Đây cũng là một trong những quy trình nghiệp vụ khá quan trọng, đảm bảo tốt nguồn hàng và chất lượng sẽ giúp Cơng ty chủ động hơn trong việc kí kết các hợp đồng xuất khẩu với đối tác nước ngồi. Quy trình nghiệp vụ này bao gồm các khâu nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng, phương thức mua, ký kết hợp đồng mua bán, hình thành các nguồn hàng xuất khẩu. Ở khâu này, việc ký kết hợp đồng với đơn vị sản xuất cần được cân nhắc cẩn thận và có sự thoả thuận bằng văn bản rõ ràng giữa hai bên về các tiêu chí như: chất lượng sản phẩm, bao bì, tiêu chuẩn kỹ thuật, giá cả, thời gian, địa điểm giao hàng và những thỏa thuận khi xảy ra rủi ro.
Hiện nay Cơng ty thường sử dụng các hình thức: mua bán đứt đoạn, xuất khẩu uỷ thác hoặc liên doanh, liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, Cơng ty có thể lựa chọn cho thích hợp hình thức kinh doanh trên cơ sở căn cứ vào yêu cầu của bên nhập khẩu và tình hình thực tế.
Ký kết hợp đồng xong, hình thành đơn nguyên mặt hàng gạo nhằm phân định rõ ràng các mẫu mã. Điều này giúp cho việc kiểm tra giám sát việc thực hiện hợp đồng trở nên thuận tiện hơn, đồng thời giúp cho người nhập khẩu phân chia hàng hóa được thuận tiện hơn. Phương pháp hiện đang được sử dụng là bảng kê khai chi tiết (packing list), trong đó hàng được bao gói theo yêu cầu và được đánh số thứ tự, sau đó ghi chi tiết lên bảng kê gồm: Số lượng hàng và trọng lượng tịnh của kiện hàng.