Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
4.2 Các giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng NK bằng
4.2.1. Kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng bộ chứng từ nhận được từ khách hàng
Trong khâu này, các nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho khớp với nhau.
Bên cạnh đó, thực tế cho thấy tại phịng kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho người nhận hàng. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian, nếu xảy ra vấn đề trong một công đoạn mà chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Vì vậy, việc phân chia các cán bộ, nhân viên phụ trách riêng từng công đoạn để làm sẽ dễ dàng hơn trong giải quyết vấn đề đó.
Phân cơng bộ phận theo dõi những thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao
nhận hàng từ phía các cơ quan chức năng, theo dõi các luật định liên quan đến loại hàng hóa mà cơng ty đang nhận chun chở, cập nhật thông tin từ hàng ngày từ cấp trên và cơ quan hữu quan như Cảng, Tổng cục Hải quan và cơ quan Nhà Nước để kịp thời có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ liên quan.
Xây dựng một trình tự làm việc hợp lý và chia nhỏ cơng việc. Mỗi cán bộ,
nhân viên sẽ đảm nhận một cơng đoạn trong quy trình đó. 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ như tờ khai, packing list,… 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên sâu với công việc làm thủ tục hải quan, 2 cán bộ này ln có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Như vậy sẽ tạo nên sự chuyên sâu và thành thạo hơn trong nghiệp vụ của các nhân viên. Công việc luôn là một dây chuyền khép kín, các cán bộ, nhân viên trong phòng sẽ trao đổi được với nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế, nếu phát hiện sai
chứng nhận về tình trạng của hàng hóa và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của hải quan.
4.2.2. Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Trong khâu khai báo và làm thủ tục hải quan, việc áp thuế chính xác cho hàng hóa là điều vơ cùng quan trọng. Vì thế, ở khâu này, nhân viên chứng từ cần tìm hiểu kĩ càng về đặc điểm của hàng hóa, sử dụng biểu thuế do Bộ Tài Chính ban hành để đối chiếu tính mức thuế. Ln cập nhật thơng tin, văn bản hướng dẫn, văn bản quy định về mức thuế áp dụng đối với một số mặt hàng đặc biệt. Ví dụ một số văn bản, thông tư như: Biểu thuế 2015, Thông tư 14/2006/TT-BTC hướng dẫn thực hiện thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam, thông tư 152/2015 TT-BTC hướng dẫn về thuế tài nguyên, thông tư 87/2004/TT-BTC hướng dẫn thi hành thuế nhập khẩu,…
Bên cạnh đó, để việc khai báo được chính xác, nhân viên khai báo cần kiểm tra cẩn thận lại bộ chứng từ xem thơng tin, số liệu có khớp nhau hay khơng, nếu có sai lệch thì phải nhanh chóng báo lại cho người xuất khẩu hoặc khách hàng để kịp thời sửa chữa, sau đó tiến hành khai báo.
4.2.3. Hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng
+Nghiên cứu về đặc tính riêng biệt của hàng hóa vận chuyển cho chủ hàng là việc hết sức ý nghĩa quan trọng.
Vì mỗi loại hàng hóa cần có những cơng cụ chun chở đặc biệt, nếu khơng chọn phương tiện phù hợp thì chất lượng hàng hóa có thể bị ảnh hưởng như biến chất, hư hỏng, đổ vỡ…Ví dụ, đối với những mặt hàng như hoa quả, thủy hải sản cần bảo quản và chuyên chở trong container lạnh, với những mặt hàng dễ hư hỏng như gốm sứ, bia rượu thì cần có biện pháp chèn lót hợp lý trong q trình xếp dỡ, quy định trọng tải tối đa để giảm thiểu rủi ro. Công ty cần quyết định việc dùng phương tiện nào là hợp lý? Cách thức bảo quản trong quá tình vận chuyển ra sao? Vì khi hàng hóa đã được thơng quan thì trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa sao cho hàng khơng bị hư hỏng, biến chất là trách nhiệm của công ty. Do vậy, nếu có bất cứ thiệt hại gì thì cơng ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng nhập khẩu, đơi khi cịn xảy ra tranh chấp và cơng ty có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của cơng ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.
Việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hóa để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức q trình chun chở sẽ đảm bảo cho cơng ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
+ Chuẩn bị nhân cơng, phương tiện để phục vụ tốt q trình vận chuyển
Cùng với quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu thì cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân cơng, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc chuyển thẳng hàng hóa đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thỏa thuận hai bên.
+ Tổ chức quá trình vận chuyển hiệu quả
Trong quá trình vận chuyển, cơng ty nên cử 1 hoặc 2 nhân viên cùng áp tải và giám sát hàng hóa đồng thời hỗ trợ người vận tải nếu gặp khó khăn trên đường. Nhân viên giám sát phải luôn giữ liên lạc với bộ phận liên quan để thơng báo tình hình vận chuyển. Khi gặp trở ngại phải liên hệ ngay với cơng ty để nhận chỉ đạo kịp thời, xử lý tình huống nhanh nhất có thể.
+ Giao hàng cho khách
Đây là khâu cuối cùng trong q trình vận chuyển nội địa. Khi hàng hóa đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng, cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho người nhận và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng chất lượng trong hợp đồng đã ký kết với khách. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký vào biên bản giao hàng vì đây là cơ sở để cơng ty địi tiền cước phí giao nhận của người ủy thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người ủy thác sau đó nộp lại cho cơng ty.
Trong q trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể u cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng ủy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải là trách nhiệm của ai
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì cơng ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hóa.
Tóm lại, cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự thành cơng của mỗi thương vụ. Nó tuy là khâu cuối cùng nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì cơng ty sẽ khơng đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng thành công. Nếu không may xảy ra rủi ro từ sự chuẩn bị khơng tốt của cơng ty thì phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu là điều không tránh khỏi. Như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên doanh số, lợi nhuận và quan trọng hơn đó là danh tiếng, uy tín của cơng ty trên thị trường.
4.2.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đặc thù của hoạt động giao nhận vận tải là tính phức tạp rất cao cho nên chỉ một lỗi sai sót nhỏ về nghiệp vụ cũng có thể dẫn đến những tổn thất rất lớn về cả tài sản và uy tín của cơng ty. Do đó, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho họ là giải pháp cần thiết. Cơng ty có thể sử dụng các biện pháp sau:
Về trình độ nghiệp vụ, nhân viên cần nâng cao ý thức học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, thành thạo về nghiệp vụ như: giao nhận, thanh toán, ngoại thương, giao tiếp, am hiểu luật pháp quốc gia. Bên cạnh đó, cơng ty cần chú trọng tới cơng tác đào tạo huấn luyện đội ngũ cán bộ, nhân viên, mở khóa đào tạo nội bộ trong cơng ty đặc biệt là những nhân viên mới trúng tuyển vào cơng ty càng cần sự dìu dắt giúp đỡ của các anh chị.
Về môi trường: tạo môi trường làm việc thân thiện, năng động, nhiệt tình cho các nhân viên làm việc, tạo khả năng sáng tạo, phát huy chiến lược mới đối với nhân viên làm mảng marketing.
Quy định về nội quy chặt chẽ, chính sách sử dụng lao động, thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, chính sách đãi ngộ tốt với người có sáng kiến hay, đóng góp cho sự phát triển của cơng ty.
4.3 Một số kiến nghị
4.3.1. Kiến nghị về phía cơ quan nhà nước
Nhà nước cần xây dựng và hoàn thiện khung khổ pháp lý về thể chế chính
quy định về điều kiện kinh doanh, cấp phép, thống nhất và tiêu chuẩn hóa thủ tục hải quan.
Cải cách và đổi mới hoạt động hải quan, tạo tiền đề lưu thơng hàng hóa quốc
tế ra vào lãnh thổ. Bên cạnh đó, tăng cường thúc đẩy tiến trình tự do hóa thương mại, tham gia các hiệp định kinh tế song phương, đa phương nhằm tạo cơ hội mở rộng thị trường, từ đó phát triển dịch vụ logistics Việt Nam. Việc ký kết thành công hiệp định TPP là cơ hội mà nhà nước và cơ quan Bộ Ngành tạo ra cho các công ty, doanh nghiệp logistics. Ngồi ra, cịn nhiều hiệp định đang trong q trình đàm phán, dự kiến cũng mang lại nhiều lợi ích to lớn cho hoạt động giao nhận vận tải.
Đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ công tác giao nhận vận tải biển.
Hồn thiện hệ thống thơng tin liên lạc, kho bãi, kết nối các trung tâm kinh tế vào một mạng lưới giao thơng hồn chỉnh nhằm đảm bảo vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Đầu tư chú trọng phát triển cảng biển, cảng sông, nạo vét luồng lạch để tránh ách tắc giao thông gây cản trở q trình vận chuyển hàng hóa. Vì hiện tại, tuy nước ta có nhiều cảng biển nhưng phân bố khơng đồng đều, chủ yếu ở khu vực tp Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, hiệu quả sử dụng cảng biển chưa cao (cảng nơng nên những tàu có trọng tải lớn khó thể cập cảng trực tiếp). Trang bị đầy đủ các trang thiết bị tại cảng để bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa nhằm hạn chế rủi ro về chất lượng hàng hóa do khơng kịp xếp dỡ.
Hồn thiện hệ thống chính sách thuế- tín dụng
Chính sách thuế cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải ngoài việc là nguồn thu cho ngân sách nhà nước, thì cịn phải có tác dụng khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động bằng các chính sách ưu đãi như giảm thuế giá trị gia tăng (VAT) dựa trên tỷ lệ lượng hàng hóa xuất nhập khẩu chở bằng phương tiện trong nước.
Ngoài ra, việc áp mức thuế suất chưa rõ ràng khiến cho một mặt hàng có thể áp nhiều mã thuế khác nhau. Vì chỉ cần mơ tả khơng rõ nét thì hàng hóa sẽ bị áp mức thuế khác. Như vậy rất khó cho người khai hải quan trong cơng tác áp mã HS hàng hóa để tính thuế, và doanh nghiệp có thể bị cán bộ hải quan yêu cầu làm rõ, từ đó gây phức tạp, mất thời gian và làm chậm tiến độ giao hàng.
Tạo mối liên kết giữa các doanh nghiệp
Việc mở rộng thị trường và giảm thiểu rào cản thuế quan đã tạo cơ hội cho việc giao thương được thuận tiện, dễ dàng hơn. Ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngồi có chi nhánh hoạt động tại Việt Nam, mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt. Vì thế, nhà nước cần là sợi dây liên kết các doanh nghiệp kinh doanh vận tải với nhau nhằm chiếm lĩnh thị phần trong nước trước, sau đó mới mở rộng ra nước ngồi. Cơ quan nhà nước có thể có những buổi hội thảo, buổi gặp mặt các lãnh đạo chủ chốt của các công ty để trao đổi và bàn luận về những cơ hội và thách thức, nâng cao nhận thức về lĩnh vực và diễn biến thị trường.
4.3.2 Kiến nghị về phía các bên liên quan
4.3.2.1. Tổng cục hải Quan
Nghiên cứu kỹ quy trình thủ tục hải quan hiện đại hơn nữa để có những biện
pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan nhưng vẫn đảm bảo được sự quản lý của cơ quan. Qua đó giúp các cơ quan Hải quan và hoạt động giao nhận giảm bớt được thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục hải quan. Cơ quan hải quan nên đưa ra các hướng dẫn ngày càng rõ ràng, dễ hiểu và công khai cho các doanh nghiệp nắm vững các bước khai báo. Đồng thời cần có những biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực khi các doanh nghiệp tiến hành thủ tục hải quan.
Hoàn thiện hệ thống máy tính nối mạng trong cơ quan hải quan, sẵn sàng
tiếp nhận và xử lý các giao dịch điện tử phát sinh từ khâu tiếp nhận khai báo, tính thuế, giám sát cảng và kho bãi.
Cần áp dụng các chính sách, quy định do nhà nước ban hành một cách kịp
thời và nhanh chóng ứng dụng trong q trình làm việc để mang lại hiệu quả tối ưu. Ví dụ Quy định số 2148/QĐ-TCHQ ngày 31/12/2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về Quy chế áp dụng quản lý rủi ro trong quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đã hạn chế được nhiều vấn đề trong q trình quản lý và giao nhận hàng hóa của các doanh nghiệp.
4.3.2.2. Từ các tổ chức, hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA)
Nâng cao vai rò và trách nhiệm của hiệp hội trong việc liên kết, hợp tác
những nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, logistics trong và ngồi nước nhằm kiến tạo vai trị một ngành kinh tế mũi nhọn của Việt Nam.
Nâng cao tính chuyên nghiệp, phát triển dịch vụ logistics hiện đại, kết nối
giữa các khu vực và toàn cầu. Hiệp hội cũng là nơi chia sẻ các thông tin, kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp tin tưởng và cải thiện khả năng cạnh tranh khơng chỉ trong nước mà cịn trên thế giới.
4.3.2.3. Từ phía cảng
Cảng cần tạo mọi điều kiện cho q trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh hơn, đảm bảo an tồn cho hàng hóa. Khi tàu cập cảng, nhân viên cảng cần chuẩn bị sẵn sàng trang thiết kịp thời phục vụ việc xếp dỡ hàng hóa và vận chuyển hàng hóa ra địa điểm kho bãi. Trong q trình bốc xếp, cần hạn chế tối đa tỷ lệ làm hư hỏng hàng hóa, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Qua đó, ta thấy cảng cũng là một trong những yếu tố tác động đến tiến trình giao nhận hàng hóa và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, giữ mối quan hệ tốt với các cán bộ tại cảng là cần thiết và quan trọng giúp tăng cường khả năng giao nhận của doanh nghiệp.