Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
3.3 Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tạ
3.3.2. Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
công ty từ năm 2012-2015
Đối với một lô hàng nhập khẩu bằng đường biển, quy trình giao nhận của cơng ty như sau:
Bước 1: Công ty nhận yêu cầu từ khách hàng, thỏa thuận và ký hợp đồng.
Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và lợi nhuận của bộ phận giao nhận nói riêng và tồn cơng ty nói chung. Chính vì vậy mà nhân viên sale được coi là linh hồn của cơng ty, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng với sản lượng ổn định là vô cùng quan trọng. Nhân viên kinh doanh sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng. Tùy từng khách hàng sẽ có những yêu cầu khác nhau, tuy nhiên nhìn chung các yêu cầu của khách hàng thường là thay mặt khách hàng làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an tồn và giao tới địa điểm mà khách hàng yêu cầu. Khi nhận được yêu cầu, nhân viên kinh doanh xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Bước 2: Nhân viên của công ty sẽ làm việc với khách hàng
Khách hàng sẽ cung cấp cho công ty một bộ hồ sơ. Để đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp và cẩn trọng trong quá trình làm việc cũng như để việc giao nhận được tiến hành nhanh chóng thuận lợi về sau thì nhân viên giao nhận phụ trách lơ hàng sẽ kiểm tra lại nội dung quan trọng của bộ chứng từ như tên người gửi, người nhận, tên tàu, ngày tàu đến, số container, số seal, chi tiết mơ tả hàng hóa…trước khi lên tờ khai làm thủ tục. Nếu trong q trình kiểm tra, nhân viên phát hiện có sai sót hoặc thiếu chứng từ nào thì phải báo ngay với khách hàng để xác nhận lại và bổ sung chứng từ hoặc thông tin cần thiết. Đây cũng là bước quan trọng quyết định đến quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu.
Bộ hồ sơ khách hàng cung cấp cho cơng ty gồm: -Vận đơn đường biển(B/L)
-Hóa đơn thương mại (CI) -Phiếu đóng gói hàng hóa (PL) -Hợp đồng mua bán (SC)
-Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)
-Chứng từ liên quan khác ( tùy vào từng mặt hàng)
Lưu ý: Các chứng từ trên có thể do khách hàng cung cấp, nhưng trong nhiều trường hợp, nếu người nhập khẩu ủy thác tồn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu thì cơng ty có trách nhiệm xin giấy phép nhập khẩu cho chủ hàng.
Sau khi nhận được bộ chứng từ trên, nhân viên bộ phận giao nhận của công ty sẽ dịch thông tin sang tiếng việt và lập bộ chứng từ phù hợp phục vụ việc làm tờ khai hải quan.
Khi công ty nhận được thông báo hàng đến (Notice of Readiness) do công ty khách hàng gửi, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra thông tin xem đúng lô hàng nhập cần tiến hành thơng quan hay khơng. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O) khi xuất trình vận đơn gốc cho hãng tàu, giấy giới thiệu của cơng ty. Tại văn phịng đại diện, nhân viên giao nhận đóng phí theo u cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng. Khi đã kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của bộ chứng từ, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương, công ty tiến hành khai báo hải quan.
Bước 3: Khai báo hải quan
Tại công ty cổ phần Quốc Tế Hảo Vận, nhìn chung hoạt động khai báo hải quan đều do công ty thực hiện thay mặt khách hàng. Cơng ty đã có đầy đủ điều kiện của đại lý khai thuê hải quan (giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận cơng nhận có đủ năng lực, trách nhiệm, thẩm quyền do Tổng cục hải quan cấp).
Quy trình thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ của công ty tiến hành lập tờ khai hải quan điện tử (thực
hiện trên phần mềm ECUS5), khai đầy đủ thơng tin trên tờ khai u cầu. Khi có số tiếp nhận của hệ thống hải quan trả về thì xem như đã xong bước gửi tờ khai điện tử. Đợi kết quả phân luồng hàng hóa.
- Nếu nhận được yêu cầu sửa đổi, bổ sung các nội dung khai báo thì nhân viên cơng ty cần kiểm tra lại thông tin đã nhập xem đã đúng chưa, sau khi điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới.
-Nếu khai báo thành công, công ty sẽ được cấp số tờ khai.
-Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh: hàng hóa được thơng quan ngay, thủ tục và thời gian nhanh chóng.
-Hàng hóa thuộc luồng vàng: cơng ty phải xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế.
-Hàng hóa thuộc luồng đỏ: cơng ty cần xuất trình cả bộ hồ sơ và hàng hóa thực tế để hải quan kiểm tra.
Nhân viên cơng ty sẽ nộp thuế, lệ phí (nếu có) cho cán bộ hải quan. Thông quan hàng nhập khẩu.
Việc khai báo hải quan, cơng ty phải điền đầy đủ và chính xác các thơng tin liên quan đến lô hàng nhập khẩu dựa trên các chứng từ như: hợp đồng, vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa vì cơ quan hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ sau khi xác nhận việc khai báo là hợp lệ. Do đó, nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm khai báo hải quan cần am hiểu rõ những nội dung, vấn đề có liên quan đến bộ hồ sơ khai báo, phịng trường hợp có thể bị cán bộ hải quan yêu cầu giải thích những điểm họ nghi ngờ. Ngồi việc nắm rõ thơng tin về hàng hóa, nhân viên của công ty phải biết những quy định của hải quan hay của bộ ngành liên quan có hướng dẫn về hàng hóa mà cơng ty đang làm thủ tục để làm đúng theo yêu cầu.
Công ty thường khai báo và làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng và cảng nội địa ICD Mỹ Đình.
Bước 4: Nhận hàng hóa từ hãng tàu, kiểm tra và đối chiếu hàng hóa với thơng tin trong bộ chứng từ
Khi nhận được thơng báo hàng đến, nhân viên phịng giao nhận mang B/L gốc và giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng và nộp lệ phí lưu kho. Sau đó, mang D/O đến kho vận làm phiếu xuất hàng.
Đối với trường hợp nhận hàng lẻ: người giao nhận đem phiếu xuất kho đến kho chứa hàng làm thủ tục xuất kho và tách riêng hàng hóa của mình ra chờ Hải Quan kiểm hóa, khi Hải Quan ký xác nhận và kiểm hóa xong thì coi như hàng đã được thơng quan.
Đối với trường hợp nhận hàng nguyên container: Nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho hàng, nộp lệ phí lưu kho, liên hệ với cảng để lấy phiếu
vận chuyển container về kho riêng, nhưng phải trả vỏ đúng hạn (thông thường là 5 ngày tại cảng Hải Phòng).
Về việc nhân viên giao nhận kiểm tra tính chính xác, an tồn của hàng hóa: Dựa trên các chứng từ và việc kiểm tra thực tế khi nhận hàng từ hãng tàu, nếu có bất kì sai sót, hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ, biến chất, sai lệch với thơng tin chứng từ thì người giao nhận đều phải lập thành biên bản để giải quyết kịp thời trách nhiệm của người xuất khẩu, người chuyên chở, làm đơn khiếu nại, yêu cầu đòi bồi thường và lập tức liên hệ ngay với người nhận nhằm đảm bảo quyền lợi cho người nhập khẩu.
Bước 5: Giao hàng cho khách hàng
Nếu là hàng nguyên container
Sau khi kiểm tra hàng hóa, nhân viên giao nhận vào đại lý hãng tàu yêu cầu lấy nguyên container về hoặc rút ruột tại bãi (theo thỏa thuận với khách hàng). Nhân viên giao nhận đóng tiền cược container, lấy phiếu giao nhận container tại phòng thương vụ. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ vào phịng điều độ liên hệ đội xe nâng và tiến hành bốc hàng lên xe.
Nhân viên giao nhận cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu. Sau đó, tiến hành lập biên bản giao hàng với người nhận. Mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau.
Sau khi dỡ hàng, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi trên phiếu cược container đề cập. Nếu container khơng hư hỏng gì thì cơng ty sẽ được nhận lại tiền cược.
Nếu là hàng lẻ:
Nhân viên giao nhận tới Phịng Thương vụ trình lệnh giao hàng, sau đó cầm phiếu xuất kho vào kho CFS giao cho thủ kho, tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai bản xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại.
Sau đó, nhiệm vụ của người giao nhận cũng tương tự như khi nhận hàng nguyên container. Nhân viên giao nhận cho xe chở hàng đến địa điểm giao hàng mà người nhận đã yêu cầu, tiến hành lập biên bản giao hàng với người nhận. Mỗi bên giữ một bản có giá trị như nhau.
Để đáp ứng nhu cầu chuyên chở vào mùa cao điểm và nhu cầu đa dạng của khách hàng nên cơng ty vẫn kí hợp đồng vận chuyển với những đối tác là công ty
vận chuyển lớn như công ty TNHH thương mại và giao nhận Minh Trung, công ty TNHH Vận tải thương mại Hà Anh,…Hiện tại, công ty đang đẩy mạnh dịch vụ giao nhận tại cửa (door to door) đảm bảo về tính thời gian và sự thuận tiện cho khách hàng.
Bước 6: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ
Sau khi hồn thành xong thủ tục thơng quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ lại cho khách hàng và công ty cũng lưu một bộ. Đồng thời kèm theo đó là một bản giấy báo nợ (Debit Note), trên đó gồm: các khoản phí mà cơng ty đã nộp cho khách hàng, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với giấy báo nợ quyết toán với khách hàng.