- Bản mềm (bản soft): Được thiết lập trên Bảng tính excel (profile sheet). Các trường thông tin sẽ được thiết kế dựa theo các thông tin cần khai thác trong Biểu mẫu “Hồ sơ học viên”, cụ thể: (Hình 2.3.1.2)
Như vậy, Hồ sơ học viên HSB lưu các trường thơng tin chính như sau: - Số thứ tự - Mã số SV - Lớp - Giới - Họ và đệm - Tên - Ngày sinh - Nguyên quán - Địa chỉ nhà riêng - Điện thoại nhà riêng - Cơ quan
- Địa chỉ cơ quan - Tỉnh/thành - Chức danh
- Bộ phận công tác - Điện thoại cơ quan - Fax
- Số điện thoại di động
- Địa chỉ hòm thư điện tử (email) - Ngành nghề
Do những thông tin này được ghi lại trên bảng excel dựa vào thông tin mà học viên kê khai trên biểu mẫu “hồ sơ học viên”, nên để những thông tin này được đầy đủ và chính xác, cán bộ trợ lý lớp học của từng lớp sẽ nhắc từng học viên điền, cung cấp thông tin cá nhân một cách đầy đủ nhất.
Sau khi kết thúc khoá học, cán bộ trợ lý lớp học sẽ bàn giao Profile này (chỉ bao gồm những học viên đã tốt nghiệp hoặc đã được cấp chứng chỉ) bao gồm cả bản cứng và bản mềm về cho Phịng Quản lý Alumni để Phịng chính thức tiếp nhận danh sách này và quản lý.
Hoạt động này được lưu đồ hóa như sau:
Sơ đồ 2.2.3.1: Quy trình tiếp nhận danh sách alumni
Chú thích:
SC: Chương trình ngắn hạn
MBA: Chương trình Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh FRM 13.01: Biểu mẫu 13.01 (phụ lục kèm theo)
2.3.2. Thực trạng các chương trình hoạt động dành cho mạng lưới Alumni.
Nắm rõ được đặc điểm về Alumni, HSB đã và đang duy trì một số hoạt động dành cho mạng lưới Alumni như sau:
2.3.2.1. Tổ chức Hội thảo chuyên đề dành cho Alumni
Ban Lãnh đạo HSB cho rằng, làm sao để Alumni luôn được cập nhật kiến thức cho dù họ đã tốt nghiệp, khơng cịn ngồi học trên ghế nhà trường, để Alumni nhận thấy rằng sau khi học xong, họ vẫn được nhà trường bổ sung kiến thức, mới là điều có giá trị nhất. Chính vì thế, Hội thảo chuyên đề nhằm cập nhật tri thức cho Alumni luôn là hoạt động quan trọng chiếm vị trí số một trong các bản kế hoạch hàng năm của Phòng Quản lý Alumni.
Hội thảo chuyên đề mỗi năm được tổ chức với chủ đề khác nhau, và trong những năm gần đây, HSB thường lựa chọn những chủ đề gắn với đặc điểm tình hình kinh tế trong nước và thế giới.
Từ chủ đề được lựa chọn, Ban tổ chức đề xuất các Diễn giả có thế mạnh diễn thuyết với các chủ đề tương ứng đã được lựa chọn và gửi thư mời hợp tác.
Hiện tại, HSB vẫn duy trì Hội thảo chuyên đề mỗi năm một lần, phong phú từ mặt nội dung đến diễn giả tham gia diễn thuyết, như:
- Hội thảo “Chiến lược quản trị nguồn nhân lực để vượt suy thoái và phát triển trường tồn” do Giáo sư Chris Brewters – học giả hàng đầu Châu Âu về lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực Quốc tế chủ trì diễn ra ngày 10/7/2009 tại Hà Nội.
- Hội thảo chuyên đề “Chia sẻ về sự lớn mạnh của Trung Quốc và ảnh hưởng đến các doanh nghiệp Việt Nam” với sự tham gia diễn thuyết của Nguyên Phó Thủ tướng Vũ Khoan diễn ra ngày 17/4/2010 tại Hà Nội.
- Hội thảo chuyên đề “Kỹ năng Lãnh đạo” với sự chia sẻ đầy ấn tượng và chân thành của Trưởng Khoa Trương Gia Bình cũng diễn ra trong ngày 17/4/2010 tại Hà Nội.
- Hội thảo “Hành trang nghề nghiệp trong giai đoạn gia nhập WTO”. Chủ đề này có sự chia sẻ của Ơng Nguyễn Sơn, Phó Vụ Trưởng, Phó Chánh Văn Phịng Ủy ban Quốc gia – Hợp tác kinh tế quốc tế thuộc Bộ Thương mại. Cùng tham gia và giao lưu, phát biểu trong hội thảo này còn một số các nhà doanh nghiệp thành đạt khác diễn ra ngày 25/11/2006.
- Hội thảo “Nhu cầu nhân sự cấp cao trong và sau thời kỳ suy thoái” với sự diễn thuyết của chuyên gia kinh tế cao cấp Phạm Chi Lan diễn ra ngày 15/5/2009 tại Hà Nội
Và một số hội thảo khác…
2.3.2.2. Tổ chức các Sự kiện giao lưu
Ngồi mục đích cập nhật tri thức, HSB cũng chú trọng tổ chức các sự kiện giao lưu nhằm tăng cường mối quan hệ, kết nối Alumni các năm và các chương trình khác nhau. Do đó, các sự kiện giao lưu cũng được tổ chức một năm một lần đan xen với các Hội thảo chuyên đề. Thông thường, sự kiện giao lưu và Hội thảo chuyên đề diễn ra cách nhau sáu tháng. Ngoài ra, HSB cũng tổ chức giao lưu cho các thế hệ Alumni thông qua các dịp truyền thống như Ngày nhà giáo Việt Nam, Ngày sinh nhật Khoa, và Tết Nguyên Đán.
Có thể kể đến một số sự kiện giao lưu mà HSB đã tổ chức thành công nhằm kết nối thế hệ Alumni của mình như:
- Tổ chức giải thể thao liên MBA: đây là giải thi đấu quần vợt được tổ chức thường niên trong vòng 2 năm trở lại đây, thu hút được hầu hết các thế hệ học viên và Alumni của Chương trình Thạc sỹ Quản trị kinh doanh tham gia;
mỗi năm các lớp đóng góp tiết mục đều phải sáng tạo và làm mới để thể hiện tài năng của mình;
- Tổ chức Chương trình giao lưu tâm lý lứa tuổi vị thành niên, một chương trình đặc biệt được thiết kế dành riêng cho thế hệ con của Alumni trong độ tuổi vị thành niên. Chương trình được xây dựng 2 năm trở lại đây và gây rất nhiều ấn tượng tốt cho các vị phụ huynh – đồng thời chính là thế hệ Alumni của HSB;
- Tổ chức Sự kiện gặp gỡ đầu xuân cho Alumni các thế hệ thuộc khu vực miền Bắc ngày 17/4/2010;
- Tổ chức Sự kiện giao lưu cho Alumni các thế hệ thuộc khu vực miền Nam ngày 29/5/2010;
Và một số chương trình giao lưu khác…
2.3.3. Thực trạng hoạt động “chăm sóc” Alumni.
Dù học viên đã tốt nghiệp nhưng HSB vẫn có các hoạt động “chăm sóc” Alumni với mục đích tạo sự thân thiện và kết nối cộng đồng Alumni.
2.3.3.1. Gửi thiệp chúc mừng sinh nhật Alumni
Mỗi năm một lần, thiệp chúc mừng sinh nhật được Phòng Quản lý Alumni thiết kế một mẫu khác nhau, tuân thủ các nguyên tắc và quy định của HSB về thương hiệu.