CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
1. 5 PHÂN TÍCH CÁC TỶ SỐ TÀI CHÍNH CƠ BẢN
2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cơng ty
GIÁM ĐỐC
PHỊNG HÀNH CHÍNHN HÂN PHỊNG MARKE TING & PHỊNG BẢO HÀNH PHỊNG KINH DOANH PHỊNG DỊCH VỤ KHÁCH PHỊNG KẾ TỐNTrách nhiệm và quyền hạn của từng phịng ban:
2.2.1.Tổng Giám đốc
- Là người đại diện cho Công ty về mặt pháp luật trong mọi giao dịch, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty, phân công, phân nhiệm cho nhân viên theo trình độ, yêu cầu của các bộ phận; giao chỉ tiêu kế hoạch thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cho từng bộ phận.
- Xây dựng các chiến lược dài hạn, đề ra mục tiêu, phương án… cho Công ty. Tổ chức thực hiện các phương án, chương trình đã phê duyệt
- Ký các hơp đồng kinh tế theo luật định
2.2.2. Phịng hành chính nhân sự
- Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của tồn Cơng ty.
- Tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
- Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính, nhân sự phù hợp với thực tế và quy định của Công ty
- Tuyển dụng lao động, quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên, bố trí cơng tác phù hợp với trình độ chun mơn từng người.
2.2.3. Phịng Tài chính kế tốn
- Có chức năng quản lý và sử dụng nguồn vốn của Cơng ty, lập kế hoạch tài chính để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và phân phối cho hoạt động sản xuất.
- Thực hiện chức năng ghi chép, ghi sổ, lập các chứng từ kế tốn, lập báo cáo tài chính theo đúng quy định chung của chế độ kế toán Việt Nam.
- Cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời cho Giám đốc.
- Thực hiện chuyên trách về mặt hoạt động kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về mục tiêu, phương án mở rộng kinh doanh.
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá cả.
- Lập kế hoạch bán hàng và soạn thảo các hợp đồng kinh tế theo yêu cầu của giám đốc.
2.2.5. Phòng Dịch vụ khách hàng
Với đặc điểm kinh doanh là các dịch vụ giao nhận hàng hố nên phịng khách hàng của Chi nhánh có vai trị quan trọng trong việc giúp cho Chi nhánh giữ được khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với họ. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của phòng khách hàng như sau :
- Chịu trách nhiệm sắp xếp chỗ đặt hàng trên tàu và đặt chỗ trong những chuyến tàu sắp tới.
- Trợ giúp tổng Giám đốc liên lạc với mạng lưới đại lý nước ngồi trong việc gửi hàng hố.
- Gửi nhận tất cả những chỗ đã đặt và đã được xác nhận bởi hàng không và Fax đến khách hàng.
- Gửi cho khách hàng những thông tin về thời hạn cuối cùng để giao hàng đến sân bay, thơng báo thời gian bốc dỡ hàng thích hợp để tránh phải trả phí lưu hàng.
- Chuẩn bị các thơng tin cần thiết và làm giảm bớt hàng hố trong kho hải quan.
- Sắp xếp, kiểm tra chi tiết và fax đến các đại lý nước ngoài trong việc xếp hàng xuất nhập khẩu.
- Chuyển tất cả các thông tin về những chỗ đã đặt cho chuyến hàng, và những dịch vụ đã được khách hàng yêu cầu tới phòng giao dịch.
- Trợ giúp cho phòng Marketing liên lạc thường xuyên với những đơn vị vận chuyển để sắp xếp các chỗ trên các chuyến bay, chuyến tàu.
- Trợ giúp cho các nhân viên trong phòng giao dịch trong việc yêu cầu khách hàng thực hiện bốc dỡ hàng hố.
2.2.6. Phịng Bảo hành
- Chịu trách nhiệm về dịch vụ bảo hành các sản phẩm của Công ty và các
dịch vụ liên quan đến quyền lợi khách hàng.
2.2.7. Phòng Marketing & Sales
- Đưa ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát về các chiến lược quảng cáo và bán hàng trong nước cũng như nước ngoài.
- Thực hiện việc xúc tiến các hoạt động cho vận chuyển hàng hố. - Xác định các chính sách về giá cả, phương tiện giao thông
- Xem xét sự thay đổi về giá cả và những khả năng thay đổi tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Báo cáo với giám đốc Chi nhánh tồn bộ các cơng việc thực hiện.
- Giám sát các điều kiện thị trường và phản ánh yêu cầu đặc điểm của khách hàng với giám đốc.
- Tìm kiếm các khách hàng mới cho Chi nhánh.
- Thông báo, cung cấp những thông tin cần thiết cho khách hàng
- Trợ giúp giám đốc liên lạc với mạng lưới đại lý của nước ngoài để thực hiện được việc gửi hàng một cách tốt nhất.
