Mặt hàng Tỷ lệ (%) Số lượng
Motor máy xay sinh tố 21,0 345.179 Motor lị vi sóng 2,0 32.874 Motor máy điều hòa 5,0 82.186 Motor máy giặt 15,0 246.557 Motor tủ lạnh 57,0 936.915
Tổng 100 1.643.711
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Nhận xét:
Theo bảng 2.5 về cơ cấu các mặt hàng trong tổng kim ngạch xuất khẩu cho ta thấy rằng, hiện tại công ty TNHH SPG VINA có 5 ngành hàng phục vụ cho xuất khẩu bao gồm motor tủ lạnh, motor lị vi sóng, motor máy điều hịa, motor máy giặt và motor máy xay sinh tố.
Trong đó hàng motor dành cho tủ lạnh là mặt hàng chủ lực chiếm 57% trong tổng số lượng hàng xuất khẩu, kế đến là motor máy xay sinh tố và motor máy giặt chiếm tỷ trọng cũng khá cao tổng cả hai mặt hàng này là 36%, còn các mặt hàng còn lại thì số lượng xuất khẩu khơng nhiều.
SVTH: TRẦN THỊ TRÚC PHƯỢNG 45
ĐVT: Cái
Hình 2. 7: Biểu đồ thể hiện cơ cấu các ngành hàng trong tổng số lượng hàng xuất khẩu
Nhận xét: Qua hình 2.7 ta thấy rằng: Cùng với thời gian đã xuất hiện xu
hướng dịch chuyển của các nhóm hàng theo hướng mặt hàng motor giảm về tỷ trọng trong tổng kim ngạch xuất khẩu mặc dù giá trị kim ngạch của mặt hàng này vẫn trong xu hướng tăng đều. Nguyên nhân là do các mặt hàng mới dân dần chứng minh được chỗ đứng của mình và bắt đầu có những đóng góp đáng kể vào tổng kim ngạch xuất khẩu.
2.2.3 Công tác tổ chức hợp đồng kinh doanh xuất khẩu
Như đã giới thiệu từ trước công ty TNHH SPG VINA sản xuất motor điện chủ yếu là sản xuất ra sản phẩm và xuất khẩu trực tiếp cho các khách hàng. Do đó cơng ty sẽ dễ dàng kiểm sốt được nhiều hơn tiến trình xuất khẩu, có khả năng thu được nhiều lợi nhuận hơn vì giảm được các chi phí trung gian và nắm được một cách chặt chẽ hơn mối quan hệ với người mua và thị trường liên quan.
Hơn thế doanh nghiệp cịn có thể khắc phục được những thiếu sốt và có điều kiện chủ động thâm nhập vào thị trường thế giới. Mặc khác cơng ty cũng có đội ngũ
nhân viên cán bộ chuyên nghiệp, giao tiếp tốt, được đào tạo một cách cơ bản, nắm vững và tinh thông những nghiệp vụ về thị trường ngoại thương, tấm huyết với nghề và có kinh nghiệm. Từ những yếu tố trên cơng ty đã chọn hình thức xuất khẩu trực tiếp là phù hợp nhất. Quy trình tổ chức thực hiện thực hiện hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp như sau:
- Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ các khách hàng của công ty bộ phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất, chuẩn bị hàng hóa từ những nguyên liệu nhập khẩu và thu mua thêm trong nước như tiến hành nhập NPL về để sản xuất ra motor điện. NPL là những nguyên phụ liệu như băng keo, trục rotor, bánh răng, mỡ bôi trơn, lon đền, vỏ motor, rotor, stator; ổ bi, bạc đạn, ống ghen cách điện, bobbin, dây đồng… Tiếp theo khi sản phẩm đã hồn thành sẽ được dán nhãn, đóng gói và ký mã hiệu rồi bỏ vào thùng giấy catton đủ kích cở sau đó xếp gọn vào container: 02×20’DC.
- Sau đó bộ phận xuất nhập khẩu sẽ đặt tàu với hãng tàu về số lượng hàng đi theo con tàu và ngày tàu chạy như đã thông báo với khách hàng. Tiếp đó làm hợp đồng xuất khẩu với phía khách hàng và yêu cầu họ cung cấp bản gốc hợp đồng sau đó ký kết và chuyển lại họ hai bản theo nguyên tắc hợp đồng mỗi bên giữ hai bản.
- Khi nhận được booking từ hãng tàu và công ty đã sản xuất đủ số lượng hàng đã ký kết để giao cho khách hàng thì sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan đăng ký hàng hóa. Sau đó cơng ty sẽ chuyển hàng ra cảng và tiến hành xuất khẩu.
- Cuối cùng phịng xuất nhập khẩu sẽ làm hóa đơn và cung cấp chứng từ cho khách hàng để nhận hàng khi hàng hóa đến.
- Các chuyến hàng xuất khẩu của công ty đa số xuất khẩu theo phương thức giá FOB.
2.2.3.1 Cơ sở thực hiện xuất khẩu a- Hợp đồng ngoại thương
Theo hợp đồng số: SPG VINA11-06/12
Bên bán: Công ty TNHH SPG VINA
SVTH: TRẦN THỊ TRÚC PHƯỢNG 47
Địa chỉ: Lô B-2C-CN, Khu Công Nghiệp Mỹ Phước 3, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương
Bên mua: Cơng ty SPG
Địa chỉ: 67B/L LOT 628-11 GOJAN DONG, NAMDONG-KU, INCHON,KOREA
b- Giấy phép xuất khẩu
Trong giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty TNHH SPG VINA đã đăng ký mặt hàng sản xuất và xuất khẩu là motor điện nên công ty không cần xin giấy phép xuất khẩu. Ngoài ra đây cũng là mặt hàng không phải xin giấy phép.
c- Bộ chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu của công ty TNHH SPG VINA gồm: 1- Bill of lading số: YMLUW490133710
2- Commercial Invoice số: SPG11-722 3- Packing list số: SPG11-722
4- Booking note số: YMLUW490133710
2.2.3.2 Thủ tục thực hiện xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương phịng xuất nhập khẩu của cơng ty TNHH SPG VINA sẽ chuẩn bị các công việc sau để xuất khẩu hàng motor điện.
Hình 2. 8: Sơ đồ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu trực tiếp của cơng ty TNHH SPG VINA
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu)
GIẢI THÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU: a- Nhận thơng tin đặt hàng:
Trưởng phịng xuất nhập khẩu nhận thơng báo “kế hoạch xuất hàng” từ bộ phận sản xuất. Trưởng phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào kế hoạch xuất hàng triển khai, phân công cho nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành theo dõi đơn hàng để tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu.
b- Khâu chuẩn bị:
Dựa trên cơ sở packing list từ phòng sản xuất để đặt tàu cho lô hàng. Công ty chủ yếu xuất hàng bằng đường tàu biển: Phòng xuất nhập khẩu phải cung cấp detail packing list trước 07 ngày – theo quy định bắt buộc của hãng tàu. Booking note
SVTH: TRẦN THỊ TRÚC PHƯỢNG 49
Nhận đơn đặt hàng
Làm bộ chứng từ thanh toán
Đặt booking với hàng tàu và thông báo cho khách hàng
Công ty giao hàng tới cảng
Nhập NPL để tổ chức sản xuất motor điện
Lập hồ sơ đăng ký hải quan khi số lượng hàng đã đủ Làm hợp đồng xuất khẩu Cung cấp bộ chứng từ cho khách hàng để nhận hàng Nhận booking từ hãng tàu và kiểm tra lượng hàng xuất
Làm chứng từ xuất khẩu và tiến hành xuất khẩu
Chờ thanh toán
phải ghi rõ số lượng hàng sẽ gửi đến hãng tàu và được dùng làm căn cứ xác định các chứng từ cần chứng thực trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu.
Ghi chú:
Đối với một số khách hàng bắt buộc làm chứng từ theo from của họ yêu cầu bộ phận sản xuất phải phối hợp với nhân viên xuất nhập khẩu để làm chứng từ cho phù hợp. Thủ tục chuẩn bị tờ khai đăng ký Hải Quan:
Đối chiếu L/C với hợp đồng (cho lơ hàng thanh tốn theo phương thức L/C). Nếu như trong L/C có điều khoản khơng hợp lệ thì u cầu bộ phận kinh doanh tu chỉnh L/C, tránh để bộ chứng từ bất hợp lệ.
Sau khi hãng tàu kiểm tra lịch tàu chạy và được sự xác nhận của khách hàng, họ sẽ xác nhận lại booking confirmation.
Packing list có xác nhận của trưởng bộ phận sản xuất.
Tiến hành đăng ký mở tờ khai xin kiểm hóa lơ hàng theo trình tự:
Nhân viên xuất nhập khẩu dựa vào xác nhận của hãng tàu để thơng báo ngày hàng có thể rời cơng ty và đăng ký phụ kiện (nếu có), đăng ký định mức và đăng ký tờ khai xuất khẩu tại Hải Quan.
Nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành việc khai báo trên phần mềm Hải Quan cung cấp, sau khi có phản hồi từ phần mềm Hải Quan thì nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành in tờ khai và tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ sau đó trình trưởng phịng và đại diện công ty ký tên.
Bộ chứng từ đăng ký Hải Quan gồm các chứng từ sau:
- Phiếu theo dõi thời gian làm thủ tục Hải Quan: 1 bản - Biên bản giao nhận: 2 bản
- Tờ khai xuất khẩu: 2 bản gốc - Packing list: 2 bản
- Đơn đăng ký hàng hóa xuất khẩu ngồi tờ khai hàng hóa xuất khẩu - Các chứng từ khác (nếu có)
Bản lưu người khai Hải Quan gồm:
- Packing list (bản sao)
- Đơn đề nghị chuyển cửa khẩu
c- Giao nhận và đóng gói hàng lên phương tiện vận chuyển:
Căn cứ vào booking note của hãng tàu và packing list có xác nhận của của lãnh đạo doanh nghiệp (phù hợp với số liệu tờ khai xuất khẩu), nhân viên xuất nhập khẩu đề nghị kho hoàn thành lên xe tải chuyên dùng hoặc container dưới sự giám sát của bảo vệ kho, nhân viên xuất nhập khẩu.
Sau đó nhân viên xuất nhập khẩu sẽ bấm seal niêm phong lại và ghi danh mục hạ (căn cứ vào thông tin của hãng tàu…).
Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ đưa danh mục hạ này cho tài xế xe container và cho kéo ra cảng chỉ định để hạ.
Khi container được kéo đến cảng, tài xế container sẽ liên hệ với phịng thương vụ cảng, tiến hành đóng tiền nâng hạ cảng. Tài xế kéo container đến cổng cảng. Tại đây, bảo vệ cổng cảng sẽ tiến hành kiểm tra seal, danh mục hạ, thông tin xác nhận của hãng tàu và cho cân container.
Sau khi đã xác nhận thông tin khớp với thơng tin của hãng tàu thì bảo vệ cổng cho nhập hàng vào kho bãi và bảo vệ cổng tiến hành bám giờ cuối khi hàng nhập vào bãi hạ container.
Trong khi đó nhân viên giao nhận sẽ đi theo hàng, chuyển chứng từ đến cửa khẩu để tiến hành thanh lý Hải Quan và đến bộ phận vào sổ tàu để xác nhận hàng đã đi và nhận phiếu ghi sổ tàu (phiếu này rất quan trọng vì nó quyết định hàng có được lên tàu hay không).
Lưu ý: Hồ sơ giao nhận và đóng hàng lên phương tiện vận chuyển bao gồm:
Packing list (theo yêu cầu của khách hàng hay mẫu của công ty với đầy đủ các thông tin: tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, số lượng kiện, quy cách đóng gói, quy cách thùng, trọng lượng tịnh, trọng lượng ln bao bì…)
Phiếu xuất kho được phịng xuất nhập khẩu ban hành: phải đồng nhất và đầy đủ số liệu giống với packing list. Ngồi ra cịn có số phiếu để tham chiếu, số hợp
SVTH: TRẦN THỊ TRÚC PHƯỢNG 51
đồng, thời gian phát hành phiếu và được ký xác nhận bởi bên giao, bên nhận, bảo vệ giám sát, quản lý kho, ban giám đốc hay người ủy quyền của ban giám đốc.
Bảo vệ sẽ xác nhận lên phiếu thời gian cuối cùng xe vận tải container ra khỏi cổng công ty (phiếu xuất kho này thay thế biên bản giao cho việc giao nhận hàng xuất khẩu đồng thời là cơ sở để phát hành hóa đơn- Commercial Invoice để khách hàng thanh tốn).
Lưu ý: đối với hàng container, booking note sẽ được gởi đến đơn vị kéo
container chuyên dụng để nhận container rỗng. Khi lấy container rỗng phải kiểm tra loại container điều kiện vệ sinh và hư hỏng.
Quy định thuê xe tải và xe chuyên dụng chở container như sau: Dùng phương tiện xe tải mui kín để chở hàng rời ở cảng; Xe container dùng để đóng hàng đóng nguyên container; Quy định đóng hàng container như sau:
Trọng lượng hàng hóa tối đa: 15.3 tấn/20’DC; 18.9 tấn/40’DC (vào inland- US trade), bằng payload (hàng giao tại cảng).
Hồn tất quy trình xuất khẩu: Nhân viên xuất nhập khẩu bàn giao tờ khai xuất, định mức cho nhân viên chứng từ để chuẩn bị làm chứng từ.
d- Hoạt động lập bộ chứng từ xuất khẩu: Hướng dẫn: bộ chứng từ bao gồm:
- B/L gốc
- Commercial Invoice - P/L
Quy định:
Căn cứ vào tờ khai Hải Quan, booking note, L/C. Nhân viên làm chứng từ tiến hành làm “Bill” gửi đến hãng tàu đề nghị làm B/L (bill of lading) hoặc FCR (forwarder cargo receipt) – việc này phải thực hiện trong vòng 1 ngày sau khi tàu chạy.
Lập Commercial Invoice: Nhận bill nháp từ hãng tàu, kiểm tra lại các thông
2.2.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng
Nhân tố khách quan:
Cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới vào năm 2008-2010 có ảnh hưởng nặng nề đến kim ngạch xuất khẩu hàng motor điện của công ty. Hai thị trường lớn nhất của công ty là Hoa Kỳ và EU là những thị trường bị ảnh hưởng mạnh nhất trong cuộc khủng hoảng này.
Trung quốc và Hàn quốc là những nước có trình độ và kỹ thuật cao trong việc sản xuất ra mặt hàng này trở thành những nước cạnh tranh gay gắt.
Tại các thị trường mới công ty gặp phải sự cạnh tranh không chỉ của những đối thủ mạnh của địa phương mà còn các đối thủ từ những nước có nền kinh tế phát triển.
Phong tục tập quán của các thị trường này tương đối mới mẻ với các cơng ty có sự khác biệt lớn với các thị trường quen thuộc.
Nhân tố chủ quan:
Cơng ty hiện nay chưa có điều kiện để xây dựng nguồn hàng đầu vào chất lượng cao để chủ động trong việc tạo nguồn hàng, hiện nay công ty vẫn phải nhập hàng thô từ các nhà cung cấp trong và ngồi nước.
Cơng ty chưa xây dựng chiến lược dài hạn cũng như marketing sản phẩm cho mặt hàng motor điện. Bên cạnh đó cơng tác nghiên cứu thị trường chưa dự báo một cách có hiệu quả của sự biến động của thị trường thế giới. Khâu marketing của công ty hoạt động chưa hiệu quả vì vậy có những thị trường tiềm năng rất lớn nhưng công ty vẫn chưa thâm nhập vào được.
Khâu tổ chức xuất khẩu của cơng ty cịn nhiều những bất cập.
Trình độ quản lý của cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty nhiều khi cịn bộc lộ nhiều thiếu xót. Kinh nghiệm tại các thị trường cơng ty cịn ít.
SVTH: TRẦN THỊ TRÚC PHƯỢNG 53
2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG XUẤT KHẨU MOTORĐIỆN CỦA CÔNG TY TNHH SPG VINA ĐIỆN CỦA CƠNG TY TNHH SPG VINA
2.3.1 Ưu điểm
Cơng ty TNHH SPG VINA là một cơng ty có 100% vốn đầu tư nước ngồi hoạt động kinh doanh chủ yếu theo phương thức xuất khẩu trực tiếp. Với sự nổ lực không ngừng trong suốt bốn năm hoạt động tại Việt Nam kể từ năm 2008 cho đến nay, công ty đã đạt được những thành công nhất định, được đánh giá là một trong những doanh nghiệp xuất khẩu motor điện tiêu biểu.
Tuy mới thành lập, nhưng công ty đã không ngừng vươn lên, khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường thế giới. Điển hình là cơng ty đã tạo cho mình một chỗ đứng trên thị trường Hoa Kỳ một trong những thị trường xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, sản phẩm của công ty rất đa dạng đáp ứng tốt các yêu cầu về chất lượng, kiểu dáng, mẫu mã, các thông số kỹ thuật cũng như các rào cảng thương mại hay chỉ tiêu về an toàn vệ sinh mơi trường…Ngồi ra, với đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, am hiểu thị trường đồng bộ và phối hợp chặt chẽ giữa các khâu ở công đoạn từ giao dịch đàm phán với khách hàng đến ký kết các điều khoản trong hợp đồng, bảo đảm được chất lượng vầ tiến độ giao hàng gắn với thời gian nhập khẩu ngun phụ liệu. Cơng ty lại có ưu thế về nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, tiên tiến, qua đó tạo được thế ổn định trong kinh doanh.
Với bộ máy cơ cấu tổ chức khá đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong công tác quản lý, sản xuất và xuất khẩu của doanh nghiệp bên cạnh những chính sách quản lý hợp lý ban lãnh đạo công ty đã tạo ra một ưu thế trong việc đào tạo tuyển dụng công nhân và giữ chân những nhân tài. Đây là điều mà các doanh nghiệp cần quan tâm trong việc đào tạo và quản lý con người.