điều kiện áp dụng phần mềm máy tính
Hiện nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, ứng dụng công nghệ hỗ trợ cơng tác kế tốn ngày càng rộng rãi và hiện đại hơn. Các phần mềm kế toán giúp cơng tác kế tốn được nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn.
Sơ đồ 11: Quy trình ghi sổ kế tốn máy
TK 632 TK 911 TK 511
Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần phát sinh trong kỳ TK 635 Chi phí tài chính phát sinh trong kỳ TK 641,642 TK 515 Chi phí QLDN, CPBH phát sinh trong kỳ
Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ
TK 811
Chi phí khác phát
sinh trong kỳ TK 711
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ sách, báo cáo cuối năm
: Kiểm tra, đối chiếu
Chứng từ kế toán - Sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái
Sổ nhật ký
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng
từ kế tốn
* Ưu điểm:
- Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều hơn so với phương pháp kế tốn thủ cơng. Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
- Thơng tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể được gửi cho nhiều người sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc. Thuận lợi trong tìm kiếm, thống kê, quản lý dữ liệu
- Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên thời gian, dòng tiền sẽ được cải thiện thơng qua thu nợ tốt hơn và kiểm sốt hàng tồn kho. - Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế tốn trên máy vi tính giảm thời gian
nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm tốn như hồ sơ gọn gàng, lên nhật và chính xác.
- Khả năng để đối phó trong nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng – nhiều phần mềm kế tốn trên máy vi tính cho phép một doanh nghiệp để kinh doanh nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng. Vấn đề liên quan với những thay đổi tỷ giá hối đối được giảm thiểu.
- Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành cơng việc kế tốn thực hiện được kịp thời, dễ dàng hơn. Thông tin ban đầu cung cấp chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách liên quan đều thể hiện đầy đủ, đúng đắn. Ngoài ra, kế tốn máy cịn giúp giảm một khối lượng các bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển, giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thơng tin giữa các phần hành kế toán
* Nhược điểm:
- Địi hỏi kế tốn viên phải có trình độ để sử dụng được các phần mềm kế tốn.
- Chi phí ban đầu lớn: doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy tính và tốn chi phí mua bản quyền phần mềm kế tốn.
- Cần tìm hiểu để tận dụng với đa chức năng phần mềm: mã thống kế, phân quyền người dùng, báo cáo quản trị...
Kết luận chương 1
Trong doanh nghiệp kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh có vai trị quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, quá trình tồn tại và phát triển của công ty. Trên đây là những lý luận chung về kế tốn doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh bao gồm: khái niệm, đặc điểm, tầm quan trọng, các tài khoản kế toán sử dụng, hệ thống chứng từ sổ sách, trình tự hạch tốn và cách trình bày thơng tin liên quan trên Báo cáo tài chính. Chương 1 cũng giới thiệu sơ bộ về phần mềm kế tốn trong cơng tác kế tốn hiện nay ở các doanh nghiệp.