Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
4.1 Những định hướng phát triển của công ty cổ phần Quốc Tế Hảo Vận trong
trong thời gian tới
4.1.1 Xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một trong những dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu. Nói cách khác, dịch vụ giao nhận phát triển hay khơng là phụ thuộc vào tình hình xuất nhập khẩu của đất nước. Vì thế, để định hướng hoạt động của công ty, ta phải xét đến cơ hội và thách thức của các công ty xuất nhập khẩu trong những năm tới.
Cơ hội rộng mở cho các công ty doanh nghiệp Việt Nam nói chung khi nhiều hiệp định thương mại tự do mới được ký kết trong năm 2015 như hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP-5/10/2015), hiệp định thương mại tự do giữa EU và Việt Nam, cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC) và nhiều hiệp định khác đang trong quá trình đàm phán. Là một nền kinh tế định hướng xuất khẩu, việc Việt Nam có thể tiếp cận các thị trường lớn như Mỹ, EU với mức thuế suất bằng 0 hoặc thấp như vậy sẽ mang lại một lợi thế cạnh tranh vô cùng lớn và một triển vọng hết sức sáng sủa cho nhiều ngành hàng. Dự kiến lượng hàng xuất nhập khẩu sẽ tăng mạnh trong những năm tới. Đây là cơ hội lớn cho ngành logistics Việt Nam nói chung và hoạt động giao nhận của cơng ty cổ phần Quốc Tế Hảo Vận nói riêng phát triển mạnh hơn nữa.
Bên cạnh đó, các cơng ty cũng phải chịu sức ép cạnh tranh mạnh hơn. Vì ngồi sự lớn mạnh của các cơng ty nội địa, cịn có sự góp mặt của nhiều doanh nghiệp quốc tế khác có thể xâm nhập vào thị trường màu mỡ như Việt Nam, đặc biệt là trong tình hình mở rộng giao lưu giữa các nước, các khu vực trên thế giới.
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Nhận thức được những cơ hội và thách thức do thị trường mang lại, Ban giám đốc công ty đã đưa ra những định hướng phát triển rõ ràng trong ngắn hạn và dài hạn cho tồn cơng ty.
Mục tiêu trước mắt của công ty vẫn là cung cấp dịch vụ chất lượng cao, duy trì những chiến lược đang được áp dụng, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách
hàng, tạo uy tín với khách hàng và đối tác, tạo sự tin tưởng, giữ mối quan hệ với các công ty, đại lý và khách hàng.
Mục tiêu lâu dài (đến năm 2020), đẩy mạnh hoạt động kinh doanh ra nhiều lĩnh vực khác nhau, trên phạm vi rộng hơn, ngoài những đối tác quen thuộc. Bên cạnh đó, cơng ty sẽ chú trọng vào những thị trường mới nổi như Nga, Trung Quốc, Ấn Độ nhằm mở rộng phạm vi hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thế giới.
Để chuẩn bị cho những mục tiêu đặt ra, công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cần hoàn thành:
-Kế hoạch đầu tư vào nguồn nhân lực để đảm bảo cạnh tranh thắng lợi và cung cấp dịch vụ có hàm lượng chất xám cao hơn. Đào tạo và chuyên mơn hóa lực lượng lo thủ tục Hải quan trong các công ty giao nhận quốc tế. Xây dựng kế hoạch, cử người đi tham quan, học hỏi ở nước ngồi, có chính sách đãi ngộ tốt và xứng đáng với các nhân viên giỏi chuyên môn, kỹ thuật. Đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có, thu hút lao động từ xã hội có trình độ đại học, cao đẳng chun ngành liên quan, am tường ngoại ngữ, có kiến thức địa lý, ngoại thương, cập nhật thường xuyên kỹ thuật mới trong nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế.
-Nghiên cứu và ứng dụng thành tựu mới của cơng nghệ thơng tin, ngồi việc tiếp tục ứng dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS5 trong q trình thực hiện, cơng ty sẽ nghiên cứu thêm các công cụ khác mang tính ứng dụng cao trong thực tiễn giúp đẩy nhanh tiến độ làm việc.
-Liên kết chặt chẽ với các hãng vận tải trong nước dựa trên sự kết hợp hài hịa lợi ích nhằm giành lấy thị phần vận chuyển quốc tế.
-Củng cố, tăng cường cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cơng tác chun chở, giao nhận hàng hóa. Nâng cao chất lượng và độ an tồn giao nhận hàng hóa trên tất cả các loại hình vận tải của công ty.
-Thúc đẩy mạnh mẽ chiến lược marketing, nâng cao khả năng hiểu biết về công ty của khách hàng.Với chiến lược chính vẫn là chất lượng là hàng đầu, chiến lược giá cả hợp lý và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng để tạo tính cạnh tranh thu hút khách hàng mới tham gia.
4.2 Các giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng NK bằng đường biển tại công ty.
4.2.1. Kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng bộ chứng từ nhận được từ khách hàng.
Trong khâu này, các nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho khớp với nhau.
Bên cạnh đó, thực tế cho thấy tại phịng kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho người nhận hàng. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian, nếu xảy ra vấn đề trong một công đoạn mà chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Vì vậy, việc phân chia các cán bộ, nhân viên phụ trách riêng từng công đoạn để làm sẽ dễ dàng hơn trong giải quyết vấn đề đó.
Phân cơng bộ phận theo dõi những thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao
nhận hàng từ phía các cơ quan chức năng, theo dõi các luật định liên quan đến loại hàng hóa mà cơng ty đang nhận chuyên chở, cập nhật thông tin từ hàng ngày từ cấp trên và cơ quan hữu quan như Cảng, Tổng cục Hải quan và cơ quan Nhà Nước để kịp thời có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ liên quan.
Xây dựng một trình tự làm việc hợp lý và chia nhỏ công việc. Mỗi cán bộ,
nhân viên sẽ đảm nhận một cơng đoạn trong quy trình đó. 1 cán bộ nhân viên sẽ chun sâu về công tác lập các chứng từ như tờ khai, packing list,… 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên sâu với công việc làm thủ tục hải quan, 2 cán bộ này ln có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Như vậy sẽ tạo nên sự chuyên sâu và thành thạo hơn trong nghiệp vụ của các nhân viên. Công việc luôn là một dây chuyền khép kín, các cán bộ, nhân viên trong phịng sẽ trao đổi được với nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế, nếu phát hiện sai
chứng nhận về tình trạng của hàng hóa và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của hải quan.
4.2.2. Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Trong khâu khai báo và làm thủ tục hải quan, việc áp thuế chính xác cho hàng hóa là điều vơ cùng quan trọng. Vì thế, ở khâu này, nhân viên chứng từ cần tìm hiểu kĩ càng về đặc điểm của hàng hóa, sử dụng biểu thuế do Bộ Tài Chính ban hành để đối chiếu tính mức thuế. Ln cập nhật thơng tin, văn bản hướng dẫn, văn bản quy định về mức thuế áp dụng đối với một số mặt hàng đặc biệt. Ví dụ một số văn bản, thơng tư như: Biểu thuế 2015, Thông tư 14/2006/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam, thông tư 152/2015 TT-BTC hướng dẫn về thuế tài nguyên, thông tư 87/2004/TT-BTC hướng dẫn thi hành thuế nhập khẩu,…
Bên cạnh đó, để việc khai báo được chính xác, nhân viên khai báo cần kiểm tra cẩn thận lại bộ chứng từ xem thơng tin, số liệu có khớp nhau hay khơng, nếu có sai lệch thì phải nhanh chóng báo lại cho người xuất khẩu hoặc khách hàng để kịp thời sửa chữa, sau đó tiến hành khai báo.
4.2.3. Hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng
+Nghiên cứu về đặc tính riêng biệt của hàng hóa vận chuyển cho chủ hàng là việc hết sức ý nghĩa quan trọng.
Vì mỗi loại hàng hóa cần có những cơng cụ chuyên chở đặc biệt, nếu không chọn phương tiện phù hợp thì chất lượng hàng hóa có thể bị ảnh hưởng như biến chất, hư hỏng, đổ vỡ…Ví dụ, đối với những mặt hàng như hoa quả, thủy hải sản cần bảo quản và chuyên chở trong container lạnh, với những mặt hàng dễ hư hỏng như gốm sứ, bia rượu thì cần có biện pháp chèn lót hợp lý trong q trình xếp dỡ, quy định trọng tải tối đa để giảm thiểu rủi ro. Công ty cần quyết định việc dùng phương tiện nào là hợp lý? Cách thức bảo quản trong quá tình vận chuyển ra sao? Vì khi hàng hóa đã được thơng quan thì trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa sao cho hàng khơng bị hư hỏng, biến chất là trách nhiệm của cơng ty. Do vậy, nếu có bất cứ thiệt hại gì thì cơng ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng nhập khẩu, đơi khi cịn xảy ra tranh chấp và cơng ty có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của cơng ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.
Việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hóa để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
+ Chuẩn bị nhân cơng, phương tiện để phục vụ tốt q trình vận chuyển
Cùng với quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu thì cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc chuyển thẳng hàng hóa đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thỏa thuận hai bên.
+ Tổ chức quá trình vận chuyển hiệu quả
Trong quá trình vận chuyển, công ty nên cử 1 hoặc 2 nhân viên cùng áp tải và giám sát hàng hóa đồng thời hỗ trợ người vận tải nếu gặp khó khăn trên đường. Nhân viên giám sát phải luôn giữ liên lạc với bộ phận liên quan để thơng báo tình hình vận chuyển. Khi gặp trở ngại phải liên hệ ngay với công ty để nhận chỉ đạo kịp thời, xử lý tình huống nhanh nhất có thể.
+ Giao hàng cho khách
Đây là khâu cuối cùng trong q trình vận chuyển nội địa. Khi hàng hóa đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng, cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho người nhận và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng chất lượng trong hợp đồng đã ký kết với khách. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký vào biên bản giao hàng vì đây là cơ sở để cơng ty địi tiền cước phí giao nhận của người ủy thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người ủy thác sau đó nộp lại cho cơng ty.
Trong q trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng ủy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải là trách nhiệm của ai
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì cơng ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hóa.
Tóm lại, cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự thành cơng của mỗi thương vụ. Nó tuy là khâu cuối cùng nhưng nếu khơng xác định đúng tầm quan trọng của cơng tác này thì cơng ty sẽ khơng đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng thành công. Nếu không may xảy ra rủi ro từ sự chuẩn bị khơng tốt của cơng ty thì phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu là điều không tránh khỏi. Như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên doanh số, lợi nhuận và quan trọng hơn đó là danh tiếng, uy tín của cơng ty trên thị trường.
4.2.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đặc thù của hoạt động giao nhận vận tải là tính phức tạp rất cao cho nên chỉ một lỗi sai sót nhỏ về nghiệp vụ cũng có thể dẫn đến những tổn thất rất lớn về cả tài sản và uy tín của cơng ty. Do đó, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho họ là giải pháp cần thiết. Cơng ty có thể sử dụng các biện pháp sau:
Về trình độ nghiệp vụ, nhân viên cần nâng cao ý thức học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, thành thạo về nghiệp vụ như: giao nhận, thanh toán, ngoại thương, giao tiếp, am hiểu luật pháp quốc gia. Bên cạnh đó, cơng ty cần chú trọng tới cơng tác đào tạo huấn luyện đội ngũ cán bộ, nhân viên, mở khóa đào tạo nội bộ trong cơng ty đặc biệt là những nhân viên mới trúng tuyển vào công ty càng cần sự dìu dắt giúp đỡ của các anh chị.
Về mơi trường: tạo môi trường làm việc thân thiện, năng động, nhiệt tình cho các nhân viên làm việc, tạo khả năng sáng tạo, phát huy chiến lược mới đối với nhân viên làm mảng marketing.
Quy định về nội quy chặt chẽ, chính sách sử dụng lao động, thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, chính sách đãi ngộ tốt với người có sáng kiến hay, đóng góp cho sự phát triển của cơng ty.
4.3 Một số kiến nghị
4.3.1. Kiến nghị về phía cơ quan nhà nước
Nhà nước cần xây dựng và hoàn thiện khung khổ pháp lý về thể chế chính
quy định về điều kiện kinh doanh, cấp phép, thống nhất và tiêu chuẩn hóa thủ tục hải quan.
Cải cách và đổi mới hoạt động hải quan, tạo tiền đề lưu thơng hàng hóa quốc
tế ra vào lãnh thổ. Bên cạnh đó, tăng cường thúc đẩy tiến trình tự do hóa thương mại, tham gia các hiệp định kinh tế song phương, đa phương nhằm tạo cơ hội mở rộng thị trường, từ đó phát triển dịch vụ logistics Việt Nam. Việc ký kết thành công hiệp định TPP là cơ hội mà nhà nước và cơ quan Bộ Ngành tạo ra cho các cơng ty, doanh nghiệp logistics. Ngồi ra, cịn nhiều hiệp định đang trong q trình đàm phán, dự kiến cũng mang lại nhiều lợi ích to lớn cho hoạt động giao nhận vận tải.
Đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ công tác giao nhận vận tải biển.
Hồn thiện hệ thống thơng tin liên lạc, kho bãi, kết nối các trung tâm kinh tế vào một mạng lưới giao thơng hồn chỉnh nhằm đảm bảo vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Đầu tư chú trọng phát triển cảng biển, cảng sông, nạo vét luồng lạch để tránh ách tắc giao thơng gây cản trở q trình vận chuyển hàng hóa. Vì hiện tại, tuy nước ta có nhiều cảng biển nhưng phân bố không đồng đều, chủ yếu ở khu vực tp Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, hiệu quả sử dụng cảng biển chưa cao (cảng nơng nên những tàu