- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên gọi văn bản là tên loại chính của mỗi loại vản bản, tên loại phải luôn phù hợp với nội dung của văn bản, được trình bày bằng chữ in hoa cỡ 1415,
2.4. Tình hình tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phường Hòa Minh.
sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy trình sau:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đang trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ; - Giữ lại đơn vị;
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo đúng quy định tại điều 21 và 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn về cơng tác văn thư đã góp phần:
- Nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, viên chức. - Giúp cơ quan quản lý văn bản được chặt chẽ.
- Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
2.4. Tình hình tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phường Hòa Minh. Hòa Minh.
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, lực lượng vũ trang…và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản giấy tờ của cơ quan tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Pháp luật.
UBND Phường Hòa Minh là cơ quan chấp hành nhà nước ở địa phương việc tổ chức và quản lý con dấu cũng theo sự quy định của Nhà nước và Pháp luật. Nắm bắt được tầm quan trọng của con dấu trong quản lý
điều hành của cơ quan UBND phường Hòa Minh đã giao việc quản lý dấu cho bộ phận Văn phòng và cụ thể là cán bộ văn thư.
Việc sử dụng và quản lý con dấu được giao cho cán bộ văn thư phụ trách. Dấu được để tại Văn phịng – Thống kê có tủ đựng riêng. Việc quản lý dấu rất chặt chẽ, nghiêm túc.