Trước tình hình thực tế của cơng tác hành chính văn phịng\, tơi xin tham gia một số giải pháp để hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả hơn.
(1).Hoàn thiện quy định, quy chế trong công tác văn thư, Lưu trữ
UBND phường Hịa Minh nói chung và văn phịng UBND phường nói riêng cần đưa ra những quy định về công tác văn thư, Lưu trữ trong việc tuân thủ giờ làm việc, trong công tác thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Đồng thời đưa ra những biện pháp cưỡng chế đối với những hành vi vi phạm.
Cán bộ, cơng chức trong cơ quan nói chung và văn phịng nói riêng phải thường xuyên cập nhập những văn bản, những quy định mới của nhà nước để bổ sung chỉnh sữa những quyết định, quy chế trong cơ quan cho phù hợp tránh tình trạng lỗi thời như quy chế cơng tác văn thư – Lưu trữ.
(2). Đào tạo nguồn nhân lưc.
Lãnh đạo UBND cần quan tâm hơn nữa tới công tác hành chính văn phịng, vì đây là bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của UBND Phường.
Cần nâng cao hơn nữa nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác Hành chính văn phịng đối với ban lãnh đạo, các cán bộ cơng chức trong cơ quan.
Lãnh đạo Văn phịng UBND phường cần có ý kiến trình cấp trên về việc hỗ trợ kinh phí đưa một số cán bộ văn phịng đi đào tạo để nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, trẻ hóa đội ngũ cán bộ làm cơng tác văn phịng cho phù hợp với tình hình thay đổi của xã hội. Cần đạo tào đội ngũ cán bộ văn phòng trên lĩnh vực tư tưởng.
Lãnh đạo văn phịng cần có sự kết hợp trong cơng tác quản lý, điều hành công việc, hướng dẫn chuyên viên dưới quyền thực hiện các nghiệp vụ.
Cán bộ văn thư được cử đi học phải có ý thức trách nhiệm, có tinh thần học hỏi, sáng tạo bồi dưỡng kiến thức đáp ứng nhu cầu của cơng việc, tránh tình trạng học để nâng cao bằng cấp nhằm nâng cao bậc lương.
(3). Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất.
Mua sắm đầy đủ trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động của văn phòng đặc biệt là bộ phận văn thư – lưu trữ. Đẩy mạnh việc ứng dụng tin học hóa trong cơng tác văn thư – Lưu trữ ( đăng ký, quản lý văn bản trên máy vi tính thuận tiện cho việc tra tìm văn bản, tài liệu khi cần thiết).
(4). Thường xuyên tiến hành kiểm tra đánh giá.
Công tác kiểm tra đánh giá nhằm xem xét mức độ thực hiện công việc của cá nhân, đơn vị trực tiếp thi hành công việc để đánh giá cơng việc của cá nhân, đơn vị từ đó có chế độ khen thưởng xứng đáng.
Lãnh đạo cơ quan thường xuyên tổ chức những cuộc kiểm tra chất lượng cán bộ sau khi đi đào tạo ở các trường hoc, trung tâm để đánh giá được chất lượng đào tạo của những lớp học đó.
Đẩy mạnh cơng tác kiểm tra, đánh giá, giám sát thực hiên cơng tác hành chính văn phịng của UBND phường. Thường xuyên có các biện pháp động viên khuyến khích kịp thời để tạo động lực và tinh thần thi đua làm việc có hiệu quả, lập thành tích của đội ngũ cán bộ, cơng chức trong văn phịng.
(5). Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ.
Việc vào sổ văn bản đi, đến của cán bộ văn thư và công tác quản lý, tổ chức sử dụng tài liệu của cán bộ lưu trữ bằng phương pháp thủ công làm mất khá nhiều thời gian và nguồn nhân lực, đôi khi làm thất lạc, rách tài liệu làm ảnh hưởng tới hoạt động của UBND Phường. Vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ là hết sức cần thiết.
Tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho cán bộ làm cơng tác văn phịng. Đây là một biện pháp có tác dụng thúc đẩy q trình tin học hóa cơng tác hành chính văn phịng.
KẾT LUẬN
Qua hơn 1 tháng thực tập tại Văn phòng UBND Phường Hòa Minh, tuy thời gian ít ỏi nhưng cũng đã giúp trưởng thành hơn,tự tin hơn, để lại trong tôi nhiều ấn tượng sâu sắc.
Trước hết về nhận thức: Tội nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phịng được ví như "cái cổ" của cơ quan bởi Văn phịng có thực hiện tốt chức trách của mình thì hoạt động của cơ quan mới vận hành suôn sẻ được.
Về chuyên môn nghiệp vụ: Về thực tập tại UBND Phường, tôi đã trực tiếp tham gia một số nghiệp vụ và các hoạt động khác. Những cơng việc đó đã giúp tơi có cơ hội áp dụng những điều đã học vào thực tế, sáng tỏ những điều trên lý thuyết đã học.
Qua thời gian thực tập nhờ sự quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo Văn phòng, các anh (chị) cán bộ văn phịng tơi đã quen dần với môi trường làm việc, hiểu rõ hơn nữa về cơng tác văn phịng, qua đó giúp tơi rèn luyện cách ứng xử, giao tiếp trong công việc cũng như trong xã giao. Và cũng là hành trang vững chắc giúp tôi tự tin hơn trong công việc.
Thời gian thực tập tuy ít ỏi nhưng đã giúp ích cho tơi rất nhiều về mọi mặt. Do kinh nghiệm thực tế của bản thân còn hạn chế nên chắc hẳn bài báo cáo này cũng không tránh khỏi những hạn chế. Nhưng đây cũng là thành quả của sự nỗ lực của bản thân tơi, sự hướng dẫn tận tình của các thầy cơ khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Lãnh đạo Văn phòng cùng anh (chị) cán bộ văn phòng trong UBND phường. Bài báo cáo cũng nhận được sự giúp đỡ của người thân và bạn bè. Đây cũng là nguồn động viên to lớn giúp tôi vững vàng tiến bước trên con đường đã chọn.
Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền thụ cho tôi những kiến thức về chuyên ngành Quản trị văn phịng. Đặc biệt tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường đã hướng dẫn tận tâm giúp tơi hồn thành chun đề kiến tập. Nhân đây tơi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo UBND Phường, Lãnh đạo Văn phòng, anh (chị) cán bộ văn phòng phường Hòa Minh đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lời giúp tơi hồn thành tốt đợt thực tập và hồn thành báo cáo của mình.
Tơi xin chân thành cảm ơn.
Hịa Minh, ngày 15 tháng 4 năm 2014
Sinh viên
Hồ Thị Cẩm Tuyên.
PHẦN PHỤ LỤC :