- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Tên gọi văn bản là tên loại chính của mỗi loại vản bản, tên loại phải luôn phù hợp với nội dung của văn bản, được trình bày bằng chữ in hoa cỡ 1415,
2. Công tác văn thư
- Xây dựng và tổ chức thực hiện tơt quy trình theo dõi các văn bản đi và văn bản đến đúng quy định của UBND phường.
- Việc quản lý, giải quyết văn bản đi đã được thực hiện tốt, các vấn đề phát sinh được xử lý kịp thời. Cán bộ Văn thư có nhiều năm kinh nghiệm, thành thạo việc và được đào tạo đúng chuyên ngành nên q trình giải quyết văn bản được nhanh chóng, tương đối tốt.
- Cơng tác quản lý và bảo quản con dấu được Văn thư cơ quan làm tốt theo quy định của Nhà nước. Chỉ đóng dấu lên các văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Các văn bản lưu, tập lưu được cán bộ văn thư thực hện tốt và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định. Tuy nhiên cơng tác văn thư vẫn cịn gặp những khó khan hạn chế sau : - Nhận thức của lãnh đạo văn phịng, các tổ chức về vị trí, ý nghĩa và tầm
quan trọng của công tác văn thư chưa đầy đủ. Từ đó đã khơng quan tâm đầu tư đúng mức cho công tác này trên cả hai phương diện: chỉ đạo và tổ chức thực hiện để tạo điều kiện cho công tác này phát triển.
- Công tác chuyển giao văn bản đi, văn bản đến đôi khi chưa kịp thời, còn chậm trễ. Thực hiện theo kiểu qua loa, sơ sài.
- Cán bộ, công chức trong cơ quan chưa thực sự ham học hỏi tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công việc, cập nhập thông tin kém chú trọng dẫn đến một số văn bản đã lỗi thời hoặc chưa cụ thể hóa. Ví dụ: Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ lỗi thời.
- Cán bộ văn thư chư có sự sáng tạo và tâm huyết trong cơng việc, phụ thuộc quá nhiều vào lãnh đạo văn phịng. Mặc khác lãnh đạo văn phịng có đơi lúc bảo thủ làm hạn chế đi sự sáng tạo của nhân viên cấp dưới.
- Trong quy trình soạn thảo văn bản, cán bộ nhân viên trong văn phịng đơi khi xem nhẹ việc phối hợp lấy ý kiến của các phòng ban liên quan nên việc
xử lý thơng tin chưa được chính xác, đầy đủ, kịp thời dẫn đến chậm trễ, thiếu sốt khi ban hành văn bản.
3.Cơng tác lưu trữ.
- Có thể nói rằng cơng tác Lưu trữ được cán bộ phụ trách làm tương đối tốt đúng quy trình nghiệp vụ, chỉnh lý tài liệu,cơng tác bảo quản tài liệu đang được nâng cao và ngày càng đi vào nề nếp.
Bên cạnh những mặt đã làm được thì vẫn cịn gặp nhiều sai sót như:
- Do chưa thành lập kho lưu trữ nên tài liệu vẫn còn chưa tập trung và còn phân tán.