.
Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại sau đó xác định đơn vị bình qn cho cả kỳ dự trữ. Kế toán căn cứ vào đơn giá bình quân và số lượng hàng tồn kho xuất trong kỳ để xác định giá vốn của
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ giá vốn của hàng hóa được đánh giá theo công thức:
Với đặc thù sản xuất sản phẩm có số lần nhập xuất lớn nên hiện nay cơng ty đang áp dụng tính giá ngun vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp này được tính cho từng loại nguyên vật liệu cụ thể.
Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu tiến hành tổng hợp giá trị NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng danh điểm NVL sau đó xác định đơn vị bình qn cho cả kỳ dự trữ. Kế tốn căn cứ vào đơn giá bình qn và số lượng NVL xuất trong kỳ của từng loại vật liệu để xác định giá trị của từng loại vật liệu xuất dùng trong kỳ.
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ nguyên vật liệu được đánh giá theo cơng thức:
Gía đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
Gía thực tế HTK tồnđầu kỳ+Gíatrị HTK nhập trong kỳ Số lượng HTK tồn đầu kỳ+Số lượng HTK nhập trong kỳ
2.2.3 Thực trạng kế toán bán các mặt hàng tại Công ty cổ phần đầu tư K&G ViệtNam Nam
2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
Trong cơng tác kế tốn bán hàng Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam sử dụng các chứng từ như:
- Hóa đơn GTGT: Kế tốn lập hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, sản phẩm căn cứ vào hợp đồng kinh tế. Trên hóa đơn ghi đầy đủ các thông tin: Tên người mua, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh tốn, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, hiện cơng ty đã áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong giao dịch.
- Phiếu xuất kho
- Các chứng từ thanh tốn như: giấy báo có, phiếu thu,..
- Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế... Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty sẽ làm hợp đồng kinh tế, sau đó gửi yêu cầu đặt hàng xuống bộ phận sản xuất để tiến hành sản xuất theo yêu cầu. Đến
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
thời điểm giao hàng, kế tốn sẽ lập hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng thơng qua Email.
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ thu tiền để nhập liệu vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan.
2.2.3.2Tài khoản kế tốn
Quyết định 15 hết hiệu lực và được thay thế bằng thông tư 200/2014/TT-BTC kể từ 01/01/2015, tuy nhiên đến nay Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam vẫn chưa áp dụng hoàn tồn hệ thống tài khoản theo thơng tư 200.
Tài khoản doanh thu
- Công ty sử dụng chung TK 5111 để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm cho tất cả các loại sản phẩm và không sử dụng tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm cụ thể.
- Sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại để ghi nhận các khoản doanh thu hàng bị trả lại. Tài khoản này đã bị xóa bỏ ở thơng tư 200/2014/TT-BTC. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên Nợ: Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán.
Bên Có: Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên Nợ Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, hoặc Tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ” để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo.
Tài khoản 531 khơng có số dư cuối kỳ. Tài khoản giá vốn
- Sử dụng TK 6321 – Gía vốn hàng bán, để ghi nhận giá vốn hàng hóa.
- Chưa chi tiết tài khoản 6321 cho từng loại sản phẩm cụ thể. Các tài khoản khác
- Sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng, để ghi nhận các khoản công nợ phải thu từ khách hàng. Đối mỗi khách hàng sẽ có mã khách hàng để tiện theo dõi:
TK 131 – STMUONGTHANH: Phải thu Siêu thị Mường Thanh TK 131 – VINCOMMERCE: Phải thu Vincommerce
- TK 33311: Thuế GTGT đầu ra - TK 111: Tiền mặt
- TK 1121: Tiền gửi ngân hàng Vietcombank TK 1122: Tiền gửi ngân hàng BIDV
TK 1123: Tiền gửi ngân hàng Sacombank...
- Và hệ thống những tài khoản kế tốn khác theo thơng tư 200.
2.2.3.3Định khoản và sổ kế toán
a. Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán
Bán bn qua kho:
Đối với hình thức này khách mua số lượng lớn sẽ được lấy giá thấp hơn bán lẻ được yêu cầu trong hợp đồng đã ký kết.
+ Công ty sử dụng bán buôn theo phương thức giao hàng trực tiếp: khách hàng đến nhận
hàng tại kho, hàng hóa xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận hàng và ký vào hóa đơn mua hàng.
+ Để hiểu rõ hơn về bán buôn qua kho tại Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam chúng ta đi phân tích rõ hơn về bán bn tại cơng ty trong kỳ như sau:
Ví dụ 1: Ngày 29/01/2018 căn cứ hóa đơn số 0003032, Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt
Nam xuất kho bán cho hộ kinh doanh Lê Văn Tước theo bảng kê chi tiết về danh mục sản phầm và số lượng. Tổng giá trị chưa bao gồm VAT 10% là 24.499.992 (ĐVT: VNĐ)
Vì hộ kinh doanh Lê Văn Tước là khách hàng quen, thường xuyên mua với số lượng lớn nên được mua với giá buôn.
Đến thời điểm giao hàng, kế toán viết phiếu đề nghị xuất kho giao cho thủ kho, đồng thời lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung gửi cho khách hàng. Tại kho, thủ kho cùng người ký nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng cho khách.Sau khi xuất hàng xong, kế toán làm Biên bản xác nhận nợ, cho khách hàng ký nhận, biên bản này được lập làm hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển Biên bản gốc tại công ty.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0003032, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng trên phần mềm tại công ty vào ngày 29/01/2018
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Nợ TK 131 – HKD LEVANTUOC: 26.949.992 Có TK 5111: 24.499.992
Có TK 33311: 2.450.000
Đồng thời ghi nhận giá vốn căn cứ phiếu xuất kho: Nợ TK 632: 10.200.000
Có TK 1561: 10.200.000
Nghiệp vụ sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó phần mềm sẽ tự động nhảy số vào sổ chi tiết và tổng hợp của các tài khoản liên quan.
Ví dụ 2: Ngày 24/01/2018, bán cho khách hàng Hồng Thị Mai địa chỉ 183 Lũng Đơng-
Đằng Hải- Hải An- Hải Phịng số lượng lớn sản phẩm hàng hóa theo hóa đơn GTGT số 0002956 và bảng kê chi tiết, giá trị của tồn bộ lơ hàng là 11.828.302 VNĐ (VAT:10%).
Trường hợp khách hàng Hoàng Thị Mai là khách hàng mới, chưa phát sinh hợp đồng nhưng mua với số lượng lớn nên được hưởng giá sỉ - giá thấp hơn giá mua lẻ. Khách hàng đến tận kho tại công ty nhận hàng và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Khách hàng khơng u cầu xuất hóa đơn nhưng kế tốn vẫn tiến hành xuất hóa đơn đầy đủ và ghi sổ nghiệp vụ phát sinh như sau:
Nợ TK 111: 13.011.132 Có TK 5111: 11.828.302 ` Có TK 33311: 1.182.830 Đồng thời ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 5.746.000
Có TK 156: 5.746.000 Phương thức bán lẻ
Thơng thường với trường hợp bán hàng cho khách lẻ, thì khách hàng sẽ khơng u cầu lấy hóa đơn GTGT. Kế tốn ghi vào sổ tổng hợp và lập hóa đơn bán lẻ gồm 2 liên, hóa đơn này sẽ kiêm ln phiếu thu tiền mặt của khách hàng. Khi nhận hàng khách hàng, khách hàng sẽ thanh tốn và ký nhận trên hóa đơn bán lẻ. Người vận chuyển sẽ giao cho khách hàng liên 2 và mang về cơng ty liên gốc.
Vì các nghiệp vụ bán lẻ phát sinh nhiều, nên hiện này Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam sẽ tập hợp các đơn hàng bán lẻ trong nhiều ngày và xuất cùng một hóa đơn với các thơng tin: