- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên gọi văn bản là tên loại chính của mỗi loại vản bản, tên loại phải luôn phù hợp với nội dung của văn bản, được trình bày bằng chữ in hoa cỡ 1415,
2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến Ưu và nhược điểm.
đến. Ưu và nhược điểm.
Quản lý văn bản của UBND phường là việc tiếp nhận, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo số lượng, chất lượng văn bản trong hoạt động hằng ngày.
Quản lý văn bản bao gồm: Quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến.
* Sơ đồ hóa quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi.
Văn bản sau khi soạn thảo xong được trình cho lãnh đạo văn phịng kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Khi kiểm tra văn bản đúng thể thức, văn bản được trình ký người có thẩm quyền. Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư đăng ký vào sổ, phơ tơ sao in văn bản, văn thư đóng dấu và phát hành văn bản. Văn thư tiến hành chuyển giao văn bản đến các phịng ban, cá nhân có liên quan. Bản gốc được cán bộ văn thư giữ lại để lưu trữ.
Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường: Qua bưu điện và gửi trực tiếp đều tập trung ở bộ phận văn thư. Văn thư tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản, đóng dấu đến, vào sổ văn bản đến. Sau đó được mang lên phịng lên vi tính, văn thư phụ trách phịng máy căn cứ vào nơi nhận ghi trên văn bản để in sao cho đủ số lượng. Sau khi tiến hành in sao tất cả các văn bản đến và bản phơ tơ đều mang lên trình lãnh đạo văn phịng tại đây lãnh đạo văn phòng căn cứ vào nội dung văn bản để ký gửi chuyển văn bản đến các đơn vị có thẩm quyền thực hiện, giải quyết. Các bản chính văn bản đến được lãnh đạo văn phòng giữ lại và lưu trữ tại phòng và mang lưu trữ định ký tại lưu trữ chung. Những bản photo văn bản đến được lãnh đạo văn phòng ký gửi đến các phòng ban được cán bộ văn thư chuyển giao đến các đơn vị, pịng ban có trách nhiệm giải quyết, những văn bản được chuyển giao cho các đơn vị văn thư ghi vào sổ văn bản để tiện theo dõi, đôn đốc thực hiện.
* Ưu điểm và nhược điểm:
Đối chiếu quy định của nhà nước về quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi đối với quy trình thực hiện của bộ phận văn thư trong Văn phòng – Thống kê của UBND phường Hịa Minh tơi thấy có những Ưu điểm và Nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Nhìn chung, bộ phận văn thư của văn phòng UBND phường theo dõi đầy đủ các loại văn bản đi, văn bản đến. Hình thành các quyển sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến riêng. Đối với từng loại văn bản đi, đến lại có từng mục tên loại văn bản khác nhau tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tra tìm.
- Nhược điểm: Quy trình thực hiện của bộ phận văn thư khơng theo quy định của nhà nước mà tiến hành theo mòn của thế hệ đi trước. Điều này càng cho thấy đội ngũ cán bộ văn phịng khơng có sự sáng tạo, làm việc khơng khoa học, theo cảm tính, cụ thể: