- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên gọi văn bản là tên loại chính của mỗi loại vản bản, tên loại phải luôn phù hợp với nội dung của văn bản, được trình bày bằng chữ in hoa cỡ 1415,
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong cơng tác hành chính văn phịng của UBND phường Hịa Minh.
1.Cơng tác Văn phịng.
Quản trị Văn phòng là lãnh đạo văn phịng, quản lý cơng tác Văn phịng trong một cơ quan. Như vậy có thể hiểu: Hoạt động của Chánh Văn phòng là hoạt động quản trị văn phịng. Hoạt động quản lý, chỉ đạo cơng tác văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị văn phòng.
Với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo UBND phường Hòa Minh, Văn phịng – thống kê đã hồn thành tôt công tác tham mưu
tổng hợp, các nhiệm vụ được giao. Tổ chức phục vụ trực tiếp các hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND phường giao và đạt được một số thành tựu đáng khích lệ cụ thể sau:
- Văn phịng đã xây dựng các Chương trình, kế hoạch và trực tiếp đảm nhận công tác theo dõi, dơn đốc kiểm tra việc thực hiện các Chương trình, Kế hoạch của các phòng, ban trong phường.
- Văn phịng đã thực hiện tốt cơng tác tiếp nhận, xử lý thông tin và cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời, tạo điều kiện tốt nhất cho công tác quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định quản lý của lãnh đạo.
- Tập thể cán bộ, nhân viên Văn phịng được phân cơng nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn của mình nên phát huy được sự sáng tạo cũng như đạt hiệu quả cao trong cơng việc.
- Văn phịng đã xây dựng các quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực tạo điều kiện cho q trình giải quyết cơng việc được nhanh chóng, hiệu quả.
- Cách bố trí phịng làm việc của Văn phòng và các phòng ban trong cơ quan khoa học, hợp lý thuận tiện cho công việc.
- Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phịng. Tổ chức thực hiện cơng tác gửi nhận thư điện tử, gửi và nhận các văn bản bảo mật, an tồn dữ liệu bằng phần mềm cơng nghệ, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
- Hầu hết các phòng, ban, trong cơ quan đều đã được trang bị đầy đủ các thiết bị như: Máy vi tính, máy in, máy fax, máy điều hòa, tủ đựng tài liệu, điện thoại, quạt máy…hầu hết các phòng, ban trong cơ quan đều được nối mạng Internet, mạng LAN nhằm giải quyết cơng việc và cập nhập thơng tin nhanh chóng, phục vụ tốt cho công việc.
- Xây dựng quy chế hoạt động trong việc sử dụng và ứng dụng công nghệ thơng tin của Văn phịng, do đó hệ thống máy tính thiết bị ln được bảo quản tốt; Xây dựng và thực hiện tốt quy chế vận hành, sử dụng mạng máy tính trong Văn phịng cũng như các phịng ban chun mơn khối UBND
phường. Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phịng: Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong Bộ phận “một cửa”, phường Hịa Minh cũng là đơn vị dẫn đầu toàn Quận Liêu Chiểu. Phường đã vận hành tốt mạng LAN, sử dụng ổn định máy tra cứu dành cho công dân, thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc trong việc truy cập trang văn phịng khơng giấy.
Bên cạnh những mặt đã đạt được vẫn cịn những hạn chế trong cơng tác hành chính Văn phịng cụ thê như sau:
- Tủ đựng tài liệu vẫn chưa đáp ứng đủ yêu cầu cất giữ tài liệu riêng của Văn phòng.
- Trong quy trình ban hành văn bản, cán bộ nhân viên trong Văn phịng có khi cịn xem nhẹ việc phối hợp, lấy ý kiến của các phòng ban liên quan nên việc xử lý thông tin chưa đầy đủ nhanh chóng dẫn đễn sự thiếu sốt, chậm trễ khi ban hành văn bản.
- Công việc soạn thảo và kiểm tra văn bản sau khi soạn thảo đơi khi cịn lỏng lẻo vì vậy nên có một số văn bản hành vẫn cịn sai lỗi chính tả. Trình bày văn bản vẫn còn nhiều chỗ chưa đúng với quy định của Nhà nước. Một số văn bản đã ban hành nhưng lại phỉa thu hồi lại để chỉnh sửa.
- Giữa lãnh đạo và cán bộ cơng chức Văn phịng cần có sự đồn kết, quan tâm đến nhau để xây dựng đơn vị vững mạnh, nâng cao hiệu quả làm việc. Lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên quan tâm, động viên đội ngũ cán bộ văn phịng tạo động lực thúc đẩy q trình làm việc của các thành viên.
- Tuy UBND phường đã chú trọng đến công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phịng nhưng cơng tác này chỉ mới thực sự ở bề nổi mà chưa thực hiện một cách triệt để. Nhiều cán bộ được cử đi học mang tư tưởng học chỉ là nhiệm vụ, học lấy bằng để nâng lương chứ không thực sự học để nâng cao nghiệp vụ cho bản thân. Bởi vậy kết quả đào tạo, bồi dưởng cán bộ chưa cao, khơng đạt mục đích.
- Lãnh đạo văn phịng quản lý nhân sự cịn lỏng lẻo, tình trạng “rút ngắn” giờ làm và” giờ cao su” vẫn còn xảy ra.