3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất
3.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
cách hồn thiện khâu lập kế hoạch quy trình.
Để xây dựng một kế hoạch cung cấp dịch vụ giao nhận giao nhận dễ dàng, cụ thể và khoa học Cơng ty cần có tệp khách hàng trung thành có tính lâu dài, số lượng đơn hàng ổn định. Thơng qua tệp khách hàng cũ, Cơng ty sẽ có được những kế hoạch tốt nhất để chuẩn bị cơ sở vật chất và các trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu khách kể cả trong mùa vụ cao điểm.
Đối với khách hàng cũ: Tổ chức gặp gỡ, tặng quà cho khách hàng nhân dịp lễ tết nhằm tạo mối quan hệ lâu dài, gắn bó với Cơng ty. Tham gia các gian hàng triển lãm, hội nghị khách hàng qua đó thu thập những ý kiến, phản hồi đồng thời cảm ơn sự ủng hộ của họ, lắng nghe nguyện vọng để kịp thời khắc phục những thiếu sót cịn tồn đọng. Thực hiện các dịch vụ khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng cũ hoặc với khách đi lơ hàng lớn. Có sự ưu tiên nhất định cho những khách hàng thân quen để tạo mối làm ăn lâu dài. Làm như vậy vừa để gây dựng mối quan hệ với khách hàng, vừa để quảng cáo cho Công ty.
Đối với khách hàng mới: Công ty сần nâng сấp và làm phong phú thêm Website сủa mình để tạo thu hút kháсh tham quan và hợp táс. Сáс сán bộ, nhân viên сủa сông ty phải đi gặp kháсh hàng, thuyết phụс họ sử dụng dịсh vụ сủa mình. Сáс ban lãnh đạo
58
thường xuyên tham gia сáс сuộс họp, hội thảo, qua đó tìm kiếm đối táс để thuyết phụс họ ký hợp đồng với ta. Công ty cũng nên chủ động giao quyền cho các đơn vị thành viên để đề ra những chính sách giá cả hợp lí vào từng thời điểm, áp dụng cơ chế thưởng, hoa hồng với người giới thiệu.
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng cách hồn thiện khâu tổ chức giao nhận của Cơng ty. cách hồn thiện khâu tổ chức giao nhận của Công ty.
* Hồn thiện khâu bố trí phương tiện vận tải nội địa
Do hạn chế về nguồn lực nên Công ty thường hay bị động trong khâu đi gom hàng hoặc nhận hàng gửi của khách: Lượng hàng lẻ của Công ty ngày càng nhiều mà chủ yếu từ nhiều địa điểm khác nhau, không nhất quán nên cần nhiều xe. Vì vậy cần phải quan tâm đến phương tiện vận chuyển, đặc biệt là các loại xe tải nhỏ. Để thực hiện điều này Công ty cần mua sắm thêm các loại xe tải từ 5 tạ đến 1 tấn. Đối với một số xe hiện tại cần được bảo trì liên tục đảm bảo được tiến độ giao nhận hàng.
* Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, kiểm hàng… nên bộ chứng từ là một phần khơng thể thiếu của bất kì lơ hàng nào. Khơng những phải chuẩn bị đủ mà còn phải sắp xếp hoàn thành đúng thời gian để giao hàng đúng hạn, tránh ảnh hưởng đến lô hàng. Dù nguyên nhân từ phía khách hàng hay do Cơng ty thì Cơng ty cũng cần chủ động theo dõi và khắc phục. Một số giải pháp được kể đến như: phân công người theo dõi, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động giao nhận từ phía cơ quan chức năng để kịp thời bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết. Đưa ra những khiển trách, mức phạt tương ứng đối với những nhân viên thiếu trách nhiệm, làm việc cẩu thả đồng thời cũng nên có mức thưởng tương xứng để khuyến khích những cá thể hoàn thành tốt, tạo động lực cho nhân viên, ít để sai xót xảy ra, giáo dục tập huấn cho nhân viên các quy định, thông tư mới để chuẩn bị giấy tờ, thủ tục chuẩn xác nhất.
* Hoàn thiện khâu giao hàng cho cảng và tàu
Lên lịch giao hàng phù hợp với giờ tàu đến cảng, theo dõi sát diễn biến, tiến trình của tàu chun chở để có thơng tin sớm nhất, kịp thời từ đó có những ứng phó khi cần thiết. Đồng thời cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người này chịu trách nhiệm giám sát kiểm tra, theo dõi, đơn đốc, móc nối các khâu trong quy trình giao hàng để kịp tiến độ.
Tạo dựng mối quan hệ tốt hơn nữa với cảng để khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc bố trí phương tiện và nhân sự giao hàng lên tàu như hiện nay, đẩy mạnh tiến độ giao hàng lên tàu của cảng.
59
3.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng cách hồn thiện khâu giám sát quy trình giao nhận của Cơng ty.
Đưa công nghệ thơng tin vào trong quy trình giao nhận hàng hóa bổ sung cho cách vận hành truyền thống trước đó. Việc quản lí, lên kế hoạch, giám sát và điều hành quy trình cần có một hệ thống quản lý, cập nhật thơng tin thống nhất, nhanh chóng giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, bộ máy quản trị của Cơng ty Real cần phải nắm vững những yêu cầu sau:
- Ra quyết định có hiệu quả cao, chính xác, can thiệp kịp thời.
- Đề ra mục tiêu cho nhân viên cùng nhau cố gắng và được khen thưởng xứng đáng.
- Phải thực hiện phân cấp đúng đắn giữa các cấp quản lí.
- Tuyển những cán bộ quản trị có trình độ, kinh nghiệm lâu năm và có năng lực về nhiều mặt.
- Các phương pháp tâm lí: tác động vào tình cảm, nhận thức của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác, nhiệt tình của họ trong cơng việc.
Các hành động cụ thể như:
Nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty với các doanh nghiệp khác bằng cách phát huy năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều kinh nghiệm và tạo dựng uy tín chất lượng dịch vụ giao nhận cho Cơng ty, đổi mới phương thức hoạt động.
Tăng cường liên doanh, hợp tác với các đối tác, doanh nghiệp giao nhân vận tải quốc tế có uy tín và có thế mạnh để Cơng ty có chỗ dựa vững chắc, tận dụng nguồn vốn сũng như không phải mất сông sứс nghiên сứu thị trường mà lại сó thể tăng thị phần đồng thời hạn сhế đượс rủi ro.
Có những chính sách bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng cũ, mới, đưa ra những dịch vụ ưu đãi hậu mãi. Thực hiện tư vấn miễn phí đối với các lơ hàng khó, tư vấn hãng tàu vận chuyển, chọn nhà cung cấp, lưu kho lưu bãi…
Củng cố các mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng, các hãng tàu, hàng khơng để có được ưu tiên trong việc book chỗ, lấy cont rỗng tránh đặt thiếu cont cho khách hàng trong thời điểm nhiều hàng hóa.
60