6. Kết cấu của khóa luận
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Quốc tế Delta
2.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quốc tế Delta
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo mơ hình trực tuyến chức năng. Mơ hình này có sự chun mơn hóa sâu sắc hơn, được phép các thành viên tập trung vào chuyên môn và phát huy được tốt hơn khả năng của họ, đồng thời cũng giúp Giám đốc Cơng ty có khả năng kiểm sốt, giám sát và điều hành các hoạt động của Công ty một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác giữa các chi nhánh của Delta tại Hà Nội, Hải Phịng, Thành phố Hồ Chí Minh và Bình Dương. Dưới đây là mơ hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quốc tế Delta
Nguồn: Phịng Hành chính – nhân sự của Công ty
Công ty TNHH Quốc tế Delta cũng đã nghiên cứu lập các phòng ban chuyên trách được bố trí hợp lý, logic khoa học tạo điều kiện cho Cơng ty quản lý chặt chẽ
Trụ sở chính Hà Nội Phịng chức năng Văn phịng đại diện Cơng ty TNHH một thành viên Vận tải Delta Chi nhánh Hải Phịng Bình Dương Sales & Marketing Kế tốn Tin học Nhân sự Dịch vụ khách hàng Văn phòng Nội Bài Phịng nghiệp vụ Hành chính nhân sự Hồ Chí Minh Bắc Ninh Đồng Nai Cát Lái Hải Dương GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
26
các mặt kinh tế kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lượng dịch vụ, đảm bảo cạnh tranh trên thị trường, đem lại hiệu quả cao.
Người giữ chức vụ cao nhất trong Công ty là ông Trần Đức Nghĩa - Giám đốc, nhân danh Công ty để điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những quyết định đó. Là người trực tiếp đề ra những đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt được mức lợi nhuận cao nhất. Bên cạnh đó, Giám đốc cũng là người kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của Cơng ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng với các đối tác.
Phó giám đốc là người trực tiếp vạch ra kế hoạch, tổ chức triển khai chiến lược kinh doanh, trực tiếp giao dịch ký hợp đồng với khách hàng. Đồng thời, còn là người cố vấn tham gia đóng góp ý kiến về tổ chức bộ máy của Cơng ty, bố trí nhân sự phù hợp với năng lực của từng thành viên. Ngoài ra, Phó giám đốc cũng trực tiếp làm những lơ hàng đặc biệt,…
Phòng Sales & Marketing là đại diện cho Công ty tiếp xúc trực tiếp, giao dịch với khách hàng. Bộ phận còn đảm nhiệm việc lập kế hoạch chương trình hỗ trợ thu hút các đối tác theo từng kênh, tìm kiếm khách hàng mới. Ngồi ra, tiến hành cập nhật thường xuyên thông tin thị trường và hoạt động của đối thủ cạnh tranh trong khu vực, phân tích và đề xuất giải pháp hữu hiệu. Hỗ trợ phịng ban trong Cơng ty trong q trình thanh tốn chính xác các chương trình hỗ trợ nhận hàng và giao hàng đúng hạn. Phịng Sale và Marketing tổng kết, phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả các chương trình hỗ trợ thương mại chung và riêng cho vùng, miền đã triển khai, rút kinh nghiệm cho các đề xuất kế tiếp.
Phịng kế tốn là bộ phận đảm nhận trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán hàng ngày, tháng, năm theo quy định của các nghị định, thông tư, văn bản hướng dẫn và theo chế độ kế toán. Tổ chức theo dõi và thanh toán đúng, đủ, kịp thời các khoản phải thu, chi, phải trả với ngân sách nhà nước, khách hàng, nhà cung cấp và CBNV, đồng thời đề xuất xử lý các trường hợp công nợ dây dưa kéo dài không đúng quy định, tránh tình trạng tồn đọng vốn, đẩy nhanh tốc độ quay vịng vốn. Quản lý tồn bộ vốn bằng hàng hóa của Cơng ty; thường xun đối chiếu tình trạng nhập xuất hàng hóa tại bộ phận Kho hàng của Công ty, đồng thời phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ, hoặc đột xuất tồn bộ hàng hóa, báo cáo kết quả kiểm kê và đề xuất biện pháp xử lý thừa thiếu cũng như biện pháp xử lý nhằm tránh tình trạng tồn đọng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ chức quản lý, hạch tốn chính xác các loại tài sản tồn đọng như: vật tư, hàng hóa, thành phẩm, cơng nợ… Thẩm tra giá
27
cả các loại tài sản, máy móc, thiết bị, vật tư, phụ liệu, cơng cụ, phụ tùng thay thế, phương tiện làm việc, trang thiết bị khi có nhu cầu mua sắm. Kiểm tra, giám sát, tham mưu đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc trong việc thẩm tra giá, duyệt giá, lựa chọn đối tác, đáp ứng kịp thời việc cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Phịng kế tốn cịn tổ chức đôn đốc thu hồi kịp thời, đầy đủ những khoản nợ ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Phòng Tin học là bộ phận chịu trách nhiệm nghiên cứu, vận hành, đề xuất và triển khai xây dựng hệ thống, duy trì, quản trị, tối ưu hóa hệ thống. Cũng là bộ phận cấp account, skype cho nhân viên mới, hỗ trợ nhân viên sử dụng phần mềm, triển khai đào tạo sử dụng phần mềm. Quản lý, bảo trì thiết bị máy móc văn phịng để đảm bảo vận hành ổn định.
Phịng Hành chính – Nhân sự là bộ phận triển khai thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, quản lý lao động, thực hiện các chế độ cho người lao động như: Tính lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động,… Bên cạnh đó, xây dựng các quy định, chính sách về nhân sự, các chế độ đãi ngộ, phúc lợi cho CBNV Công ty. Thực hiện công tác quản trị văn phịng: cơng tác lễ tân, đón tiếp khách, theo dõi thực hiện quy định về thời gian làm việc, quản lý việc sử dụng xe ô tô con của Công ty,… Bộ phận Nhân sự cũng có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng nhiệm vụ và nhân sự của Cơng ty.
Phịng Nghiệp vụ chịu trách nhiệm đảm nhận việc hiện các nghiệp vụ về giao nhận hàng hóa như: chuẩn bị chứng từ hàng hóa, thủ tục giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan tại sân bay, kho,… và một số thủ tục khác từ khi nhận hàng cho đến khi giao hàng xong cho khách hàng. Hơn nữa, bộ phận nghiệp vụ cũng phải liên lạc thường xuyên với các hãng vận tải, sân bay, để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng và người nhận hàng.