2 .Tình hình nghiên cứu đề tài
6. Kết cấu khóa luận
2.3 Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân
2.3.1.1 Ưu điểm
Mục tiêu của từng chương trình rõ ràng và bám sát với nội dung của chương trình. Từng sự kiện lại có mục tiêu riêng và thống nhất giữa các năm. Cụ thể như mục tiêu của của triển lãm cưới quảng cáo, giới thiệu tới khách hàng mục tiêu các dịch vụ tổ chức sự kiện cưới của khách sạn.
Chủ đề của sự kiện rõ ràng với từng sự kiện và từng năm. Có thể thấy với lễ tổng kết cuối năm thì năm 2014 chủ đề sựu kiện là Gasby night và năm 2015 là Enchanteur night. Chủ đề sự kiện còn theo xu hướng của từng năm như với triển lãm cưới năm 2014 là The Epitome of Wedding Elegance với xu hướng cưới năm 2014 là tối giản và điểm nhấn. Triển lãm cưới năm 2015 với chủ đề là Morden Luxe phù hợp với xu hướng cưới năm 2015 là tối giản và ấn tượng.
Chương trình kế hoạch được chuẩn bị trước một cách khoa học và chi tiết cụ thể từng nội dung thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện, từ đó người điều hành chương trình dễ kiểm sốt được thời gian của từng hoạt động trong sự kiện.
Thời gian diễn ra chương trình hợp lý đối với lễ tổng kết cuối năm và các buổi đào tạo của khách sạn. Lễ tổng kết cuối năm thường được diễn ra vào các buổi tối và vào những ngày cuối năm khi nhân viên khách sạn có thời gian rảnh rỗi và tập trung vào chương trình, giải trí sau một năm làm việc.
Địa điểm lựa chọn phù hợp đối với lễ tổng kết cuối năm và triển lãm cưới năm 2015, địa điểm được chọn là phòng Grand Ballroom với sức chứa 1.000 người phù hợp với lượng khách tham gia vào sự kiện.
Ngân sách từng năm cho từng loại sự kiện có gia tăng, và ngân sách được sử dụng một cách cụ thể và chi tiết. ví dụ như ngân sách của triển lãm cưới năm 2014 là 80.000.000 VND năm 2015 tăng 20.000.000 VND
2.3.1.2 Nguyên nhân
Mục tiêu của các sự kiện của khách sạn rõ ràng và thống nhất qua từng năm là do khách sạn chia rõ ra được từng loại sự kiện và tên sự kiện rõ ràng. Đồng thời khách sạn có đội ngũ làm việc chuyên nghiệp ln hướng đến đích đến cụ thể cho từng chương trình cụ thể.
Chủ đề sự kiện rõ ràng do khách sạn có sự chuẩn bị, đầu tư cơng phu vào từng sự kiện do mình tổ chức. Chủ đề sự kiện theo xu hướng các năm là do sự nghiên cứu và chuẩn bị, bàn bạc kỹ lưỡng về xu hướng trong năm và có hướng đi đúng.
Chương trình kế hoạch chi tiết cụ thể đó là từ kinh nghiện của những nhân viên trong khách sạn khi tổ chức các chương trình, sự kiện cho khách hàng. Từ những kinh nghiệm của người tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện của khách sạn có thể đưa ra một bản kế hoạch chương trình phù hợp cho những sự kiện của khách sạn.
Thời gian biểu của lễ tổng kết cuối năm và các buổi đào tạo nội bộ hợp lý là do ngay cả tên sự kiện cũng mang khuynh hướng rõ ràng bên cạnh đó nhân viên khách sạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện nên thời gian biểu được xây dựng một cách rõ ràng chi tiết, nhằm khống chế và kiểm soát được thời gian tiến hành các công tác từ khi lên ý tưởng đến khi kết thức sự kiện.
Ngân sách gia tăng một cách phù hợp. Ngân sách lễ tổng kết cuối năm tăng do số lượng nhân viên trong khách sạn gia tăng vì thế ngân sách dùng cho ăn uống tăng. Ngân sách dnahf cho triển lãm cưới tăng do sự sáng tạo và đa dạng chương trình, bổ sung một số tiết mục đáng chú ý như trình diễn váy cưới do các nhà thiết kế nhằm thu hút sự tham gia của khách hàng nhiều hơn.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Hạn chế
Đối tượng đại biểu của các sự kiện của khách sạn đến dự sự kiện không đúng như dự kiến, với triển lãm cưới thì khách đến q đơng, các cuộc đào tạo nội bộ thì nhân viên đến ít hơn dự kiến.
Chương trình kế hoạch đối với triển lãm cưới chưa hợp lý. Năm 2015 triển lãm cưới diễn ra trong hai ngày liên tiếp trong khi nội dung chương trình của mỗi hơm tương đối giống nhau, không tạo được sự mới mẻ trong sự kiện. Chương trình kế hoạch của lễ tổng kết cuối năm của khách sạn giữa các năm là tương đối giống nhau.
Thời gian diễn ra sự kiện triển lãm cưới năm 2014 là vào 23 tháng 3 năm 2014 là không hợp lý, thời gian tổ chứ triển lãm cưới khi đó là khi mùa cưới kết thúc và chuẩn bị một thời gian dài cho mùa cưới tiếp theo, thời gian này các cặp đơi có ý định cưới chỉ tham gia sự kiện mang tính tham khảo chưa có tính quyết định.
Địa điểm tổ chức sự kiện triển lãm cưới năm 2014 chưa hợp lý do sự kiện mở cửa tự do, khách hàng tới dự sự kiện tương đối đông và không gian dành cho đối tác trưng bày sản phẩm và tham dự triển lãm cần rộng hơn .
Tài trợ sự kiện từ bên ngồi bằng tiền mặt chưa có chỉ sự hợp tác trao đổi giữa khách sạn và các đối tác.
2.3.2.2 Nguyên nhân
Khách hàng là một trong những yếu tố khó kiểm sốt, đặc biệt sự kiện do khách sạn tổ chức là sự kiện mở cửa tự do càng khiến cho sự kiểm soát về số lượng khách hàng tới dự sự kiện. Các buổi đào tạo nội bộ nguyên nhân chủ yếu khiến nhân viên khơng tham gia là do gia đình hoặc đang trong ca làm việc.
Chương trình kế hoạch đối với triển lãm cưới năm 2015 chưa hợp lý là do năm 2014 lượng khách tới dự quá đông nên khách sạn quyết định tổ chức thêm một ngày và có thêm chương trình như show diên váy cưới. Đối với lễ tổng kết cuối năm khách chương trình kế hoạch giữa các năm tương đối giống nhau là do thời gian cuối năm là thwoif gian bộ phận tiệc cùng các bộ phận khác tương đối bận rộn do cuối năm nhiều sự kiện được tổ chức tại khách sạn.
Thời gian diễn ra triển lãm cưới năm 2014 chưa hợp lý là do thời gian sự kiện diễn ra là thời gian kết thúc mùa cưới kéo dài từ năm ngoái. Khách sạn muốn mang lại khởi đầu cho mùa cưới tiếp theo.
Địa điểm tổ chức triển lãm cưới năm 2014 chưa hợp lý là do năm 2013 lượng khách biết đến triển lãm cưới cũng như tham dự triển lãm cưới chưa đơng, lượng khách tương đối ít, nên căn cứ vào năm trước mà khách sạn lựa chọn địa điểm cho phù hợp với năm trước.
Khách sạn chưa thu hút được tài trợ bên ngoài là do sự kiện do khách sạn tổ chức chỉ mang lại ý nghĩa to lớn cho khách sạn và là quảng bá hình ảnh khách sạn đơng thời các sự kiện của khách sạn đều miễn phí vé vào cửa.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI KHÁCH SẠN JW MARRIOTT, HÀ NỘI 3.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
3.1.1 Dự báo triển vọng hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
3.1.1.1 Mục tiêu và phương hướng kinh doanh của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Hiện nay tình hình kinh tế của nước ta đã ổn định và đang trên đà phát triển. kinh tế vĩ mô trong nước ổn định, cơ hội từ việc kí kết TPP sẽ tạo điều kiện thu hút đầu tư nước ngoài. TPP tạo cho nền kinh tế một sức ép đáng kể khiến cơ cấu kinh tế của nước ta phải thiết lập lại, cải thiện môi trường kinh doanh và nâng cao tính minh bạch trong quản lý của Nhà nước, từ đó nâng cao năng suất của nền kinh tế, thúc đẩy tăng trưởng dài hạn, mở cửa giao thương quốc tế.
Việt Nam từ trước đến nay ln là một nước có nền chính trị tương đối ổn định trên thế giới, tạo tâm trí an tâm cho các doạnh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam, đồng thời thúc đẩy nguồn vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam. Các doanh nghiệp nước ngoài yên tâm đầu tư lâu dài tại Việt Nam.
Nền kinh tế phát triển thúc đẩy tiêu dùng, thúc đẩy đãi ngộ của các doanh nghiệp dành cho nhân viên, các cuộc họp cấp cao, các tiệc chiêu đãi cuối năm, đầu năm, lễ ra mắt sản phẩm mới,… các sự kiện tầm cỡ công ty, cá nhân gia tăng. Đây chính là những cơ hội cho các doanh nghiệp khách sạn có kinh doanh hoạt động tổ chức sụ kiện. Nhất là khách JW Marriott, bởi khách sạn có khơng gian đồng, vị trí thuận lợi cho các sự kiện đơng người, hay ít người. Chất lượng dịch vụ của khách sạn được đánh giá ở mức khá cao, tạo uy tín đến khách hàng.
Khách sạn JW Marriott có vị trí rất thuận lợi, nằm cạnh trung tâm hội nghị quốc gia cách trung tâm thành phố Hà Nội 10 km, cách sân bay quốc tế nội bài 45 km. Thêm vào đó khách sạn là một trong những khách sạn thuộc thương hiệu của tập đồn khách sạn Marriott. Vì thế mà khách sạn đón một lượng khách quốc tế rất lớn sang đây với mục đích cơng vụ. Phát sinh trong quá trình khách tới là các cuộc họp. Khách sạn lại là khách sạn hàng đầu về hội họp, vì vậy chính những điều này tạo nên đà phát triển về các sự kiện hội họp cho khách sạn.
Khách sạn có thiết kế sang trọng, độc đáo lấy cảm hứng từ con rồng ngậm nước, đồng thời không gian tổ chức sự kiện của khách sạn khá lớn có thể tổ chức sự kiện lớn lên đến hơn 2000 người, cả khơng gian ngồi trời và trong nhà rất đáo. Tạo điều kiện thuận lợi cho khách sạn tiếp nhận những hợp đồng sự kiện lớn, và đa dạng địa điểm tổ chức sự kiện. Đây chính là yếu tố cạnh tranh của khách sạn đối với các khách sạn khách có khơng gian nhỏ bé hơn.
Đội ngũ nhân viên của khách sạn trẻ trung, năng động lại có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện vì thế các hoạt dộng tổ chức sự kiện ở đây đã diễn ra một cách thành cơng và chưa có ý kiến phản hồi nào thật thậm tệ về dịch vụ tổ chức sự kiện tại khách sạn. Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên tại khách sạn đã không ngừng học hỏi trau dồi thêm kiến thức bên ngồi, và khách sạn cịn tổ chức đào tạo thường niên cho nhân viên thời vụ đề có được chất lượng nhân viên một cách tốt nhất đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách sạn.
Từ những dự báo trên khách sạn JW Marriott, Hà Nội đã đặt ra mục tiêu kế hoạch năm sau của mình cụ thể như sau:
Bảng 3.1. Bảng kế hoạch kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn năm 2016
(Đơn vị: triệu đồng) STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2015 Kế hoạch
Chênh lệch 2015/kế hoạch +/ - % 1 Tổng Doanh thu Tr.đ 560 529 700000 139471 124,88 2 Tổng Chi phí Tr.đ 210 873 250000 39127 118,55 3 LN trước thuế Tr.đ 349 656 450000 100344 128,69 4 Thuế TNDN Tr.đ 87414 112500 25086 128,69 5 LN sau thuế Tr.đ 262242 337500 75260 128,69 6 Thuế GTGT Trđ 85 324,5 100000 14675,5 117,19
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội 3.1.1.2 Mục tiêu và phương hướng kinh doanh bộ phận Banquet của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Mục tiêu
Bộ phận Banquet là bộ phận cốt cán trong các bộ phận liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện, đồng thời bộ phận mang lại doanh thu lớn nhất trong các bộ phận của khách sạn.
Hiện bộ phận Banquet đang được đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ ở 75,5%, và mục tiêu của khách sạn là 77,5 % , chứng tỏ bộ phận Banquet đã khơng ngừng cố gắng để có thể sắp đạt được mục tiêu đề ra là 77,5% về chất lượng dịch vụ.
Bảng 3.2. Mục tiêu kinh doanh cụ thể của bộ phận Banquet năm 2016
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2015 Kế hoạch 2016 Chênh lệch 2015/kế hoạch +/- % 1 Tổng doanh thu Trđ 200000 300000 150000 150 2 Tổng chi phí Trđ 110000 160000 50000 145 3 LN trước thuế TNDN Trđ 90000 140000 50000 155 4 Thuế TNDN Trđ 22500 35000 12500 155 5 LN sau thuế TNDN Trđ 67500 105000 37500 155
Nguồn: Khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Phương hướng kinh doanh
Khách sạn JW Marriott, Hà Nội là khách hàng đầu về tổ chức hội nghị, hội thảo ở Việt Nam. Chính từ đó bộ phận Banquet quyết tâm hướng hoạt động kinh doanh chủ yếu vào tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo. Đồng thời tăng cường tổ chức các sự kiện phục vụ các doanh nghiệp như, sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sự kiện chi ân khách hàng, sự kiện cuối năm, sự kiện đầu năm, sự kiện tổng kế,… Và kèm theo tổ chức sự kiện phục vụ cá nhân như là tiệc cưới, tiệc sinh nhật, …
3.1.2 Quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott, Hà Nội
Khách sạn JW Marriott, Hà Nội cũng như bộ phận liên quan đến tổ chức sự kiện của khách sạn ln mong muốn hồn thiện hơn về hoạt động tổ chức sự kiện.
Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện trong khách sạn nhằm nâng cao chất lượng lịch vụ và kiểm soát hoạt động tổ chức sự kiện một cách roc ràng. Nắm bắt được tình hình và quá trình diễ ra các khâu để tiến hành tổ chức sự kiện cõ chỗ nào vướng mắc và khúc mắc giúp khách sạn nhanh chóng gỡ rối và giải quyết.
Hoạt động tổ chức sự kiện trong khách sạn mang lại nguồn doanh thu tương đối lớn. Cần chú trọng đến việc từng khâu rõ ràng và từ nguồn lực con người, cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, cũng như quá trình diễn ra sự kiện.
Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện để daonh nghiệp cũng như nhân thấu hiệu sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp khách sạn và cả sự quy chuẩn, tính khoa học, nguyên tắc trong mọi quá trình diễn ra sự kiện.
Vấn đề to lớn nhất đó là hồn thiện hoạt động tổ chức sự kiện mang lại cho khách hàng cảm nhận về dịch vụ mà họ sử dụng một cách hồn hảo, níu kéo họ lần sao tiếp tục sử dụng dịch vụ của chúng ta.
3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn JW Marriott,Hà Nội Hà Nội
Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục về vấn đề đối tượng đại biểu
Đối với tiệc cưới: Khách sạn cần có nghiên cứu thực tế về số lượng khách hàng quan tâm đến dịch vụ tổ chức tiệc cưới của khách sạn trong thời gian sắp tới, kiểm soát và dự đoán lượng khách hàng đến dự kiện thông qua lượng khách tới dự sự kiện năm trước và lượng khách đến độ tuổi cưới trong khu vực địa phương.
Đối với các buổi đào tạo nội bộ: Khách sạn cần đưa ra hình phạt đối với những người bận vì lý do cá nhân. Thu xếp, bố trí nhân viên khơng có trong chương trình đào tạo thay ca trực hay làm việc cho người có danh sách đi đào tạo.
Đề xuất giải pháp nhằm khách phục các vấn đề liên quan đến chương trình kế hoạch
Đối với triển lãm cưới: Nghiên cứu để thay đổi chương trình kế hoạch cho những năm tiếp theo một cách phù hợp. Triển lãm cưới nên diễn ra một ngày để tránh trường hợp trùng nhau về nội dung chương trình.
Đối với lễ tổng kết cuối năm: Nên đưa ra các ý tưởng sáng tạo về chương trình kế hoạch cho sự kiện tạo ra một chương trình mới nhằm đạt được mục tiêu mà khách sạn đề ra đối với sự kiện
Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục các vấn đề liên quan đến thời gian biểu của sự kiện
Khách sạn cần nghiên cứu rõ thời gian nên tổ chức triển lãm cưới đề đạt được mục đích của khách sạn khi tổ chức triển lãm. Theo kiến nghị riêng của tác giả, khách sạn nên tổ chức triển lãm