Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
4.2 Các giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng NK bằng
4.2.3. Hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng
+Nghiên cứu về đặc tính riêng biệt của hàng hóa vận chuyển cho chủ hàng là việc hết sức ý nghĩa quan trọng.
Vì mỗi loại hàng hóa cần có những cơng cụ chuyên chở đặc biệt, nếu không chọn phương tiện phù hợp thì chất lượng hàng hóa có thể bị ảnh hưởng như biến chất, hư hỏng, đổ vỡ…Ví dụ, đối với những mặt hàng như hoa quả, thủy hải sản cần bảo quản và chuyên chở trong container lạnh, với những mặt hàng dễ hư hỏng như gốm sứ, bia rượu thì cần có biện pháp chèn lót hợp lý trong q trình xếp dỡ, quy định trọng tải tối đa để giảm thiểu rủi ro. Công ty cần quyết định việc dùng phương tiện nào là hợp lý? Cách thức bảo quản trong q tình vận chuyển ra sao? Vì khi hàng hóa đã được thơng quan thì trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa sao cho hàng khơng bị hư hỏng, biến chất là trách nhiệm của công ty. Do vậy, nếu có bất cứ thiệt hại gì thì cơng ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng nhập khẩu, đơi khi cịn xảy ra tranh chấp và cơng ty có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của cơng ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.
Việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hóa để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chun chở sẽ đảm bảo cho cơng ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
+ Chuẩn bị nhân cơng, phương tiện để phục vụ tốt q trình vận chuyển
Cùng với quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu thì cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc chuyển thẳng hàng hóa đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thỏa thuận hai bên.
+ Tổ chức quá trình vận chuyển hiệu quả
Trong quá trình vận chuyển, công ty nên cử 1 hoặc 2 nhân viên cùng áp tải và giám sát hàng hóa đồng thời hỗ trợ người vận tải nếu gặp khó khăn trên đường. Nhân viên giám sát phải luôn giữ liên lạc với bộ phận liên quan để thơng báo tình hình vận chuyển. Khi gặp trở ngại phải liên hệ ngay với công ty để nhận chỉ đạo kịp thời, xử lý tình huống nhanh nhất có thể.
+ Giao hàng cho khách
Đây là khâu cuối cùng trong q trình vận chuyển nội địa. Khi hàng hóa đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng, cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho người nhận và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng chất lượng trong hợp đồng đã ký kết với khách. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký vào biên bản giao hàng vì đây là cơ sở để cơng ty địi tiền cước phí giao nhận của người ủy thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người ủy thác sau đó nộp lại cho cơng ty.
Trong q trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng ủy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải là trách nhiệm của ai
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì cơng ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hóa.
Tóm lại, cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự thành cơng của mỗi thương vụ. Nó tuy là khâu cuối cùng nhưng nếu khơng xác định đúng tầm quan trọng của cơng tác này thì cơng ty sẽ khơng đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng thành công. Nếu không may xảy ra rủi ro từ sự chuẩn bị khơng tốt của cơng ty thì phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu là điều không tránh khỏi. Như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên doanh số, lợi nhuận và quan trọng hơn đó là danh tiếng, uy tín của cơng ty trên thị trường.