6. Kết cấu đề tài
2.2. Thực trạng về công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH
2.2.1. Thực trạng công tác phân loại lực lượng bán hàng tại công ty TNHH
TNHH Winmark Việt Nam
2.2.1. Thực trạng công tác phân loại lực lượng bán hàng tại công ty TNHHWinmark Việt Nam. Winmark Việt Nam.
Hiện nay cơng ty TNHH Winmark Việt Nam có 2 lực lượng bán hàng cho cơng ty, đó là lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp và lực lượng bán hàng ngoài doanh nghiệp.
- Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp hay cịn được gọi là đội ngũ Telesales tại cơng ty. Công việc của các telesales là gọi điện xác nhận đơn hàng, làm báo giá, gửi mail giá cho khách hàng trọng điểm, làm đơn và follow up với bên giao hàng…
- Lực lượng bán hàng ngoài doanh nghiệp: mỗi nhân viên thuộc lực lượng bán hàng này sẽ được giao cho 2-3 tuyến, nhân viên sẽ phải tìm kiếm khách hàng trong tuyến đó, tới giới thiệu sản phẩm, ký kết hợp đồng trực tiếp với khách hàng, chuyển đơn hàng về công ty…
Bảng 2.3: Bảng phân loại lực lượng bán hàng của công ty TNHH Winmark Việt Nam năm 2015
STT Lực lượng bán hàng Số lượng nhân viên
1 Lưc lượng bán hàng tại doanh nghiệp
Telesales 7
2 Sales support 2
3
Lưc lượng bán hàng ngoài doanh nghiệp
Sale representative (Đại diện
bán hàng) 28
4 Territory sale manager (Quản
lý bán hàng khu vực) 6
5 Are sales managare (Quản lý
kinh doanh khu vực) 1
6 Key account manager (Quản
lý khách hàng trọng điểm) 1
7 Tổng lưc lượng bán hàng 45
(Nguồn : Phịng hành chính nhân sự) Công ty chưa triển khai bán hàng qua các đại lý, nhận thấy lực lượng bán hàng này tương đối tiềm năng đối với ngành hàng tiêu dùng nhanh do kênh này dễ dàng tiếp cận với người tiêu dùng nên công ty đang lên kế hoạch triển khai ký hợp đồng với các đại lý, các quán tạp hóa.
2.2.2. Thực trạng cơng tác xác định quy mô và định mức của lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Winmark Việt Nam.
2.2.2.1. Thực trạng công tác xác định quy mô lực lượng bán hàng
Thơng qua phịng hành chính nhân sự giúp em tìm hiểu được cơ cấu quy mơ, tình hình tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, tạo động lực cho lực lượng bán hàng về kinh doanh các sản phẩm hóa chất của cơng ty. Cơng ty mới phát triển thương hiệu trên thị trường Hà Nội, vì vậy, lực lượng bán hàng của cơng ty tập trung trong một thị trường nhất định, được phân chia theo từng khu vực, từng tuyến bán hàng.
Cơ cấu lực lượng bán hàng của công ty trong 3 năm qua về nhân sự có sự thay đổi qua từng năm được thể hiện qua số liệu sau:
Bảng 2.4: Cơ cấu lực lượng bán hàng của công ty TNHH Winmark Việt Nam trong 3 năm 2013-2015 (đơn vị : người)
Nội dung
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Số người Tỷ lệ % Số ngườ i Tỷ lệ % Số ngườ i Tỷ lệ % Tổng lực lượng bán hàng 37 100 40 100 45 100
Theo giới tính Nam 28 75.6 28 70 34 75.6
Nữ 9 24.4 12 30 11 24.4 Theo chức năng Quản lý bán hàng 7 18.9 7 17.5 8 17.8 Nhân viên bán hàng 28 75.7 31 77.5 35 77.8 Hỗ trợ bán hàng 2 5.4 2 5 2 4.4 Theo trình độ Đại học, cao đẳng 20 54 24 60 28 62.2 Trung cấp 10 27 10 25 12 26.7 Trung học phổ thông 7 19 6 15 5 11.1 ( Nguồn : Phịng hành chính nhân sự) - Từ bảng số liệu trên ta thấy: quy mô, kết cấu lực lượng bán hàng của công ty luôn tăng cả về số lượng và chất lượng. Tổng số nhân viên thuộc lực lượng bán hàng có sự tăng trưởng như vậy là do công ty mở rộng kinh doanh, cần them nhân viên để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tổng số nhân viên thuộc lực lượng bán hàng tăng theo từng cơ cấu khác nhau.
- Theo giới tính: năm 2013, lao động nam có 28 người chiếm 75,6% tổng số lực lượng bán hàng, lao động nữ chiếm 24,4% tương đương với 9 người. Năm 2015, lao động nam tăng lên đạt 34 người chiếm 75,6% tổng số lực lượng bán hàng, lao động nữ là 11 người chiếm 24,4% tổng số lực lượng bán hàng. Số lượng lao động nữ có xu hướng tăng do cơng ty đang có đang chú trọng hình thức bán hàng telesales, tuy vậy, lao động nam vẫn chiếm tỉ lệ lớn do đặc thù công việc đa phần thiên về lao động trực tiếp, bán hàng ngoài thị trường, tương đối vất vả.
- Theo chức năng: phịng hỗ trợ bán hàng khơng có sự thay đổi nhân sự, nhân viên cũ làm lâu năm tại cơng ty đã có kinh nghiệm xử lý, hỗ trợ cho lực lượng bán
hàng; tuy vậy, lực lượng bán hàng hàng năm vẫn có sự gia tăng từ 28 nhân viên chiếm 75.7% tổng lực lượng bán hàng lên tới 35 người chiếm 77.8% tổng lực lượng bán hàng. Điều này cho thấy công ty ngày càng phát triển, thương hiệu Rell ngày càng có chỗ đứng, được khách hàng tin dùng nên cần thêm nhân lực để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
- Theo trình độ học vấn: Tỷ lệ lao động phổ thơng giảm từ 19% xuống cịn 11.1% tổng lực lượng bán hàng trong năm 2015. Tỷ lệ lao động có trình độ đại học, cao đẳng tăng lên từ 20 người chiếm 54% tổng lực lượng bán hàng lên tới 28 người chiếm 62.2% tổng lực lượng bán hàng trong năm vừa qua. Từ đó ta thấy cơng ty đã có những chính sách đào tạo và phát triển lao động có chất lượng, trình độ cao hơn để nâng cao chất lượng cơng việc, tăng năng suất lao động và đạt được hiệu quả kinh doanh.
2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định định mức lực lượng bán hàng
Chính sách định mức bán hàng của cơng ty được giao cho phịng kinh doanh theo từng thời kỳ kinh doanh. Phịng kinh doanh phân cơng định mức cho các ASM và KAM, sau đó các quản lý sẽ điều chỉnh và chia đều cho các giám sát TSM. Mỗi TSM quản lý 6 nhân viên SR, và sẽ chia định mức cho mỗi người, tuy nhiên sẽ có sự điều chỉnh phù hợp sao cho cuối tháng các TSM đạt được định mức mà công ty giao xuống. Điều này nhằm giúp phòng kinh doanh chủ động và linh hoạt trong việc giao định mức phù hợp với năng lực cũng như trình độ của từng nhân viên.
Giao định mức theo hạn ngạch hoạt động của công ty được xác định dựa trên các chỉ tiêu: số khách hàng hoạt động, số khách hàng mở mới, tỷ lệ viếng thăm thành công, doanh thu… các nhân viên hàng ngày phải báo cáo các chỉ tiêu về cho bộ phận salesupport, bộ phận này sẽ tổng hợp báo cáo cho các TSM và ASM để có sự điều chỉnh kịp thời, đồng thời dựa vào các chỉ tiêu trên để tính thưởng cho lực lượng bán hàng.
Bảng 2.5: Định mức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Winmark Việt Nam
STT Lực lượng bán hàng Tiêu chí Định mức
1 SR, telesales Khối lượng hàng bán 4,000 (can/tháng) 2 TSM Khối lượng hàng bán 25,000 (can/tháng)
Số lượng khách hàng 2,400 (khách hàng) 3 ASM Khối lượng hàng bán 110,000 (can/tháng)
Số lượng khách hàng 9,000 (khách hàng) 4 KSM Khối lượng hàng bán 70,000(can/tháng)
(Nguồn: phòng kinh doanh) Dựa trên việc xác định hạn ngạch bán hàng công ty sẽ xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết, ngồi ra cơng ty cịn sử dụng hạn ngạch như một tiêu trí để kiểm soát, đánh giá năng lực, khả năng hồn thành cơng việc của mỗi nhân viên bán hàng. Thơng qua đó cơng ty có thể đưa ra những chương trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng một cách kịp thời và đúng đối tượng.
2.2.3. Thực trạng về công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng tại công tyTNHH Winmark Việt Nam TNHH Winmark Việt Nam
a. Nguồn tuyển dụng
Khi cơng ty có nhu cầu tuyển dụng do mở rộng quy mô sản xuất, nhân viên nghỉ việc … cơng ty sẽ tìm kiếm ứng viên thay thế qua các kênh:
- Tuyển dụng nội bộ: ví dụ với vị trí giám sát trống, cơng ty sẽ ưu tiên tuyển chọn từ các nhân viên bán hàng có thành tích tốt, những người này đã làm việc lâu tại cơng ty, vì vậy họ hiểu rõ đặc điểm sản phẩm Rell cũng như hiểu về khách hàng, từ đó dễ dàng thích hợp với vị trí mới.
- Đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng: công ty Winmark thường sử dụng các kênh: website winmark.com; vieclam24h.vn; timviecnhanh.com; mywork.com; kênh tuyển dụng trên facebook…
b. Tiêu chí tuyển dụng
Bảng 2.6: Tiêu chí tuyển dụng lực lượng bán hàng của cơng ty TNHH Winmark Việt Nam năm 2015
STT Chức vụ Tiêu chí tuyển dụng
1 Quản lý, giám sát bán hàng
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế - Có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh - Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm bán hàng
- Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong các công ty trong ngành hàng tiêu dùng nhanh, đặc biệt là hóa chất tẩy rửa.
- Có khả năng thiết lập chiến lược, mục tiêu
2 Nhân viên bán hàng
- Tối thiểu tốt nghiệp trung học phổ thơng - u thích cơng việc kinh doanh
- Có khả năng chở hàng nặng, chịu vất vả - Có ít nhất 06 tháng kinh nghiệm bán hàng - Khả năng giao tiếp tốt, ngoại hình ưa nhìn
- Hiểu biết về sản phẩm và ngành hàng tiêu dùng nhanh
3 Bộ phận
salesupport
- Đã từng qua bán hàng ít nhất 06 tháng
- Có khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phịng đặc biệt thơng thạo excel
- Giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục cao - Biết sử dụng phần mềm misa là một lợi thế
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự) c. Quy trình tuyển dụng
Hình 2.2: Quy trình tuyển dụng lực lượng bán hàng của cơng ty Winmark
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự)
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: khi nhân viên xin nghỉ hay vào những mùa cao điểm, lực lượng bán hàng thiếu, lập kế hoạch tuyển dụng về số lượng, các yêu cầu và vị trí cần tuyển dụng.
- Đăng thơng báo tuyển dụng phịng hành chính nhân sự tiến hành đăng thơng báo tuyển dụng trên các nguồn đã xác định trước.
- Tổng hợp và lựa chọn hồ sơ thích hợp: sau khi đăng thơng báo, phịng nhân sự tiếp nhận hồ sơ và tiến hàng phân loại hồ sơ, chọn ra những ứng viên tiềm năng nhất để phỏng vấn
Xác định nhu cầu tuyển dụng Đăng thông báo tuyển dụng Tổng hợp và lựa chọn hồ sơ thích hợp
Phỏng vấn lựa chọn ứng viên
Thử việc và tuyển dụng người thích hợp nhất Đánh giá tuyển dụng
- Phỏng vấn: do phòng nhân sự tiến hành dựa vào các tiêu chí trưởng phịng kinh doanh đưa ra.
- Thử việc và tuyển dụng người thích hợp nhất: các ứng viên sau khi qua vịng phỏng vấn sẽ thử việc trong vòng 2 tháng, dưới sự hướng dẫn của giám sát bán hàng. Sau 2 tháng thử việc, giám sát sẽ đưa ra ý kiến lựa chọn người thích hợp, phịng nhân sự sẽ tiến hành ký hợp đồng với nhân viên đó.
- Đánh giá tuyển dụng: hàng tháng nhân sự sẽ làm bảng đánh giá nhân viên.
2.2.4. Thực trạng công tác đào tạo, huấn luyện lực lượng bán hàng tại công ty
Công ty tổ chức huấn luyện cho lực lượng bán hàng ngay từ khi bắt đầu thử việc ở công ty cũng như khi đã làm việc trong công ty. Công ty trang bị cho nhân viên đầy đủ kiến thức về sản phẩm cũng như các kỹ năng bán hàng, tạo sự chủ động cho nhân viên để họ có thể thích ứng với các tình huống có thể xảy ra trong quá trình bán hàng.
Hình thức đào tạo, huấn luyện cho lực lượng bán hàng khi mới gia nhập công ty là kèm trực tiếp trên lớp: giới thiệu về công ty, sản phẩm công ty, đối thủ cạnh tranh… Sau 3 ngày học kiến thức trên lớp, nhân viên được dẫn trức tiếp ra ngoài thị trường, các giám sát sẽ trực tiếp huấn luyện cũng như truyền thụ lại kinh nghiệm cần thiết cho nhân viên.
Với những nhân viên cũ, khi có sản phẩm mới cũng được giới thiệu chi tiết sản phẩm. Đồng thời cũng có những buổi học đào tạo kỹ năng riêng cho những người yếu.
Với quản lý cấp cao sẽ được đào tạo trực tiếp từ tổng giám đốc cũng như được cử đi học các lớp đào tạo chun mơn ngắn hạn để nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ.
Bảng 2.7: Hệ thống các chương trình đào tạo lực lượng bán hàng của công ty TNHH Winmark Việt Nam
STT
Chương trình đào
tạo
Mục tiêu Nội dung Thời gian Kết quả sau đào tạo 1 Nhân viên
bán hàng mới
Nhân viên mới hiểu rõ về sản phẩm Rell, hội nhập công ty
Kiến thức các sản phẩm hóa chất gia dụng thương hiệu Rell, đối thủ cạnh tranh, ngành hàng…
3 buổi Nhân viên có đầy đủ kiến thức về các mặt hàng nhãn hiệu Rell; hiểu mục tiêu của
cơng ty, hội nhập nhanh chóng. 2 SR, SR mới Nâng cao kỹ năng bán hàng của nhân viên
Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp
7 buổi (1 buổi/tuần)
Nhân viên tự tin, có kỹ năng bán hàng, khả năng bán hàng tăng 3 Telesales, salesupport Biết lập, phân tích và báo cáo cho các quản lý Kỹ năng lập, phân tích
báo cáo bán hàng 2 buổi
Làm báo cáo hàng ngày, hàng tuần, tháng chính xác, rõ ràng 5 TSM Lập kế hoạch bán hàng dựa vào báo cáo tuần, tháng trước
Hiểu và vận dụng các biểu mẫu, báo cáo bán hàng trong lập kế hoạch kinh doanh 2 buổi Lập kế hoạch bán hàng, phân bổ lại định mức phù hợp với khả năng từng nhân viên 4 ASM, KAM, TSM Đàm phán với khách hàng, đưa ra điều kiện có lợi với công ty nhất Kỹ năng đàm phán 2 buổi Đàm phán được nhiều hợp đồng hơn với những điều khoản hợp lý, có lợi Lên lịch làm việc, huấn luyện nhân viên hợp lý
Kỹ năng quản lý thời
gian 2 buổi
Công việc sắp xếp hợp lý, trôi chảy, thuận lợi, khơng bị bỏ sót
Tăng khả năng huấn luyện nhân viên yếu, kém
Nâng cao kĩ năng huấn luyện nhân viên bán hàng
2 buổi
Nhân viên sau khi được huấn luyện có khả năng tốt hơn dù không đi cùng quản lý (Nguồn: Phịng hành chính nhân sự) Cơng ty đã trang bị đầy đủ kiến thức cho nhân viên để họ hồn thành tốt cơng việc được giao.
2.2.5. Thực trạng công tác tạo động lực cho lực lượng bán hàng
2.2.5.1. Thực trạng công tác tạo động lực bằng biện pháp tài chính
Lương của lực lượng bán hàng gồm lương cơ bản và lương thưởng. Phần lương thưởng được tính dựa theo tinh thần trách nhiệm, phần trăm hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh, doanh số đạt được. Mức lương trung bình của nhân viên bán hàng vào khoảng 5-7 triệu đồng/người/tháng.
Bảng 2.8: Bảng tính lương hàng tháng của lực lượng bán hàng (đơn vị: vnđ) ST T Nhân viên Lương cơ bản Thưởng (theo định mức) <80 % 81-99% 100-109% 110-119% >120% 1 SR 3,000,000 0 2,700,00 0 3,000,000 3,300,000 3,600,000 2 Telesale s 3,000,000 0 2,700,00 0 3,000,000 3,300,000 3,600,000 3 TSM 5,000,000 0 3,600,00 0 4,000,000 4,400,000 4,800,000 4 ASM 15,000,00 0 0 9,000,00 0 10,000,00 0 11,000,00 0 12,000,00 0 5 KAM 15,000,00 0 0 9,000,00 0 10,000,00 0 11,000,00 0 12,000,00 0 (Nguồn: Phịng tài chính) Ngồi lương ra, cơng ty cịn hỗ trợ các khoản phụ cấp và phúc lợi xã hội như xăng xe, điện thoại, phụ cấp ăn ở …
Cơng ty đóng đầy đủ các loại bảo hiểm theo đúng quy định hiện hành của nhà nước như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội
2.2.5.2. Thực trạng công tác tạo động lực bằng biện pháp phi tài chính.
Cơng ty sử dụng một số hình thức tạo động lực bằng biện pháp phi tài chính: - Vào dịp hè hằng năm, khoảng tháng 6-7, công ty sẽ tổ chức cho nhân viên đi biển trong 3 ngày, chi phí chuyến đi do cơng ty tài trợ.
- Đối với nhân viên đạt doanh số cao nhất mỗi quý, ngoài lương thưởng ra, cơng ty cịn trao tặng bằng khen và tổ chức một buổi liên hoan tuyên dương nhân viên đó.
- Sang thứ 7 hàng tuần, khi phòng kinh doanh họp tổng kết tuần, cơng ty sẽ trích một khoản phí nhỏ để tổ chức “Café sáng” nhằm khuyến khích các nhân viên bán hàng đã vất vả suốt tuần.