1.1.5 .Khái niệm tiêu chuẩn kiếm soát bán hàng
2.2.Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại công ty
2.2.1. Quy trình kiểm sốt bán hàng tại cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang
- Quy trình kiểm sốt bán hàng của cơng ty chưa rõ ràng. Hiện tại chưa có văn bản hay cuộc họp chính thức nào trong nội bộ cơng ty để phổ biến về quy trình hay cách thức kiểm sốt hoạt đơng bán hàng.
- Hoạt động kiểm sốt bán hàng khơng được diễn ra thường xuyên, được thực hiện chủ yếu bởi giám đốc công ty và trưởng bộ phận bán hàng. Hoạt động kiểm sốt bán hàng ít có sự phối hợp với các bộ phận khác trong cơng ty.
- Các khó khăn gặp phải trong q trình kiểm sốt bán hàng: quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng chưa rõ ràng, trình độ nhân sự chưa cao, khó khăn trong việc thành lập danh sách chuyên gia, thường các cán bộ quản lý tại bộ phận bán hàng và giám đốc làm luôn chuyên gia nên việc đánh giá kết quả thường không cao. Bên cạnh đó, việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt cũng là một khó khăn trong hoạt động kiểm sốt bán hàng mà cơng ty đang gặp phải.
2.2.1.1. Xác định tiêu chuẩn kiểm sốt bán hàng tại cơng ty
Theo như bản thân em tìm hiểu và nghiên cứu, em nhận thấy các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng được sử dụng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang bao gồm:
Bảng 2.2. Bảng các tiêu chuẩn kiểm sốt bán hàng được sử dụng tại cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang năm 2018.
STT Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng tại công ty
Bao gồm Cụ Thể
1 Tiêu chuẩn đầu ra
Doanh số bán hàng > 1.6 tỷ/ tuần >= 6.5 tỷ/ tháng Lợi nhuận bán hàng > 0.13 tỷ/ tuần
>= 0.6 tỷ đồng/ tháng Chi phí bán hàng <1.2 tỷ/ tuần
< 4.5 tỷ đồng/ tháng
Thị phần = Thị phần mới/ tổng thị phần= 1/5/ tháng
Số lượng đơn đặt hàng >= 50 đơn/tháng Số lượng doanh nghiệp
hợp tác.
> 3 doanh nghiệp/ tháng
Tiêu chuẩn nền
Hình thức trang phục Đối với nam quần âu tối màu, áo sơ mi sáng màu. Đối với nữ áo sơ mi sáng màu, quần âu sẫm màu hoặc chân váy sẫm màu dài
2 tảng không quá đầu gối.
Ý thức tổ chức kỷ luật - Đi làm muộn bị trừ trực tiếp vào lương cứng.
- Nghỉ phép cần có viết giấy xin phép có chữ ký của cấp trên. Giao tiếp ứng xử Có khả năng giao tiếp tốt. Hòa
đồng thân thiện với mọi người trong công ty.
Kiến thức về ngành nghề, sản phẩm và đối thủ cạnh tranh
Nắm bắt đầy đủ thông tin giá cả, chức năng, đặc điểm của sản phẩm.
Kỹ năng đàm phán và tổ chức công việc
-Nếu đạt mục tiêu doanh số: Kĩ năng tốt.
- Nếu khơng đạt mục tiêu doanh số: Kĩ năng kém.
(nguồn:Phịng kinh doanh)
Qua bảng 2.2. bảng về các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng được sử dụng tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang năm 2018 cũng như theo quan xát của bản thân em nhận thấy bộ tiêu chuẩn kiểm sốt bán hàng của cơng ty tuy đã có các tiêu chuẩn đầu ra và tiêu chuẩn nền tảng sử dụng trong q trình kiểm sốt bán hàng nhưng vẫn cịn khá chung chung các tiêu chuẩn chưa thực sự phù hợp với tình hình phát triển của cơng ty. Các tiêu chuẩn về chi phí, doanh số, lợi nhuận được đưa ra song các số liệu chủ yếu là các tiêu chuẩn áp cho cả công ty chưa đi kèm với các số liệu về chỉ tiêu cho từng nhân viên trong một tháng để phục vụ tốt cho quá trình đánh giá kết quả hoạt động bán hàng. Các tiêu chuẩn nền tảng tuy đã được ban lãnh đạo công ty chú ý và thực hiện nhưng vẫn chưa thực sự sát xao và đầy đủ.
Theo như kết quả của phiếu điều tra, trong quá trình thực hiện phát 23 phiếu và thu về 20 phiếu hợp lệ kết quả cho thấy có đến 16 phiếu chiếm 80% cho rằng các tiêu chuẩn kiểm sốt của cơng ty chưa hiệu quả, chưa thật sự phù hợp với tình hình kinh tế cũng như nguồn lực vốn có của cơng ty. Và chỉ có 4 phiếu chiếm 20% cho rằng các tiêu chuẩn là hiệu quả, phù hợp và cung cấp nhiều thơng tin hữu ích. Qua đây cơng ty cũng cần thay đổi lại các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng cho phù hợp hơn.
Bảng 2.3. So sánh kết quả kinh doanh thực hiện trong ba tháng(7,8,9) năm 2018 với kế hoạch kinh doanh ba tháng(7,8,9) năm 2018.
Đơn vị: tỷ đồng STT Các chỉ tiêu T7 T8 T9 Kế hoạch Thực hiện Thực hiện/ kế hoạch (%) Kế hoạch Thực hiện Thực hiện/ kế hoạch (%) Kế hoạch Thực hiện Thực hiện/ kế hoạch (%) 1 Doanh thu bán hàng 6.8 6.12 62,09% 6.9 6.03 87,39% 7.02 6.32 90,03% 2 Chi phí bán hàng 4.12 4.05 98,3% 4.12 3.95 95,87% 4.2 4.16 99,04% 3 Lợi nhuận sau thuế 0.67 0,517 77,16% 0.695 0.52 74,82% 0.705 0.54 76,59% (Nguồn: Phịng Kế Tốn)
Thông qua bảng 2.3: Bảng so sánh kết quả kinh doanh thực hiện trong ba tháng(7,8,9) năm 2018 với kế hoạch kinh doanh ba tháng(7,8,9) năm 2018. Ta có thể thấy doanh thu bán hàng kế hoạch tháng 7 là 6.8 tỷ đồng trong khi thực hiện chỉ có 6.12 tỷ đồng đạt 62,09% so với kế hoạch, trong tháng 8 doanh thu thực tế giảm đến 12,6% so với kế hoạch, tỷ lệ thực hiện / kế hoạch đạt 87,39%, trong tháng 9 cũng có sự giảm về doanh thu thực tế giảm 9.97%.
Về chi phí bán hàng kế hoạch tháng tháng 7 là 4.12 tỷ đồng tuy nhiên so với thực tế thực hiện chỉ có 4.05 tỷ đồng giảm 1.69%, trong tháng 8 chi phí bán hàng thực tế giảm 4.12% so với kế hoạch ban đầu, trong tháng 9 tỷ lệ chi phí thực thế / kế hoach đạt 90,04%. Tuy kết quả chênh lệch không cao nhưng đây cũng là tín hiệu đáng mừng có thể thấy cơng ty kiếm sốt khá chặt chẽ về chi phí.
Về lợi nhuận sau thuế với kế hoạch thực hiện tháng 7 là 0.67 tỷ đồng nhưng trong thực tế thực hiện chỉ đạt có 0.517 tỷ đồng giảm 7,9%, tháng 8 lợi nhuận sau thuế kế hoạch giảm đến 25,17% so với thực tế,còn tháng 9 lợi nhuận sau thuế thực tế chỉ đạt có 0.54 tỷ đồng đã giảm lên đến 23, 4% so với kế hoạch- một con số khá cao. Thơng qua đây ta cũng có thể thấy cơng tác kiểm
tại của cơng ty. Công ty cần đưa ra điều chỉnh lại hoạt động kiểm soát bán hàng để tránh những sai lầm khơng đáng có.
Bảng 2.4. Số lượng doanh nghiệp dự kiến hợp tác tại các tỉnh thành của công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang năm 2018
Đơn vị: doanh nghiệp
STT Địa điểm Số lượng doanh nghiệp thực tế hợp tác năm 2018 Số lượng doanh nghiệp dự kiến hợp tác trong năm 2018 Thực tế/ Dự kiến (%) 1 Hà nội 12 15 80% 2 Hồ Chí Minh 10 17 58,82% 3 Hải Phòng 7 9 77,78%
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Qua bảng 2.4. bảng về số lượng khách hàng dự kiến tại các tỉnh thành của công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang năm 2018 ta có thấy lượng khách hàng của cơng ty chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp tập trung ở Hà Nội, sau đó là Thành Phố Hồ Chí Minh và cuối cùng là Hải phịng. Nhìn chung khơng có sự chênh lệch nhiều về kết quả dự kiến và thực tế, ngoại trừ khu vực thành phố Hồ Chí Minh do đây là khu vực được đánh giá khá cao về tiềm năng phát triển, nên công ty đã đặt ra kế hoạch dự kiến khá cao, tuy nhiên do nguồn lực cũng như chi phí cịn hạn chế nên công tác thực hiện mới chỉ đạt có 58,82% kế hoạch đề ra. Khu vực Hà nội và Hải Phịng có sự chênh lệch xong khơng đáng kể, do đây cũng là khu vực mà công ty đã khai thác phát triển từ đầu và cũng là khu vực trong phạm vi hoạt động của công ty, nên tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
* Các tiêu chuẩn nền tảng:
Các tiêu chuẩn dựa trên hành vi ứng xử (năng lực bán hàng): cho phép nhà quản trị bán hàng tập trung và đánh giá hành vi ứng xử của nhân viên bán hàng và qua đó có thể đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện hành vi ứng xử của nhân viên. Các tiêu chuẩn này được xác định khơng cần thơng qua sự kiểm sốt trực tiếp việc thực hiện cúa các nhân viên bán hàng của công ty. Chỉ tiêu đo lường dược áp dụng để đánh giá hành vi ứng xử của nhân viên là số lần nói
chuyện về sản phẩm, hàng hóa , dịch vụ và những vấn đề liên quan đến hoạt động bán với khách hàng như: kỹ năng đàm phán, giao tiếp ứng xử, kỹ năng tổ chưc cơng việc…
- Nhận xét: Hiện tại cơng ty đã có các hoạt động đo lường kết quả hoạt động bán hàng. Các kết quả đo lường được thực hiện sát xao bởi nhân viên các bộ phận dưới sự giám sát của các trưởng bộ phận. Nhưng q trình đo lường hồn tồn phụ thuộc vào các nhân viên tại các bộ phận, ít có sự tham gia hướng dẫn, kiểm tra từ phía ban lãnh đạo công ty. Các kết quả sau khi đo lường cũng không được ban lãnh đạo công ty kiểm tra lại.
Theo như tổng hợp kết quả của mẫu phiếu điều tra khi phát đi 23 phiếu thu về 20 phiếu hợp lệ cho thấy có đến 12 phiếu chiếm 60% cho rằng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá nhân viên bán hàng là chưa phù hợp, còn lại là 3 phiếu chiếm 15% cho rằng hệ thống tiêu chuẩn là rất hợp lý, hiệu quả cao và 5 phiếu chiếm 25% cho rằng hệ thống tiêu chuẩn là hợp lý cần tiếp tục phát huy. Có thể thấy hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân viên của công ty chưa thật sự phù hợp và được đồng thuận từ các nhân viên. Do vậy cơng ty cần có những xem xét và sửa đổi để phù hợp hơn.
2.2.1.3. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng và triển khai các hoạt động điều chỉnh của công tyTNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang.
a. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng của công ty.
Bảng2.5: Kết quả sản phẩm bán ra của một số nhân viên kinh doanh tiêu biểu trong tháng 7 năm 2018 của công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao
Hà Trang. SSTT Họ và tên Sản phẩm bán Số lượng (chiếc) Giá ( triệu đồng) Tổng (triệu đồng) 1 1 Trần Quang Anh
Máy gây mê kèm thở AM-52
01 450 450
Máy theo dõi khoa sản BT-350 03 45 135 2 2 Tạ Văn Lâm
Máy theo dõi sản khoa BT-300
05 35 175
3 Hiếu nhân OSEN 9000D
Máy thở VM-309 01 365 365
Monitor theo dõi sản khoa Datalys 500 Plus
04 76 304 4 4 Tống Thị Lan Hệ thống cảm biến KTS FLAT-PANEL DETECTOR VIVIX-S 01 450 450 Máy thở VM-309 03 365 1.095 5 5 Nguyễn Văn Hùng
Máy phết tế bào đơn lớp F50
05 175 875
Máy gây mê kèm thở AM-53 02 475 950 6 6 Đỗ Quang Anh Tấm cảm biến DR- Clear Vision 1717BC 01 720 720
Máy theo dõi sản khoa BT-350
02 45 90
(nguồn: Phịng kế tốn )
Thơng qua bảng 2.5: bảng về kết quả sản phẩm bán ra của một số nhân viên kinh doanh tiêu biểu trong tháng 7 năm 2018 của công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang. Qua đây Ban giám đốc có cái nhìn khách quan hơn về tình hình bán hàng của cơng ty, cụ thể về các mặt hàng được xuất ra, số lượng và đơn giá rõ ràng, tránh được sai lệch thiếu sót hay mất mát sản phẩm. Cùng với đó lấy đó làm cơ sở đánh giá nhân viên, với những nhân viên bán hàng mà luôn đạt được doanh số đề ra và có những đóng góp thiết thực và phù hợp cho việc phát triển bán hàng thì được đánh giá là tốt. Từ đó có những đãi ngộ, khen thưởng và ngược lại khi chưa hoàn thành nhiệm vụ được đánh giá là kém có những hình thức phê bình, điều chỉnh lại mục tiêu cho các cá nhân đó.
Tổ chức đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên bán hàng: Theo như tổng hợp kết quả của mấu phiếu điều tra khi phát đi 23 phiếu thu về 20 phiếu hợp lệ cho thấy có đến 12 phiếu chiếm 60% cho rằng hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá
chuẩn là rất kém cần thay đổi, còn lại là 3 phiếu chiếm 15% cho rằng hệ thống tiêu chuẩn là rất hợp lý. Có thể thấy hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân viên của công ty chưa thật sự phù hợp và được đồng thuận từ các nhân viên. Nguyên nhân chính cũng là do:
- Cơng ty chưa có nhân viên cụ thể phụ trách cơng tác kiểm sốt bán hàng và đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên bộ phận bán hàng.
- Việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá chưa được rõ ràng và cụ thể.
+ Các tiêu chuẩn đánh giá không được ban giám đốc phổ biến đến các nhân viên trong công ty và cũng khơng có các văn bản cụ thể về các tiêu chuẩn đánh giá này.
+ Chưa có các chỉ tiêu rõ ràng về doanh thu, doanh số hay chi phí bán hàng được đặt ra cho từng nhân viên cụ thể. Các chỉ tiêu đặt ra mang tính chất là mục tiêu chung của tất cả lực lượng bán hàng.
b. Kiểm sốt phản hồi của cơng ty.
Công tác này chủ yếu do ban giám đốc của cơng ty cùng với trưởng phịng kinh doanh thực hiện. Ví dụ theo như bảng 2.5: Kết quả sản phẩm bán ra của một số nhân viên kinh doanh tiêu biểu trong tháng 7 năm 2018 của công ty TNHH thương mại và dịch vụ công nghệ cao Hà Trang, ban giám đốc qua đây đưa ra các nhận xét Tốt hay kém: Với những nhân viên bán hàng mà luôn đạt được doanh số đề ra và có những đóng góp thiết thực và phù hợp cho việc phát triển bán hàng thì được đánh giá là tốt. Từ đó có những đãi ngộ khen thưởng, và ngược lại khi chưa hoàn thành nhiệm vụ được đánh giá là kém có những hình thức phê bình, điều chỉnh lại mục tiêu cho các cá nhân đó.
c. Triển khai các hoạt động điều chỉnh của công ty.
Bảng 2.6: Bảng điều chỉnh các hoạt động bán hàng.
STT Hoạt động điều chỉnh
Nội dung cụ thể
1 Mục tiêu bán hàng Công ty đang họp bàn và đưa ra mục tiêu cho từng cá nhân phụ trách nhóm hàng. Để từ đó, cơng tác kiểm sốt sẽ được dễ dàng hơn. Trong đó bao gồm : đặt mục tiêu, cam kết cho từng tháng phải đạt được hay mục tiêu cam kết tăng lợi nhuận đồng thời phải giảm các chi phí bán
hàng…
2 Hình thức bán hàng Cơng ty bán hàng theo hai hình thức bán hàng trực tuyến và truyền thống. Do vậy, việc đa dạng mở rộng hình thức bán hàng sẽ đáp ứng tốt được nhu cầu của khách hàng nhất là hiện nay sự phát triển nhanh chóng về cơng nghệ thơng tin đó là điều rất cần thiết. Ngồi ra, Công ty cũng đang hướng phát triển kết hợp với các đối tác tham gia vào các sàn giao dịch thương mại thương điện tử để nhằm tăng doanh thu và tạo dựng thương hiệu.
3 Lực lượng bán hàng Luôn tạo môi trường thân thiện với khách hàng. Tạo mối quan hệ tốt và sự nhiệt tình, u thích cơng việc cho nhân viên. Khuyến khích, hướng dẫn nhân viên có những ý tưởng, sự sáng tạo trong quá trình hoạt động bán hàng của mình.
4 Chất lượng phục vụ với khách hàng
Đẩy mạnh chất lượng phục vụ được tốt nhất. Tạo dựng thương hiệu , vị thế trên thị trường để thu hút, hấp dẫn khách hàng đến với cơng ty.
(Nguồn: Phịng kinh doanh)
Từ bảng 2.6: Bảng điều chỉnh các hoạt động bán hàng ta có thể thấy các hoạt động điều chỉnh được công ty đề ra là khá hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên,