7. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.3.6. Thực trạng tổ chức triển khai chương trình xúc tiến thương mại
Theo nghiên cứu trong thời gian thực tập tại công ty và kết quả phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh, các mục tiêu cho các hoạt động xúc tiến thương mại được
đặt ra dựa trên kết quả phân tích thị trường hiện tại cùng với kết quả của một số hoạt động xúc tiến thương mại cơng ty thực hiện trước đó để có thể đặt ra mục tiêu chính xác. Từ mục tiêu đặt ra công ty sẽ quyết định ngân sách sẽ chi cho hoạt động xúc tiến thương mại tiếp theo mà cơng ty thực hiện. Sau đó phịng kinh doanh sẽ trình kế hoạch thực hiện hoạt động xúc tiến trước ban giám đốc và các phòng ban khác để thảo luận, chỉnh sửa kế hoạch và đi đến thống nhất về thời gian, nguồn lực cũng như các nội dung kế hoạch cho hoạt động xúc tiến sắp tới. Sau khi thống nhất ý kiến thì các cơng việc được giao cho từng bộ phận, nhân viên tiến hành thực hiện. Nhân viên phịng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm và lựa chọn kênh truyền thông, thực hiện giao tiếp với khách hàng, cung cấp thông tin cho khách hàng về sản phẩm, cơng ty, chương trình cũng như các hoạt động xúc tiến đi kèm, thuyết phục khách hàng mua hàng và tiếp nhận phản hồi của khách hàng tại khu vực mà mình phụ trách. Nhân viên bán hàng sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng tại cửa hàng, giải thích cho khách hàng những thông tin cần thiết về sản phẩm cũng như chương trình mà cơng ty thực hiện, thuyết phục mua hàng và thực hiện quy trình bán hàng, cuối cùng phản hồi kết quả kinh doanh về cho phòng kinh doanh sau khi kết thúc hoạt động. Phịng tổng hợp có nhiệm vụ phối hợp và cung cấp tài chính cho hoạt động diễn ra. Xưởng và kho sẽ tiến hành đảm bảo khơng có tình trạng thiếu hàng trong hoạt động. Cuối mỗi hoạt động phòng kinh doanh sẽ đánh giá doanh số và lợi nhuận trước và sau khi tiến hành hoạt động XTTM và trình lên ban lãnh đạo.
Cụ thể như khi thực hiện hoạt động xúc tiến bán, phòng kinh doanh lập kế hoạch cho hoạt động và lấy ý kiến của ban giám đốc và các phòng ban để thống nhất thời gian, ngân sách, cách thực hiện, các hoạt động kèm theo. Sau đó phân cơng cơng việc cho từng nhân viên, từng bộ phận: nhân viên marketing liên hệ khách hàng bằn điện thoại hay gửi thư thông báo hoạt động khuyến mại và giải thích thắc mắc cho khách hàng, nhân viên bán tại cửa hàng trang trí lại cửa hàng, đề thơng tin khuyến mại, giải thích cho khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong quá trính mua. Các bộ phận khác tham gia hỗ trợ cho hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
Do nguồn lực có hạn nên các hoạt động xúc tiến thương mại của công ty đều do công ty tự thực hiện, khơng tiến hành th ngồi vì vậy mỗi nhân viên của cơng ty sẽ phải thực hiện nhiều việc cùng lúc với kinh phí hạn chế nên dễ dàng xuất hiện sai lầm
hay chán nản làm cho hoạt động xúc tiến không truyền tải đủ thông tin đến đối tượng nhận tin và thường không đem lại hiệu quả cao.