a. Kế tốn bán bn hàng hóa
Bán bn qua kho
+ Kế tốn bán bn theo phương pháp giao hàng trực tiếp
Khi xuất kho hàng hóa, căn cứ hóa đơn GTGT kế tốn ghi: Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112) hoặc phải thu của khách hàng (131) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (3331). Căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (156),TK thành phẩm (155) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
Kế tốn bán bn qua kho theo phương pháp gửi hàng cho khách hàng
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phản ánh giá thực tế của hàng xuất bán: ghi: Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK hàng hóa (156). Khi hàng hóa gửi bán được xác định là tiêu thụ, đã thỏa mãn điều kiện ghi nhận DT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng (như trường hợp trên) đồng thời phản ánh giá vốn hàng gửi bán: ghi Nợ TK giá vốn hàng gửi bán (632), đồng thời ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo giá trị thực tế xuất kho. Bán buôn vận chuyển thẳng
+ Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo phương pháp giao tay ba
hàng (112) hoặc phải thu của khách hàng (131) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT, đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (3331). Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do nhà cung cấp lập, kế toán phản ánh GVHB: ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi nợ TK thuế GTGT đầu vào nếu có (133), đồng thời ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), phải trả người bán (331) theo giá mua đã có thuế GTGT.
Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng
Khi DN mua hàng sau đó chuyển thẳng đi bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu gửi hàng đi bán, kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157) theo giá chưa có thuế GTGT, Nợ TK thuế GTGT đầu vào nếu có (133), đồng thời ghi có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112) hoặc phải trả người bán (331), khi hàng gửi bán được xác định là đã tiêu thụ, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), phải thu khách hàng (131) theo giá bán đã có thuế GTGT, đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế, Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331). Đồng thời phản ánh GVHB: ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), Có TK hàng gửi bán (157).
Kế tốn hàng thừa, thiếu trong q trình bán
Trường hợp hàng gửi đi bán phát sinh thiếu hàng hóa chưa xác định rõ ngun nhân, kế tốn chỉ phản ánh doanh thu theo số tiền bên mua chấp nhận thanh toán. Số hàng thiếu chưa xác định nguyên nhân, kế toán ghi Nợ TK hàng thiếu chưa xác định nguyên nhân (1381) theo giá trị hàng hóa thiếu, ghi Có TK hàng gửi bán (157)
Trường hợp phát sinh hàng thừa chưa rõ nguyên nhân, kế toán chỉ phản ánh doanh thu theo hóa đơn bên mua đã chấp nhận thanh tốn, phản ánh số hàng thừa kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157) theo giá trị hàng thừa, ghi Có TK hàng thừa chưa xác định rõ nguyên nhân (338)
b. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa
Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hóa của nhân viên bán hàng. Kế toán xác định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra của hàng hóa đã tiêu thụ. Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế tốn
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
tiến hành ghi sổ kế toán: ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng giá thanh tốn, ghi Có TK doanh thu (511) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi có TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên giá bán.
Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, thì nhân viên bán hàng phải bồi thường, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111) ghi Nợ TK phải thu khác (1388) số tiền nhân viên bán hàng thiếu, ghi Có TK doanh thu bán chưa thuế GTGT, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa thì khoản thừa được hạch tốn vào thu nhập khác của doanh nghiệp, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng số tiền nhân viên bán hàng thực nộp, ghi Có TK doanh thu bán hàng theo giá chưa có thuế GTGT, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp, ghi Có TK thu nhập khác (711) theo số tiền thừa.
Xác định giá vốn của số hàng bán kế toán ghi Nợ TK giá vốn (632) theo trị giá thực tế của hàng bán, ghi Có TK hàng hóa (156), TK thành phẩm (155).
c. Kế toán nghiệp vụ bán đại lý
Đối với đơn vị giao đại lý
+ Khi đơn vị giao hàng cho cơ sở nhận đại lý: nếu đơn vị xuất kho hàng hóa để giao đại lý kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK hàng hóa(156), TK thành phẩm (155) theo giá trị thực tế xuất kho. Nếu đơn vị mua hàng và giao thẳng cho cơ sở nhận đại lý kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157) theo giá mua chưa thuế, Nợ TK thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133), ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gừi ngân hàng (112) hoặc phải trả người bán (331) theo tổng giá thanh toán.
+ Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý.
Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112) theo số tiền thực nhận theo giá thanh tốn, Nợ TK chi phí bán hàng (6421) số tiền hoa hồng chưa có thuế GTGT, Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ tính trên số tiền hoa hồng (133), ghi Có TK doanh thu bán hàng theo giá chưa thuế GTGT
(511), Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331).
Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý không khấu trừ ngay tiền hoa hồng), kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gừi ngân hàng (112) hoặc khoản phải thu của khách hàng (131) theo giá bán đã có thuế của hàng hóa đã bán, ghi Có TK doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế (511), ghi có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331).
Khi thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế tốn ghi Nợ TK chi phí bán hàng (6421), Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ tính trên tiền hoa hồng (133), ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112).
Xác định giá vốn của số hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ, kế tốn ghi Nợ TK giá vốn (632), ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo giá trị thực tế hàng gửi bán.
Đối với đơn vị nhận đại lý
Khi nhận được hàng hóa do cơ sở giao đại lý chuyển đến, căn cứ vào biên bản giao nhận kế tốn ghi Nợ TK hàng hóa nhận bán hộ (003).
Khi bán được hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan.
Khi tính và thanh tốn tiền hoa hồng, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ghi Có TK doanh thu bán hàng (5113) số tiền hoa hồng được hưởng, Có TK thuế GTGT phải nộp tính trên khoản tiền hoa hồng được hưởng. Đồng thời ghi Có TK hàng gửi bán (003) theo giá trị hàng hóa nhận đại lý đã xác định tiêu thụ.
Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi Nợ TK phải trả người bán (331) số tiền đã thanh tốn, ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112).
d. Kế toán bán hàng trả chậm, trả góp
Kế tốn phản ánh doanh thu bán hàng theo số tiền trả ngay chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK phải thu khách hàng (131) theo số tiền còn phải thu, ghi Nợ TK tiền mặt (111) hoặc tiền gửi ngân hàng (112) số tiền trả lần đầu, ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331), ghi Có TK doanh thu chưa thực hiện được (3387) phần lãi trả góp.
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Có TK hàng hóa (156), TK thành phẩm (155) theo trị giá vốn hàng xuất bán.
Định kỳ thu nợ khách hàng kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), ghi Có TK phải thu của khách hàng (131). Đồng thời ghi nhận lãi trả góp vào doanh thu hoạt động tài chính: ghi Nợ TK doanh thu chưa thực hiện (3387), ghi Có TK doanh thu tài chính (515) theo số lãi từng kỳ
e. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Trường hợp doanh nghiệp chiết khấu thương mại cho khách hàng: Kế toán phản ánh phần chiết khấu cho khách hàng chưa thuế GTGT ghi nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511), đồng thời ghi nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) phần thuế GTGT trên giá trị hàng chiết khấu cho khách hàng. Ghi có TK phải thu khách hàng (131) tổng giá trị chiết khấu cho khách hàng.
Trường hợp doanh nghiệp giảm giá hàng bán cho khách hàng: kế toán ghi nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) giá trị giảm giá hàng bán cho khách chưa có thuế GTGT, ghi nhận phần thuế GTGT vào bên nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331). Ghi có TK phải thu khách hàng (131) tổng giá trị giảm giá hàng bán.
Trường hợp doanh nghiệp chấp nhận nhận lại hàng đã bán: Kế toán ghi phần giá trị của hàng trả lại chưa thuế GTGT vào bên nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) và ghi nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) phần thuế GTGT trên giá trị hàng bị trả lại. Ghi có TK phải thu khách hàng (131) tổng giá trị giảm giá hàng bán bị trả lại
- Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Trường hợp doanh nghiệp chiết khấu thương mại cho khách hàng: kế toán ghi nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) phần chiết khấu cho khách hàng chưa thuế GTGT và ghi có TK phải thu khách hàng (131).
Trường hợp doanh nghiệp giảm giá hàng bán cho khách hàng: Kế toán phản ánh giá trị giảm giá hàng bán cho khách hàng chưa có thuế GTGT vào bên nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) và ghi có TK phải thu khách hàng (131) phần giá trị giảm giá hàng bán.
Trường hợp doanh nghiệp chấp nhận nhận lại hàng đã bán: kế toán ghi nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) giá trị hàng bán bị trả lại chưa có thuế GTGT và ghi có TK phải thu khách hàng (131): Tổng giá trị hàng bán bị trả lại.
- Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại là giá đã giảm trừ trên hóa đơn (giá bán là giá đã giảm, trừ- doanh thu thuần) thì khơng phải ghi nợ vào TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511).
- Chỉ khi các khoản giảm trừ chưa thể hiện giảm giá trên hóa đơn (xuất riêng hóa đơn giảm giá), hàng bán bị trả lại thì mới được ghi giảm doanh thu bán hàng (ghi nợ TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511)).
1.2.2.4Tổ chức sổ kế tốn
Thơng tư 200/2014/TT-BTC cho phép doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng mẫu biểu chứng từ kế tốn có thể tham khảo theo biểu mẫu tại phụ lục 03 tại thông tư 200/2014/TT.
Dưới đây là một số hình thức sổ kế tốn doanh nghiệp thường sử dụng:
a. Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các Sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Nhật ký đặc biệt: Bao gồm các sổ như Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, Sổ nhật ký tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hóa, Sổ chi tiết thanh tốn...
- Sổ Cái tài khoản.
GVHD: TS. Hồng Thị Bích Ngọc Khóa luận tốt nghiệp
Điều kiện áp dụng: Sử dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp: Sản xuất - Thương
mại - Dịch vụ - Xây dựng.
Ưu điểm
- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn.
- Được dung phổ biến, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn.
- Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên Sổ Nhật ký chung, cung cấp thông tin kịp thời.
Nhược điểm: Lượng ghi chép nhiều.
b. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Điều kiện áp dụng: Sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sử dụng ít Tài
khoản kế tốn.
Ưu điểm
- Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký - Sổ cái.
Nhược điểm
- Khó thực hiện việc phân cơng lao động kế tốn (chỉ có duy nhất một sổ tổng hợp - Nhật ký sổ cái).
- Khó thực hiện đối với doanh nghiệp có quy mơ vừa và lớn, phát sinh nhiều tài khoản.
c. Hình thức chứng từ ghi sổ
tốn tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mơ vừa và lớn. Sử dụng
nhiều lao động kế toán và số lượng lớn các Tài khoản kế toán được sử dụng
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn. Nhược điểm
- Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường thực hiện vào cuối tháng, vì vậy cung cấp thơng tin thường chậm.
d. Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
e. Hình thức Nhật ký – Chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh trên chứng từ kế toán được phân loại và ghi vào Sổ Nhật ký - Chứng từ theo bên Có Tài khoản liên đối ứng với Nợ các Tài khoản khác. Căn cứ vào sổ Nhật ký - Chứng từ để vào Sổ Cái.