2 .Tình hình nghiên cứu đề tài
6. Kết cấu khóa luận
2.2 Kết quả nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
2.2.5.1 Lập thời gian biểu
Thời gian biểu các sự kiện của khách sạn được lên một cách cụ thể từng công việc để nắm bắt được thời gian cụ thể từng việc và kiểm sốt thời gian cho từng chương trình.
Triển Lãm cưới
Thời gian từ khi bắt đầu lên ý tưởng và chọn chủ đề sự kiện của triển lãm cưới diễn ra trong khoảng 2 tháng, cụ thể thời gian biểu của triển lãm cưới năm 2014 và năm 2015 được thể hiện ở bảng 2.5 và bảng 2.6.
Bảng 2.5 Thời gian biểu của triển lãm cưới năm 2014
Thời gian Nội dung
15/01/2014 Bắt đầu chọn tên chủ đề triển lãm và tìm đối tác 25/01/2014 Bắt đầu cơng bố chủ đề triễn lãm và quảng bá
15/2/2014 Mời các đối tác tham gia triển lãm đến họp và bàn kế hoạch thực hiện và bày trí
22/3/2014 Bắt đầu cơng cuộc trang trí và sắp xếp các quầy của đối tác cũng như khu vực của khách sạn
23/3/2014 Mở cửa đón khách từ 10h đến 21h
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Bảng 2.6 Thời gian biểu của triển lãm cưới năm 2015
Thời gian Nội dung
2/6/2015 Lên ý tưởng, chọn chủ đề và bắt đầu quảng cáo trên mạng xã hội và các trang online
15/06/2015 Tổ chức hội thảo với các nhà cung cấp dịch vụ cưới
15/06 – 07/08/2015 Tiếp tục công tác quảng bá và phối hợp với các nhà cung cấp về lên ý tưởng trang trí
07/08/2015 Bắt đầu cơng tác trang trí tại sảnh và phịng tiệc, cùng với các nhà cung cấp lắp đặt các quầy và sắp đặt bàn tiệc
08,09/08/2015 Sự kiện bắt đầu từ 10h đến 21 giờ
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Lễ tổng kết cuối năm
Thời gian từ khi bắt đầu lên ý tưởng và chọn chủ đề sự kiện của lễ tổng kết cuối năm diễn ra trong khoảng 1 tháng, cụ thể thời gian biểu của triển lãm cưới năm 2014 và năm 2015 được thể hiện ở bảng 2.7 và bảng 2.8.
Bảng 2.7 Thời gian biểu của lễ tổng kết cuối năm 2014
Thời gian Nội dung
02/01/2015 Lên ý tưởng chương trình và cơng bố tới các bộ phận trong khách sạn để các bộ phận chuẩn bị các tiết mục văn nghệ tham gia.
10/01/2015 Xin ý kiến bạn giám đốc về chi phí cho buổi tiệc
03/02/2015 Gửi email đến các bộ phận thơng báo ngày giờ chính thức tổ chức và địa điểm 10/02/2015 Tổ chức tiệc
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Bảng 2.8 Thời gian biểu của lễ tổng kết cuối năm 2015
Thời gian Nội dung
10/01/2016 Lên ý tưởng chương trình và cơng bố để các bộ phận chuẩn bị các tiết mục tham gia văn nghệ
20/01/2016 Xin ý kiến ban giám đốc về chi phí cho buổi tiệc
18/02/2016 Gửi email đến các bộ phận thơng báo ngày giờ chính thức tổ chức và địa điểm 25/02/2016 Tổ chức tiệc
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Các buổi đào tạo nội bộ
Đầu mỗi tháng lên kế hoạch các ngày đào tạo và danh sách người tham dự, và giữa mỗi tuần sẽ gửi email đến các bộ phận cùng với danh sách để thông báo ngày giờ đào tạo và địa điểm đào tạo của tuần tới.
2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm
Triển Lãm cưới
Đối với triển lãm cưới năm 2014 được tổ chức tại phòng Junior Ballroom và sảnh Đối với triển lãm cưới năm 2015 được tổ chức tại phòng Grand Ballroom
Lễ tổng kết cuối năm
Đối với lễ tổng kết cuối năm được tổ chức trong nhà và được tổ chức tại phịng Grand Ballroom của khách sạn với sức chứa hơn nghìn người. Lý do chọn địa điểm về số lượng người tham gia và nội dung chương trình.
Các buổi đào tạo nội bộ
Đối với các cuộc họp nội bộ và các buổi đào tạo nội bộ thưởng được tổ chức bên trong khách sạn và các phòng được lựa chọn là phòng Studio với sức chưa 12 người, phòng Junior Ballroom với sức chứa 450 người, phòng Event với sức chưa 280 người. Lý do chọn địa điểm về số lượng người tham gia và nội dung chương trình.
2.2.6 Xác định ngân sách
Triển lãm cưới
Triển lãm cưới năm 2014 với tổng ngân sách là 80.000.000 VND, cụ thể ngân sánh dùng cho trang trí là 50.000.000 VND, ngân sách dùng cho tiệc trà là 20.000.000 VND, ngân sách dùng cho quà bốc thăm là 10.000.000 VND.
Triển lãm cưới năm 2015 với tổng ngân sách là 100.000.000 VND. Cụ thể ngân sách dùng cho trang trí là 50.000.000 VND, ngân sách dùng cho tiệc trà là 20.000.000 VND, ngân sách dùng cho thiết bị âm thanh ánh sáng cho biểu diễn là 20.000.000 VND, ngân sách dùng cho bốc thăm là 10.000.000 VND.
Lễ tổng kết cuối năm
Lễ tổng kết cuối năm 2014 với tổng chi phí là 200.000.000 VND. Cụ thể, ngân sách dùng cho tiệc ăn tối 150.000.000 VND, ngân sách dùng cho thiết bị biểu diễn là 20.000.000 VND, ngân sách dùng cho Backdrop là 10.000.000 VND, ngân sách dùng để tài trợ cho các đội biểu diễn là 20.000.000 VND.
Lễ tổng kết cuối năm 2015 với tổng chi phí là 220.000.000 VND. Cụ thể, ngân sách dùng cho tiệc ăn tối 170.000.000 VND, ngân sách dùng cho thiết bị biểu diễn là 20.000.000 VND, ngân sách dùng cho Backdrop là 10.000.000 VND, ngân sách dùng để tài trợ cho các đội biểu diễn là 20.000.000 VND.
2.2.7 Tài trợ sự kiện
Đối với triển lãm cưới có nguồn tài trợ là vật phẩm và khơng có nguồn tài trợ tiền mặt cho khách sạn. Các nhà tài trợ cho triển lãm cưới là các nhà thiết kế váy cưới, Nhà trang điểm và tạo mẫu tóc, đồng thời có các doanh nghiệp trang sức đá quý.
Đối với lễ tổng kết cuối năm chủ đầu tư khách sạn tài trợ quà bốc thăm may mắn cho mỗi năm là 50.000.000 VND