2 .Tình hình nghiên cứu đề tài
6. Kết cấu khóa luận
2.2 Kết quả nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch
Triển Lãm cưới
Chương trình kế hoạch là nội dung cần thiết của mỗi sự kiện, từ chương trình kế hoạch rõ ràng nhà tổ chức sự kiện sẽ kiểm soát được thời gian cụ thể cho từng hoạt động diễn ra trong sự kiện.
Nội dung chương trình: khách hàng chiêm ngưỡng những mẫu setup cho tiệc cưới của khách sạn, đồng thời chiêm ngưỡng các gian hàng của nhà tài trợ, tham gia vào các chương trình thực tế do khách sạn tổ chức như trang điểm cô dâu, chụp ảnh tại khách sạn, khách hàng cịn có thể nghe tư vấn từ các nhà tổ chức sự kiện là các đối tác của khách sạn.
Kế hoạch của chương trình: Bộ phận Event lên khung chương trình và nội dung chương trình. Kêu gọi tài trợ qua các mạng xã hội và các mối quan hệ của bộ phận với các đối tác bên ngoài. Cùng nhà tài trợ và các bên liên quan tổng duyệt trước một ngày diễn ra sự kiện.
Chương trình kế hoạch được chuẩn bị trước một cách khoa học và chi tiết cụ thể từng nội dung thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện, từ đó người điều hành chương trình dễ kiểm soát được thời gian của từng hoạt động trong sự kiện. Để có thể xây dựng chương trình cụ thể cho sự kiện tồn thể nhân viên của khách sạn đã không ngừng cố gắng và sử dụng những kinh nghiệm đã tĩnh lũy được để xây dựng một chương trình kế hoạch cụ thể và chi tiết.
Chương trình kế hoạch triển lãm cưới năm 2014 và năm 2015 của khách sạn được thể hiện cụ thể ở bảng 2.1 và bảng 2.2
Bảng 2.1 Chương trình kế hoạch của triển lãm cưới năm 2014
Ngày Giờ Nội dung
22/3 8h – 21h Trang trí lắp đặt các quầy trưng bày của các nhà cung cấp và khu vực của khách sạn
23/3
10h Mở cửa đón khách và khách hàng điền thơng tin tại khu vực lễ tân 11h Tổ chức tiệc trà cho khách tham quan
11h – 19h Khách tự do tham quan tại các gian hàng của nhà cung cấp
19h15 Bắt đầu chương trình bốc thăm may mắn dựa vào thông tin đăng ký 19h30 Hỏi đáp giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ cưới
20h Bốc thăm lần 2
20h15 Trao đổi của chuyên gia tổ chức tiệc cưới với người tham dự về xu hướng cưới của năm và các kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới
20h45 Cám ơn các khách hàng đã đến tham dự và thơng báo chương trình kết thúc
Bảng 2.2 Chương trình kế hoạch của triển lãm cưới năm 2015
Ngày Giờ Nội dung
7/8 8h – 21h Trang trí lắp đặt các quầy trưng bày của các nhà cung cấp và khu vực của khách sạn
8/8
10h Mở cửa đón khách và khách hàng điền thơng tin tại khu vực lễ tân 11h Tổ chức tiệc trà cho khách tham quan
11h – 19h Khách tự do tham quan tại các gian hàng của nhà cung cấp
19h15 Bắt đầu chương trình bốc thăm may mắn dựa vào thơng tin đăng ký 19h30 Hỏi đáp giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ cưới
20h Bốc thăm lần 2
20h15 Trao đổi của chuyên gia tổ chức tiệc cưới với người tham dự về xu hướng cưới của năm và các kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới
20h45 Cám ơn các khách hàng đã đến tham dự và thơng báo chương trình kết thúc ngày đầu tiên
9/8
10h Mở cửa đón khách và khách hàng điền thông tin tại khu vực lễ tân 11h Tổ chức tiệc trà cho khách tham quan
11h – 19h Khách tự do tham quan tại các gian hàng của nhà cung cấp
19h15 Bắt đầu chương trình bốc thăm may mắn dựa vào thơng tin đăng ký 19h30 Show trình diễn áo cưới
20h Bốc thăm lần 2
20h15 Trao đổi của chuyên gia tổ chức tiệc cưới với người tham dự về xu hướng cưới của năm và các kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới
20h45 Cám ơn các khách hàng đã đến tham dự và thơng báo chương trình kết thúc
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Lễ tổng kết cuối năm
Nội dung chương trình bao gồm: Nhìn lại kết quả của khách sạn trong năm, phần vinh dạnh các cá nhân hay bộ phận xuất sắc trong năm, phần giải trí là cuộc thi giữa các bộ phận, diễn ra đồng thời giữa cuộc thi của các bộ phần là phần tiệc chiêu đãi nhân viên, phần cuối là lì xì và trao quà cho các bộ phận và nhân viên.
Kế hoạch của chương trình: Bộ phận Event sẽ lên khung nội dung chương trình trước một tháng sự kiễn diễn ra. Sau đó họp bàn từng bộ phận về nội dung triển khai chương trình cụ thể để từng bộ phận chuẩn bị. Tiếp theo là từng bộ phận cùng với Event tương tác với nhau để cung cấp các thông tin về nhân viên xuất sắc và phần thi của bộ phận mình. Tiếp theo đó là tổng duyệt trược sự kiện 1 ngày. Hồn thiện chương trình vào ngày diễn ra sự kiện. Mọi nội dung liên quan khách do toàn bộ Event chịu trách nhiệm .
Chương trình kế hoạch lễ tổng kết cuối năm của khách sạn năm 2014 và năm 2015 của khách sạn được thể hiện cụ thể ở bảng 2.3 và bảng 2.4
Bảng 2.3 Chương trình kế hoạch của lễ tổng kết cuối năm 2014
Ngày Giờ Nội dung
10/2
8h – 12h Sắp xếp bàn ghế và sân khấu
12h – 17h Các bộ phận tổng duyệt một lần các tiết mục cùng với MC 19h Bắt đầu đón khách
19h30 Tổng giám đốc phát biểu khai tiệc 19h30 – 20h Phục vụ các món ăn
20h Tiết mục của bộ phận lễ tân 20h15 Tiết mục của bộ phận ẩm thực 20h30 Tiết mục của bộ phận bán hàng 20h45 Bốc thăm may mắn lần 1
21h Tiết mục của bộ phận buồng 21h15 Tiết mục của bộ phận bếp
22h Bốc thăm may mắn lần 2 22h15 Tiết mục của ban giám đốc 22h20 Bốc thăm lần cuối
22h30 MC cảm ơn khách tham dự và thông báo kết thúc tiệc
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Bảng 2.4 Chương trình kế hoạch của lễ tổng kết cuối năm 2015
Ngày Giờ Nội dung
10/2
8h – 12h Sắp xếp bàn ghế và sân khấu
12h – 17h Các bộ phận tổng duyệt một lần các tiết mục cùng với MC 19h Bắt đầu đón khách
19h30 Tổng giám đốc phát biểu khai tiệc 19h30 – 20h Phục vụ các món ăn
20h Tiết mục của bộ phận bếp 20h15 Tiết mục của bộ phận buồng 20h30 Bốc thăm may mắn lần 1 20h45 Tiết mục của ban giám đốc
21h Tiết mục của bộ phận ẩm thực 21h15 Tiết mục của bộ phận lễ tân
22h Bốc thăm may mắn lần 2 22h15 Tiết mục của bộ phận bán hàng 22h20 Bốc thăm lần cuối
22h30 MC cảm ơn khách tham dự và thông báo kết thúc tiệc
Các buổi đào tạo nội bộ
Nội dung và khung chương trình do bộ phận nhân lực lên kế hoạch đồng thời bên Banquet và Event hỗ trợ về nội dung chương trình của các bộ phận.