- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên gọi văn bản là tên loại chính của mỗi loại vản bản, tên loại phải luôn phù hợp với nội dung của văn bản, được trình bày bằng chữ in hoa cỡ 1415,
QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC CÁCH LÀM CỦA VĂN THƯ VĂN PHÒNG – THỐNG KÊ UBND
PHÒNG – THỐNG KÊ UBND PHƯỜNG HÒA MINH
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản.
Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản
Photo số lượng bản phát hành Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn,
mật ( nếu có )
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có )
Đăng ký văn bản đi Đăng ký văn bản đi vào sổ theo dõi văn bản đi
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát
Lưu văn bản
Lưu văn bản đi Chuyển phát văn bản
- Tình trạng trên đã khiến cho hoạt động tổ chức quản lý văn bản của cơ quan phường thiếu hiệu quả.
- Trong quá trình vào sổ văn bản đi, đến cán bộ văn thư ghi thiếu nội dung, viết tắt những cụm từ không thông dụng, ghi nhầm tên loại văn bản nên gây khó khăn cho cơng tác tra tìm, quản lý văn bản.
- Cán bộ văn thư không được phân công trách nhiệm riêng biệt, hay nói cách khác, việc tổ chức quản lý văn bản của UBND phường chưa thực hiện sự chun mơn hóa nên đội khi khơng biết giao trách nhiệm cho ai. Vì thế hiệu quả làm việc chưa cao.
- Một lỗi sai rất quan trọng là trong quá trình giải quyết văn bản đến cán bộ văn thư rất ít khi làm thủ tục ghi số đến ngày đến vào sổ quản lý văn bản đến và lưu văn bản đến.
- Điều đáng nói hơn là việc văn thư bỏ qua bước kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, nơi dung văn bản đến và văn bản đi nên tình trạng văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày vẫn được gửi tới cơ quan khác. Điều này làm mất đi tính nghiêm túc và hiệu quả của văn bản ban hành. Việc văn thư chỉ biết đóng dấu, vào sổ đăng ký văn bản thì khơng thể hiện được tính sang tạo, trí tuệ của cán bộ văn thư.