2.1.1 .1Giới thiệu
2.2 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam
2.2.1.1 Đặc điểm bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng việc được tập trung ở phịng kế tốn của cơng ty đặt tại tầng 11 khối A, tịa nhà Sơng Đà, đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Chức năng cụ thể của từng vị trí như sau:
1. Kế tốn trưởng: Là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thơng tin kế tốn cho Ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình tài chính cơng ty.
2. Trưởng phịng KT-TV: Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, đôn đốc các công việc của phịng, lập dự tốn chi tiêu và kiểm tra việc thực hiện cho các phòng ban. Là người tổng hợp các số liệu kế toán, lên báo cáo nội bộ.
3. Kế tốn thuế: Đóng vai trị trong việc xác định thuế, theo dõi tình hình thanh tốn về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm nghĩa vụ của đơn vị.
4. Kế tốn cơng nợ: theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ của khách hàng và nhà cung cấp, lên kế hoạch thu hồi nợ đối với các khách hàng nợ quá hạn và thanh toán các khoản nợ đến hạn thanh toán.
5. Kế toán thanh toán: quản lý chứng từ thu, chi, giấy báo Nợ, báo Có, tài khoản ngân hàng, nhập lên hệ thống máy tính, cuối ngày đối chiếu số liệu với thủ quỹ.
6. Kế toán NVL: Ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua dự trữ nguyên vật liệu. 7. Thủ quỹ: là bộ phận độc lâp, có trách nhiệm thu chi tiền theo lệnh của Giám đốc, có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, đồng thời ghi chép chi tiết từng khoản thu chi phát sinh trong ngày, lập báo cáo tình hình luồng tiền biến động, lưu trữ, bảo quản số sách tài liệu có liên quan.
2.2.1.2 Chính sách kế tốn
- Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính.
- Năm tài chính của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty là hình thức Nhật ký chung và được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán.
- Cơng ty hạch tốn theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Gía trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo phương pháp bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
+ Nguyên tắc xác định ngun giá TSCĐ hữu hình, vơ hình : TSCĐ được ghi nhận ban đầu theo nguyên giá, trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Nguyên giá của TSCĐ được xác định là tồn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để có được tài sản đó tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, vơ hình: Khấu hao TSCĐ hữu hình được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, căn cứ theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính và nguyên giá của tài sản.
2.2.2 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam
2.2.2.1 Đặc điểm hàng hóa
K&G Việt Nam là một trong những cơng ty hàng đầu về sản xuất và phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng tại Việt Nam. Những nhóm hàng kinh doanh chính của cơng ty bao gồm nhóm mặt hàng thời trang và nhóm mặt hàng tiêu dùng nhanh, cả hai nhóm hàng này đều thuộc thị trường cạnh tranh hoàn hảo. Thị trường của Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam có đặc điểm là sẽ có nhiều người bán và nhiều người mua, ở đó doanh nghiệp khơng có khả năng kiểm sốt và chi phối giá cả hàng hóa.
Thứ nhất, đối với nhóm hàng thời trang, phân khúc thị trường mà công ty hướng tới là đối tượng khách hàng tầm trung, có thu nhập khá trở lên. Có thể thấy với dân số khoảng 31 triệu người ở độ tuổi 25-40 trong đó xu hướng tầng lớp trung lưu đang tăng cao và dự kiến tới năm 2020 sẽ có 33 triệu người ở tầng lớp này trong xã hội (Theo nghiên cứu của Nielsen) thì đây là phân khúc thị trường khá tiềm năng. Điều này mở ra một cơ hội phát triển rất lớn và nhanh chóng. Tuy nhiên, nó cũng có thể là thách thức bởi sẽ có nhiều đối thủ cạnh tranh gia nhập thị trường này. Bên cạnh đó với đặc thù của sản phẩm yêu cầu doanh nghiệp phải hiểu rất kỹ về khách hàng của mình về nhân chủng học:
dùng; theo tâm lý… Nhìn chung, nhóm hàng thời trang là nhóm hàng nhìn vào thì dễ nhưng thực chất lại rất khó.
Thứ hai, đối với nhóm hàng tiêu dùng nhanh, các sản phẩm hiện tại công ty đang kinh doanh là khăn mặt và bàn chải đánh răng. Đặc điểm của nhóm hàng này là sản phẩm có giá thấp được tiêu thu, quay vịng nhanh chóng. Xét ở thị trường Việt Nam hiện nay thì ngành hàng tiêu dùng nhanh đang đạt được mức tăng trưởng tương đối khả quan. Tuy nhiên đây cũng là ngành hàng có sự cạnh tranh khốc liệt.
Một điểm chung với hai nhóm hàng của cơng ty đó là muốn khách hàng nhận diện được thương hiệu trên thị trường thì Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam cần mở rộng các kênh phân phối, đại lý, hệ thống siêu thị, hội chợ… để nâng cao độ phủ sóng sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần hơn với người tiêu dùng.
2.2.2.2 Phương thức bán hàng
Với đặc thù sản phẩm như trên nên phương thức bán hàng của công ty khá đa dang bao gồm bán buôn, bán lẻ, bán hàng qua kênh phân phối
Phương thức bán bn
Là một hình thức khơng thể thiếu được. Nó chiếm tỷ trọng khá lớn trong quá trình tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty. Với hình thức này giúp cho hàng hố tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hố. Mặt hàng với hình thức bán này Cơng ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau. Từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường.
Hiện nay hình thức bán bn chủ yếu tại Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam là bán bn qua kho. Cơng ty có kho hàng cả ở Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh. Khi có nghiệp vụ bán hàng, phịng nghiệp vụ của cơng ty sẽ viết hố đơn và xuất hàng tại kho này. Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng đã ký kết mà cơng ty có thể vận chuyển hàng đến cho khách hàng hoặc khách hàng trực tiếp đến kho của công ty lấy hàng. Cước vận chuyển do 2 bên thoả thuận.
Thông thường, sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, kế toán sẽ gửi báo giá căn cứ vào từng mã hàng và số lượng hàng mua. Sau khi duyệt giá, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng, Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam sẽ tiến hành xuất hóa đơn, giao
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
cùng thời điểm nhận hàng, việc thanh tốn thơng thường sẽ được thực hiện sau. Tuy nhiên, đối với những đơn hàng có giá trị lớn, cơng ty có thể u cầu đặt cọc trước tiền hàng.
Phương thức bán lẻ
Hình thức bán lẻ của Công ty được thực hiện thông qua phương thức thương mại điện tử. Khách hàng có thể truy cập vào trang web: Kgvietnam.com lựa chọn sản phẩm và mua hàng trực tuyến.
Trang web của Công ty được thiết kế với giao diện dễ sử dụng, tại đây các sản phẩm được phân theo nhóm hàng có đầy đủ hình ảnh, mơ tả sản phẩm và giá cả. Sau khi chọn mua sản phẩm, khách hàng sẽ tiến hành thanh tốn thơng qua tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán cho người vận chuyền khi nhận được hàng hóa. Thơng thường, sản phẩm sẽ được chuyển đến tay người mua ngay trong ngày.
Phương thức bán hàng qua kênh phân phối
Hiện nay, Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam đang thực hiện bán hàng qua kênh phân phối cấp 1 là chủ yếu. Hàng hóa được sản xuất ra sẽ được phân phối đến tay người tiêu dùng thông qua nhà bán lẻ là các hệ thống siêu thị, các cửa hàng bán lẻ.
Chính thức cung cấp các sản phẩm ra thị trường từ năm 2012, cho đến nay, K&G Việt Nam đã có hệ thống phân phối rộng khắp cả nước, với 60 Nhà Phân phối và 60.000 cửa hàng, siêu thị bày bán sản phẩm của K&G Việt Nam.
Người tiêu dùng có thể dễ dàng tìm mua các sản phẩm của K&G Việt Nam tại các Siêu thị, Đại lý bán lẻ, Cửa hàng Thời trang, Cửa hàng Mỹ phẩm, Hiệu thuốc… Một số đối tác phân phối các sản phẩm của công ty như hệ thống siêu thi Lan Chi, hệ thống siêu thị VinMart, hệ thống siêu thị FiviMart…
Ưu điểm của phương thức này là tiết kiệm được chi phí quảng bá sản phẩm, nhưng lại phải trả tiền hoa hồng lớn cho các tổ chức trung gian. Tuy nhiên, đây hiện là phương thức bán hàng phù hợp và hiệu quả nhất đối với công ty.
Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa số HDDMB2001/17 của Ban điều hành siêu thị
Mường Thanh và Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam ký ngày 20/02/2017 theo đó quy định các điều khoản cụ thể liên quan đến kế toán bán hàng:
- Điều khoản về hàng hóa, số lượng, giá cả, quy cách phẩm chất, cơng bố chất lượng: + Mường Thanh đồng ý bán các sản phẩm do K&G sản xuất và phân phối.
+ Mường Thanh đồng ý mua hàng hóa của K&G để trưng bày, bán tại chuỗi siêu thị của mình, phân phối đi các tỉnh.
+ Mỗi đợt K&G bán hàng cho Mường Thanh sẽ được xác nhận bằng hóa đơn kèm bảng kê chi tiết danh mục hàng hóa kèm theo
+ Gía hàng bán sẽ căn cứ theo giá thỏa thuận ở từng thời điểm, đảm bảo mức giá cạnh tranh và các điều kiện ưu đãi nhất.
+ Hàng hóa bán chậm sẽ được phối hợp giải quyết bằng thực hiện khuyến mại hoặc xuất trả hàng.
- Điều khoản về giao nhận hàng hóa:
+ K&G phải giao hàng đến địa điểm của Mường Thanh chậm nhất 2 ngày kể từ ngày theo đơn đặt hàng
+ K&G sẽ chịu tồn bộ phí vận chuyển, bốc dỡ và chi phí khác liên quan đến việc giao hàng.
- Điều khoản về thanh toán:
+ Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt
+ Thanh toán bằng chuyển khoản được thực hiện 1 lần/tháng vào ngày 25 cho các hóa đơn phát sinh tháng trước...
Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa số HDD011/2015-DM-MB giữa Cơng ty cổ phân
siêu thị Vinmart và K&G Việt Nam ngày 1/1/2015.
Với các điều khoản cụ thể như:
+ Bên mua đồng ý mua hàng theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng
+ Chính sách giá hàng hóa sẽ được thơng báo ít nhất 30 ngày trước khi có sự thay đổi giá. + Việc thanh toán sẽ được thực hiện sau 30 ngày làm việc kể từ ngày ký nhận hàng và thanh toán 2 lần/tháng bằng phương thức chuyển khoản
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp 2.2.2.3 Phương pháp thanh toán
Cũng giống như các doanh nghiệp khác trên thị trường, Công ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam đang áp dụng hai hình thức thanh tốn là thanh toán trả ngay và thanh toán trả chậm.
Thanh toán trả ngay:
Áp dụng với khách hàng mua lẻ, ngay sau khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh tốn trực tiếp cho cơng ty thơng qua tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản.
Thanh toán trả chậm:
Để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu, cơng ty đã thực hiện biện pháp bán hàng theo phương thức thanh tốn trả chậm. Đối tượng áp dụng chính sách này là các tổ chức mua hàng theo phương thức bán buôn và các nhà phân phối sản phẩm của công ty, những khách hàng quen và có uy tín.
Tùy vào từng khách hàng và hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên sẽ có thời gian thanh tốn khác nhau, nhưng thơng thường là thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao hàng, bên mua sẽ phải thanh toán cho bên bán.Trong thời hạn thanh toán, giá bán sẽ khơng thay đổi, ngồi thời hạn thanh tốn cơng ty có thể áp dụng chính sách phạt vi phạm hợp đồng.
Khi phát sinh thanh toán trả chậm, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng khi thực hiện việc giao hàng cho khách hàng vào bên Có TK 511 và đồng thời kế tốn ghi bên Nợ TK 131. Để theo dõi cơng nợ kế tốn mở sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng và hạch toán vào cuối tháng.
2.2.2.4 Phương pháp xác định giá vốn
Với đặc thù sản xuất sản phẩm có số lần nhập xuất lớn nên hiện nay cơng ty đang áp dụng tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp này được tính cho từng loại hàng hóa cụ thể.
Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng loại sau đó xác định đơn vị bình qn cho cả kỳ dự trữ. Kế tốn căn cứ vào đơn giá bình quân và số lượng hàng tồn kho xuất trong kỳ để xác định giá vốn của
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ giá vốn của hàng hóa được đánh giá theo cơng thức:
Với đặc thù sản xuất sản phẩm có số lần nhập xuất lớn nên hiện nay công ty đang áp dụng tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp này được tính cho từng loại nguyên vật liệu cụ thể.
Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu tiến hành tổng hợp giá trị NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng danh điểm NVL sau đó xác định đơn vị bình qn cho cả kỳ dự trữ. Kế tốn căn cứ vào đơn giá bình quân và số lượng NVL xuất trong kỳ của từng loại vật liệu để xác định giá trị của từng loại vật liệu xuất dùng trong kỳ.
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ nguyên vật liệu được đánh giá theo cơng thức:
Gía đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
Gía thực tế HTK tồnđầu kỳ+Gíatrị HTK nhập trong kỳ Số lượng HTK tồn đầu kỳ+Số lượng HTK nhập trong kỳ
2.2.3 Thực trạng kế tốn bán các mặt hàng tại Cơng ty cổ phần đầu tư K&G ViệtNam Nam
2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
Trong cơng tác kế tốn bán hàng Cơng ty cổ phần đầu tư K&G Việt Nam sử dụng các chứng từ như:
- Hóa đơn GTGT: Kế tốn lập hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, sản phẩm căn cứ vào hợp đồng kinh tế. Trên hóa đơn ghi đầy đủ các thơng tin: Tên người mua, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh tốn, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, hiện cơng ty đã áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong giao dịch.
- Phiếu xuất kho
- Các chứng từ thanh tốn như: giấy báo có, phiếu thu,..
- Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế... Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty sẽ làm hợp đồng kinh tế, sau đó gửi yêu cầu đặt hàng xuống bộ phận sản xuất để tiến hành sản xuất theo yêu cầu. Đến
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
thời điểm giao hàng, kế tốn sẽ lập hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng thông qua