Sau Lưu đồ này sẽ có mơ tả các quá trình nhằm hướng dẫn chi tiết hơn về lưu đồ.
Vì các hoạt động bổ trợ đều cần bài bản và khơng cịn nhỏ lẻ, nên có thể xây dựng quy trình cho từng hoạt động nhỏ đó. Cụ thể, trong nghiệp vụ “hoạt động duy trì quan hệ” gồm 5 đầu việc, tách nhỏ ra các quy trình nhỏ tương ứng với 5 đầu việc đó:
- quy trình gửi thiệp sinh nhật; - quy trình gửi HSB – Update; - quy trình tổ chức hội thảo;
- quy trình tổ chức sự kiện giao lưu;
- quy trình cập nhật định kỳ thơng tin Alumni.
Bên cạnh đó, tiêu chí phân loại Alumni hiện nay đang được đưa ra là: “Mức 1: học viên tham gia khóa học MBA của HSB.
Mức 2: học viên tham gia các khóa ngắn hạn dành cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Mức 3: học viên tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn nhiệt tình tham gia các hoạt động của lớp và HSB.
Ngồi 3 mức trên, khơng đưa vào danh sách quản lý database, chỉ lưu profile”.
Theo trên, thì tiêu chí thứ 3 rất khó để đánh giá, và danh sách này sẽ không được cụ thể. Do vậy, chỉ nên thống nhất ghi cách phân loại như sau:
Phân loại để lƣu trữ
- Alumni Short Coures: Lưu vào hồ sơ Alumni SC, phân loại theo từng năm.
- Alumni MBA: Lưu vào hồ sơ Alumni MBA, phân loại từng chương trình.
+ ReMBA + IeMBA + VeMBA + Tuck
- Liệt kê riêng danh sách những alumni có quan hệ thân thiết với IBA và thường xuyên tham dự các events do IBA tổ chức.
3.2.5.3. Với hoạt động trao đổi Database phục vụ Bộ phận tuyển sinh
Toàn bộ Database về Alumni là tài sản vơ giá, chính vì thế HSB đã đầu tư nghiên cứu phương pháp xây dựng database rất tốt và xây dựng được các hoạt động duy trì quan hệ Alumni rất hiệu quả, do đó, khi database được đưa quay trở về Phòng tuyển sinh để phục vụ công tác tuyển sinh, thì cần thiết phải có một cam kết bảo mật thơng tin, mục đích:
- Tránh mất mát, thất lạc dữ liệu của Alumni; - Tránh sử dụng database vào mục đích riêng; - Tránh truyền tải database ra bên ngoài HSB.
Biểu mẫu “Cam kết bảo mật thông tin” cần được thiết kế và sử dụng một cách triệt để và hiệu quả, để kiểm soát tốt khâu bàn giao database.
3.2.6. Xây dựng Chương trình điều tra đánh giá dành riêng cho Alumni
Tại HSB, mỗi môn học kết thúc, học viên đều nhận được một bản đánh giá, nhằm đánh giá tổng thể về chương trình, từ chất lượng đào tạo đến chất lượng dịch vụ, từ đó giúp HSB kịp thời điều chỉnh, phát huy mặt mạnh. Điều này thể hiện đẳng cấp của HSB; khơng ngừng nỗ lực hồn thiện để thương hiệu HSB ngày một vững chắc.
Tuy nhiên, HSB chưa triển khai công tác đánh giá đối với thế hệ Alumni. Đây chính là sự vận dụng nguyên tắc của lý thuyết 360 độ Phản hồi mà ta đã đề cập đến trong chương 1: lấy ý kiến đánh giá phản hồi từ Alumni.
Nếu như ở Mẫu đánh giá (Form đánh giá) dành cho các học viên dùng đánh giá sau khi kết thúc một mơn học, được đưa ra theo 2 tiêu chí lớn là:
- Đánh giá chất lượng đào tạo (bao gồm: 1 - Kiến thức chuyên môn của Giảng viên, 2 - Phương pháp sư phạm của giảng viên, 3 - Độ phù hợp của thời lượng mơn học, 4 - Tính thực tiễn của các bài tập tình huống...);
- Đánh giá chất lượng dịch vụ (bao gồm: 1- cơ sở vật chất, hệ thống màn chiếu, máy chiếu, âm thanh trong phòng học, 2 - chất lượng in ấn tài liệu, 3 - chất lượng phiên dịch...).
Thì Form đánh giá dành cho Alumni nên được thiết kế theo các tiêu chí đánh giá khác:
Ví dụ
- Kiến thức chuyên môn của giảng viên; - Phương pháp sư phạm của giảng viên; - Thời lượng của môn học;
- Tính áp dụng vào thực tiễn của bài tập tình huống ; - Tỉ lệ tốt nghiệp có việc làm đúng chuyên ngành; - Tỉ lệ ra trường phát triển công ty riêng;
- Tỉ lệ ra trường vẫn đi làm thuê;
- Có quay trở lại HSB trong những khố đào tạo tiếp theo hay khơng? - 3 điểm được nhất của khoá đào tạo;
- 3 điểm chưa hoàn thiện và cần được điều chỉnh, bổ sung? - Ý kiến thêm để phát triển HSB.
3.2.7. Chăm sóc các Alumni tương lai (chăm sóc họ ngay trong q trình đang học)
Vì chính thế hệ học viên đang học, khi tốt nghiệp, họ sẽ trở thành Alumni của trường. Do vậy, tránh tình trạng bị động là cho đến tận thời điểm bàn giao, cán bộ Quản lý Phòng Alumni mới biết đến học viên và tiếp xúc với học viên, Phịng quản lý Alumni có kế hoạch tiếp xúc với Alumni tương lai ngay trong quá trình đang đào tạo:
- Tham gia từ buổi khai giảng đầu khố với lớp: khai giảng là một hình thức sinh hoạt tập trung rất đặc biệt mà HSB mang lại cho tập thể lớp ngay từ những ngày đầu tiên của quá trình đào tạo. Với hai ngày đi tham gia khai giảng, học viên đã có cơ hội để tiếp xúc, chào hỏi, làm quen gần gũi nhau hơn. Có thể khẳng định là một nét đặc thù, là một sự khác biệt hoàn toàn của HSB với các đơn vị đào tạo khác. Do đó, để tăng cường mối quan hệ với học viên, Phòng Quản lý Alumni lên kế hoạch tham dự khai giảng của các khoá trong một năm.
- Tham gia các hoạt động phong trào, sự kiện của lớp. Trong quá trình đào tạo, mỗi kỳ, các lớp đều được chọn học dã ngoại tại một địa điểm ngoài Hà Nội. Hoạt động này cũng chính là hình thức củng cố thêm mối quan hệ trong tập thể lớp và sốc lại tinh thần cho người học. Mỗi kỳ dã ngoại, Ban cán sự lớp đều gửi thư mời Ban lãnh đạo, thầy cô và một số bộ phận liên quan tham dự. Phịng Quản lý Alumni cũng cần có kế hoạch để tham dự các đợt dã ngoại này - được coi là những dịp rất quý để có cơ hội tiếp xúc với học viên, thuận lợi cho công tác Quản lý Alumni sau này.
3.2.8. Biện pháp về nâng cao chất lượng nhân sự Phòng Quản lý Alumni
3.2.8.1. Nâng cao kỹ năng quản lý
HSB đã duy trì cơng tác Xây dựng và quản lý Alumni trong một thời gian dài nhưng vẫn thiếu những kỹ năng chuyên ngành. Thứ nhất vì Alumni
là một hoạt động cịn rất ít ở mơi trường giáo dục tại Việt Nam nên khơng có sự tham vấn. Thứ hai, công tác Alumni rất phổ biến ở các trường đại học khác trên thế giới. Đối với những trường này, họ đã có một bề dày hoạt động, bề dày nền tảng, nên các hoạt động sau này vẫn tiếp tục được phát huy và triển khai. Đối với các trường trên thế giới, công tác Alumni là một sự tồn tại tất yếu. Tuy nhiên, để học hỏi và xây dựng cho cơng tác Alumni tại HSB thì chỉ được phần nào đó (tổ chức sự kiện, gửi tin HSB – Update). Còn các hoạt động khác lớn hơn và quan trọng hơn, lại rất khó để thực hiện tại Việt Nam (quản lý database Alumni trực tiếp trên website, tổ chức sụ kiện theo tháng và trên website bao giờ cũng có Lịch sự kiện cho cả một năm, hoạt động xin tài trợ từ Alumni...). Do đó, HSB cũng nên có kế hoạch đào tạo cho vị trí Alumni để có những hoạt động tốt hơn nữa. HSB cũng có thể xem xét tuyển dụng các chuyên gia nước ngồi cho vị trí này, để họ gây dựng thêm một số các hoạt động mà HSB chưa thực hiện được, tận dụng kinh nghiệm và kỹ năng điều hành của họ, sau đó sẽ đào tạo cán bộ người Việt thực hiện.
3.2.8.2. Nâng cao nhận thức về thương hiệu và xây dựng đội ngũ quản lý Alumni chuyên nghiệp
Như lý thuyết về thương hiệu đã đề cập, mỗi nhân viên đều phải là một “đại sứ” cho thương hiệu. Cho nên cần thấm nhuần và nâng cao nhận thức về thương hiệu HSB. Mỗi cán bộ của Phòng Quản lý Alumni khi tiếp xúc với Alumni cần nhận thức rõ những đặc điểm và giá trị thương hiệu của HSB thông qua hoạt động này, từ đó làm kim chỉ nam trong mọi hành vi, ứng xử của cán bộ đối với Alumni, luôn để Alumni thấy được sự nhất quán trong giao tiếp và ứng xử của cán bộ HSB từ quá trình tuyển sinh, quá trình đào tạo và q trình kết thúc.
Tóm lại, văn hoá thương hiệu HSB cho phép mỗi cán bộ, nhân viên đều là một tuyên truyền viên xuất sắc và tự hào về thương hiệu HSB. Do đó, cán bộ phịng Quản lý Alumni cần ý thức rõ được giá trị cốt lõi này để phát huy.
3.3. Phân tích tính khả thi và ứng dụng của các biện pháp 3.3.1. Các biện pháp có thể áp dụng ngay - Xây dựng phần mềm; - Thành lập câu lạc bộ; - Thành lập Hội HSB Alumni; - Điều chỉnh quy trình;
- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng;
- Chăm sóc học viên ngay trong quá trình họ đang theo học.
Đây là những biện pháp có thể áp dụng được ngay vì tính khả thi cao và hoàn toàn phù hợp với nhân lực Phòng Quản lý Alumni trong giai đoạn hiện nay.
3.3.2. Các biện pháp cần lập dự án và xây dựng ngân sách để thực hiện (dài hạn)
- Làm thẻ HSB Alumni;
- Thuê chuyên gia nước ngoài tận dụng kinh nghiệm và kỹ năng của họ; - Xây dựng chương trình điều tra đánh giá dành riêng cho Alumni.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1. Kết luận
Trong thời đại ngày nay, thương hiệu được xem là tài sản vô giá của bất kỳ doanh nghiệp hay đơn vị nào. Một tổ chức giáo dục có thương hiệu càng trở nên uy tín và thực sự là tín hiệu đáng mừng cho nền giáo dục nước nhà. Do đó, việc xây dựng, phát triển và gìn giữ thương hiệu là một trong những nhiệm vụ cấp thiết. Qua các nội dung nghiên cứu ở Luận văn này, có thể rút ra một số kết luận:
Trong công tác quản lý nhà trường, ngoài việc quản lý đối với thế hệ học viên, sinh viên đang trong quá trình đào tạo, các cơ sở đào tạo giáo dục cũng cần chú trọng đến khâu quản lý mạng lưới Alumni bởi chính họ là lực lượng quan trọng trong việc đánh giá chất lượng đào tạo của nhà trường để nhà trường tiếp thu, điều chỉnh chất lượng giảng dạy và phục vụ. Đồng thời. Alumni là sợi dây kết nối, đưa người học mới tìm đến cơ sở đào tạo. Hơn nữa, thế hệ Alumni chính là sự phản ánh tương đối đầy đủ về uy tín của một cơ sở đào tạo. Cơ sở giáo dục – đào tạo có Alumni càng thành đạt thì uy tín càng lớn, thương hiệu càng có giá trị. Xây dựng thương hiệu mạnh đang là một xu thế tất yếu trong bối cảnh cạnh tranh và hội nhập hiện nay. Việc quản lý mạng lưới Alumni tại cơ sở giáo dục – đào tạo sẽ bao gồm các nhiệm vụ chính như: quản lý cơ sở dữ liệu, cập nhật thông tin để cơ sở dữ liệu luôn chuẩn và đúng, tổ chức các hoạt động gắn kết mạng lưới Alumni của nhà trường.
Nhận thức rõ điều đó, HSB đã và đang xây dựng thương hiệu của mình, thành trường quản trị kinh doanh sánh vai với các trường quản trị kinh doanh thế giới. Với mục tiêu phát triển thương hiệu, HSB đã hết sức nỗ lực nâng cao cơng tác quản lí và đào tạo, trong 2 năm liên tiếp, HSB được tạp chí Eduniversal bầu chọn là trường Quản trị kinh doanh số một tại Việt Nam
[17]. Không chỉ chú trọng xây dựng thương hiệu về mặt chất lượng đào tạo, HSB thể hiện sự nhất quán của thương hiệu trong hoạt động duy trì gắn kết cộng đồng Alumni. HSB đã đi trước một bước so với các trường Đại học tại Việt Nam. Với số lượng Alumni không ngừng tăng, HSB đang sở hữu nguồn tài sản vô cùng lớn. Do đó, HSB khơng ngừng nỗ lực trong việc quản lý mạng lưới Alumni để quy tụ họ, gắn kết họ tạo thành một khối liên kết khổng lồ có sức mạnh vơ cùng lớn. Khối liên kết đó càng lớn, hoạt động càng hiệu quả thì thương hiệu của HSB càng được khẳng định. Thực tế cho thấy, công tác quản lý Alumni của HSB sau nhiều năm nghiên cứu và thực hiện, đã thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị mình trong từng nghiệp vụ: từ khâu quản lý cơ sở dữ liệu, định kỳ cập nhật thơng tin; khâu chăm sóc Alumni; cho đến khâu tổ chức các hoạt động duy trì, gắn kết mạng lưới Alumni. HSB đã mang đến cho Alumni một cảm nhận dù khơng cịn trong q trình học tập và nghiên cứu, nhưng họ vẫn ln được nhà trường “chăm sóc” chu đáo. Đây là lý do khiến Alumni ln thấy hài lịng, ln muốn quay lại tham gia các khoá đào tạo tại HSB, và luôn muốn giới thiệu cho những người khác. Như vậy, bằng sự chân thành và tận tuỵ trong cơng tác quản lí Alumni, HSB đã phần nào đạt được mục tiêu của mình khi đưa thương hiệu HSB gần gũi hơn với các đối tượng người học. HSB đã và đang tiếp tục tìm kiếm, vận dụng được những kinh nghiệm và hoạt động thực tế từ các trường đại học trên thế giới. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, vẫn còn những kết quả chưa đáp ứng so với mong muốn (công tác Quản lý Alumni sau nhiều năm hoạt động theo cùng một quy trình đang dần trở nên thiếu tính sáng tạo; số lượng Alumni tham gia vào các sự kiện tuy là rất đông nhưng chưa đáp ứng được mong muốn ban đầu đặt ra....).
Nhận thức được các cơ hội, thách thức, cũng như điểm mạnh, điểm yếu, luận văn đã đưa ra một vài biện pháp phù hợp với tình hình thực tế của HSB và phòng Quản lý Alumni nhằm tối đa hố hơn nữa cơng tác quản lý
mạng lưới Alumni để phát triển thương hiệu của HSB. Trong đó có những biện pháp chính:
- Lưu trữ dữ liệu Alumni một cách khoa học và có kế hoạch cập nhật định kỳ;
- Hiện đại hố cơng tác quản lý mạng lưới ứng dụng công nghệ thông tin (sử dụng phần mềm để quản lý mạng lưới Alumni);
- Duy trì các hoạt động gắn kết với Alumni (tạo liên kết ngay từ khi học viên tốt nghiệp; gửi thư từ; ấn phẩm của HSB đến Alumni; duy trì tổ chức hội thảo chuyên đề; thành lập câu lạc bộ, thành lập hội HSB Alumni hay trao đổi thông tin liên quan đến cơ hội nghề nghiệp);
- Đẩy mạnh công tác quảng bá, truyền thông về cộng đồng Alumni của HSB;
- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng;
- Xây dựng chương trình điều tra đánh giá dành riêng cho Alumni; - Chăm sóc các cựu học viên tương lai;
- Nâng cao chất lượng nhân sự của Phòng Quản lý Alumni.
2. Khuyến nghị
Từ những thực trạng chung của hoạt động quản lý mạng lưới Alumni tại HSB đã được nêu trên cùng với một số biện pháp đã được đề xuất, tác giả có các khuyến nghị với Ban lãnh đạo HSB.
Thứ nhất, tăng cường nhân sự cho Phòng Quản lý Alumni. Với số
lượng Alumni rất lớn như hiện nay, sự bao quát công việc nhiều khi khơng xuể, vừa hồn thành các việc sự vụ chính trong tháng, vừa thực hiện các sự kiện trong năm, đồng thời phải đảm nhận các dự án nhỏ khác thường được phát sinh trong năm. Do đó, cần thiết phải bổ sung nguồn nhân lựu để phân
chia cơng việc, đảm bảo cơng việc của Phịng được hoạt động đúng tiến độ, kế hoạch đăng ký và đạt hiệu quả cao.
Thứ hai, với phương châm “Go Mass” – “Vươn ra biển lớn” như hiện
nay, Alumni sẽ ngày một tăng với tốc độ nhanh và số lượng lớn. Do vậy, rất mong muốn Ban Lãnh đạo đưa ra một định hướng mới cho công tác quản lý mạng lưới Alumni (phân nhóm đối tượng, định hướng theo năm cho các hoạt