6. Kết cấu đề tài
2.1. Khái quát về công ty TNHH Winmark Việt Nam
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Công ty TNHH Winmark là doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng thương mại thành phố Hà Nội và sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được xây dựng và hoạt động theo mơ hình cơ cấu trực tuyến chức năng đây là kiểu tổ chức phổ biến ở các công ty hiện nay. Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Winmark Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) Trong đó:
- ASM: Are sales managare (Quản lý kinh doanh khu vực) - KSM: Key account manager (Quản lý khách hàng trọng điểm) - TSM: Territory sale manager (Quản lý bán hàng khu vực) - SR: Sale representative (Đại diện bán hàng)
- QC: Quality control - Kiểm soát chất lượng
Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban tại cơng ty TNHH Winmark Việt Nam a. Hội đồng thành viên
- Đảm bảo hoạt động đúng nguyên tắc và chịu trách nhiệm trong hoạt động quản lý, điều hành công ty.
- Đảm bảo sự nhất quán trong việc duy trì những tiêu chí thích hợp trong hoạt động, tổ chức, kiểm soát và quản lý.
Hội đồng thành viên
Tổng giám đốc
Trợ lý Tổng giám đốc
Giám đốc
cung ứng Kinh doanhGiám đốc MarketingGiám đốc Giám đốc Nhân sự Giám đốc Tài chính Giám đốc Sản xuất
ASM KSM TSM TSM TSM SR SR SR SR SR SR Kỹ thuật Cơng nghệ QC Kho Phân xưởng Cơ điện Hành chính tổng hợp Tiền lương, chính sách Tuyển dụng, đào tạo
b. Ban Giám đốc
- Chức năng và nhiệm vụ quan trọng nhất đối với Ban Giám đốc là việc đưa ra các chiến lược cho tồn cơng ty về kế hoạch đầu tư, kinh doanh và xây dựng thương hiệu cơng ty trong ngắn hạn và trong tầm nhìn dài hạn. Đồng thời đó cũng là việc kết hợp các phịng ban chức năng cùng với toàn bộ nhân viên xây dựng nền văn hóa cơng ty.
- Ngồi ra, Ban Giám đốc là người trực tiếp xây dựng ngân sách cho từng phịng ban, quản trị chi phí và ra quyết định. BGĐ trực tiếp đề cử cán bộ phụ trách các chương trình và dự án lớn của công ty cho thật phù hợp với trình độ năng lực chun mơn của mỗi người. Đồng thời BGĐ sẽ kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, chịu trách nhiệm xây dựng chính sách lương thưởng cũng như xử phạt lao động mang tính chất chung cho tồn cơng ty.
c. Phòng Cung ứng
- Tham mưu cho BGĐ trong công tác hoạch định để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư và cung cấp vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
- Quản lý và kiểm sốt tồn bộ hoạt động: dự trữ - xuất - kiểm kê vật lực của hệ thống kho theo quy định công ty.
- Phối hợp với các bộ phận, phịng ban khác thu thập, phân tích thơng tin, đánh giá dự báo nhu cầu mua hàng trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đảm bảo mục tiêu kinh doanh và tiến độ công việc. Tổ chức việc lưu trữ, bảo quản hàng hóa theo đúng quy định một cách khoa học, dễ truy xuất khi cần thiết và thực hiện các công tác bảo mật theo quy định của cơng
d. Phịng Tài chính:
- Tổ chức cơng tác hạch tốn, kế toán và thiết lập các nguyên tắc, quy định quản lý vốn và nguồn vốn phù hợp với Luật pháp hiện hành và với nhu cầu phát triển của công ty trong từng thời kỳ, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước.
- Cân đối kế hoạch tài chính tháng/quý/năm của các đơn vị trong tồn hệ thống cơng ty. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện tài chính trong từng đơn vị để đề xuất huy động và điều tiết vốn kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh, đầu tư của cơng ty.
- Thiết lập và hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty. Tổ chức và kiểm tra, kiểm soát về hiệu quả các hoạt động tài chính, làm rõ và xử lý trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm tập thể trong các đơn vị sử dụng vốn của cơng ty.
e. Phịng Marketing:
- Giúp giám đốc cơng ty điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị trên cơ sở chiến lược marketing dài hạn một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn lực cho kinh doanh.
- Kết hợp với phòng kinh doanh, bán hàng xác định nhu cầu thị trường, phát triển, hoàn thiện sản phẩm đáp ứng các nhu cầu.
- Xây dựng chiến lược marketing toàn diện và cụ thể trên cơ sở phân tích kỹ thị trường, có kế hoạch tiếp thị bán hàng đối với từng thị trường phù hợp theo thời điểm.
f. Phòng Bán hàng:
- Thực hiện công tác kinh doanh và quản lý thị trường tại địa bàn phụ trách, khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng.
- Tổ chức thực hiện các cơng tác truyền thơng, quảng bá hình ảnh Cơng ty.
- Chăm sóc, thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với khách hàng nhằm mở rộng thị trường và nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
g. Phịng Hành chính Nhân sự:
- Phịng hàng chính nhân sự sẽ tham mưu cho Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc Công ty về các vấn đề: Tổ chức bộ máy và mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phịng, cơng tác bảo vệ, an tồn và vệ sinh mơi trường. Cụ thể:
Sắp xếp bộ máy tổ chức nhân sự phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Xây dựng nội quy, quy chế về công tác lao động, tiền lương.
Tổng hợp báo cáo, phân tích chất lượng nguồn nhân lực của cơng ty.
Thực hiện chức năng văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, đánh máy, quản lý tài sản, trang thiết bị khối văn phịng, cơng tác bảo vệ, an tồn lao động, phịng chống cháy nổ, vệ sinh, y tế...Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý, các giấy phép liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
h. Phịng Quản lý sản xuất:
- Quản lý kế hoạch, vật tư tài sản, kỹ thuật sản xuất, sử dụng máy móc, trang thiết bị trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện cơng tác bảo trì, bảo dưỡng, duy tu, sửa chữa, lắp đặt máy móc, thiết bị, điện nước trong cơng ty, đảm bảo phục vụ sản xuất liên tục, an tồn và độ bền của thiết bị máy móc.
- Thực hiện chức năng nghiên cứu để sản xuất sản phẩm mới, nghiên cứu áp dụng công nghệ mới hiện đại, tiên tiến cho Công ty nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm.
- Tổ chức tốt hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm cho từng công đoạn sản xuất, từng sản phẩm để đảm bảo hàng hóa bán ra đạt chất lượng.