II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TEM
1.7.Đồng phục nhân viên
1. Những nét đặc trƣng Văn hóa doanh nghiệp trực quan
1.7.Đồng phục nhân viên
Hiện tại Công ty Tem đã triển khai việc mặc đồng phục cho tồn bộ nhân viên của cơng ty. Theo quy định, Vào ngày thứ hai và thứ năm trong tuần toàn bộ nhân viên phải mặc đồng phục theo đúng quy định. Vào thứ hai hàng tuần, nhân viên nam sẽ mặc đồng phục là áo sơ mi màu vàng chanh, thứ năm nhân viên nam sẽ mặc áo sơ mi màu ghi sáng sơvin với quần âu sẫm màu, đeo ca vát; cịn mùa đơng thì mặc đồng phục complet. Đối với nhân viên nữ đồng phục bắt buộc vào thứ hai là mini juyp màu vàng chanh, thứ năm là màu ghi xám, cịn vào mùa đơng sẽ mặc ký giả.
-50-
Áo sơmi nam và mini juyp nữ đều được thêu biểu tượng của công ty ở phần măng séc và phần túi áo trước ngực. Mỗi nhân viên đều được trang bị cài măng séc và kẹp cà vạt có in hình logo của cơng ty.
Khi đi làm tại công ty mọi nhân viên phải đeo thẻ ảnh có ghi rõ họ tên và chức vụ. trước bàn làm việc của mỗi nhân viên phải có biển đề tên và chức vụ. Điều này khơng chỉ tiện lợi cho việc quản lý nhân viên của cơng ty mà cịn dễ dàng cho việc tìm kiếm liên hệ của đối tác và khách hàng
Chính điều này khiến nhân viên cơng ty tem hết sức tự hào, cảm thấy tự tin hơn và giúp nâng cao hình ảnh của Cơng ty tem trong mắt khách hàng cũng như đối tác.
1.8. Biểu tƣợng của công ty
Vào tháng 10/1992 Cơng ty tem đã chính thức có biểu trưng đầu tiên của mình, được nhà nước cơng nhận thơng qua việc đăng kí với cục sở hữu cơng nghiệp, bộ khoa học và cơng nghệ (xem hình 16).
-51-
Biểu tượng của công ty được thiết kế gồm ba yếu tố chính là hình quả địa cầu, hình chiếc phong bì, và hình chiếc tem. Với nền là hình quả địa cầu, nằm chính giữa là hình ảnh chiếc phong bì và hình chiếc tem với đặc trưng là răng tem được cách điệu ghép lại với nhau như hình đơi cánh. Thông qua biểu tượng này, Công ty Tem muốn gửi tới thơng điệp, chính cánh thư nhỏ bé thông qua con tem xinh xắn là cầu nối đưa con người với con người vượt qua khoảng cách về mặt địa lý. Chính cánh thư và con tem ấy nối liền bao tâm tư tình cảm, nối liền những thơng điệp quan trọng trong nhiều lĩnh vực của đời sống.
2. Những đặc trƣng văn hóa phi trực quan
2.1. Sứ mệnh và các mục tiêu cơ bản
Sứ mệnh của công ty Tem là:
“Con tem Việt Nam: kết nối gần xa-khơi nguồn tri thức” [11]
Sứ mệnh của cơng ty mang tính khái qt cao, giàu tính triết học. Thơng qua sứ mệnh của cơng ty ta có thể thấy rõ được “lý do tồn tại” của công ty. Một cách nơm na, con tem chính là chiếc cầu nối cho mọi khoảng cách về mặt địa lý, không gian, chuyển tải thông điệp giữa con người với con người. Con tem cịn phục vụ cho cơng tác sưu tập tem. Đây là một hoạt động hết sức thú vi, mang lại cho người sưu tập niềm vui mà còn là nguồn tri thức bởi mỗi bộ tem đều được thiết kế dựa trên những đề tài thực tế với sự nghiên cứu công phu của người họa sỹ.
Sứ mệnh của cơng ty được cụ thể hóa thơng qua phương thức hành động bao gồm hệ thống các giá trị và biện pháp quản lý của doanh nghiệp
-52-
Giá trị cốt lõi của công ty tem là hệ thống niềm tin căn bản của của công ty, là tập hợp nhiều quy tắc chỉ dẫn có tác động mạnh mẽ đến mọi hành động và suy nghĩ của mỗi nhân viên trong công ty [13].
Đối với hoạt động kinh doanh với đối tác, công ty luôn hướng tới giá trị
“Hợp tác – bình đẳng – cùng phát triển”
Đây chính là niềm tin của cơng ty, với mỗi lần cộng tác với các công ty trong và ngồi nước, Cơng ty tem luôn làm việc trên tinh thần hợp tác. Mọi quyết định giữa hai bên đều được cơng ty xem xét trên sự bình đẳng của hai bên.
Trong hoạt động nội bộ công ty, ban lãnh đạo cũng như mọi nhân viên đều hướng tới giá trị:
“Tôn trọng lẫn nhau, đồn kết, cùng nhau vượt qua mọi khó khăn” Ban lãnh đạo công ty luôn trân trọng mọi ý kiến mà nhân viên đưa ra nhằm cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, phương thức làm việc hay công tác khen thưởng v..v...Mọi ý kiến đưa ra đều được đưa vào hịm thư góp ý giấu tên nhằm động viên khuyên khích nhân viên vượt qua rào cản ngăn cách giữa nhân viên và lãnh đạo, thẳng thắn đưa ra đóng góp của mình. Mọi xung đột đều được giải quyết trên tinh thần đồn kết tránh gây xích mích nội bộ. Điều này được thể hiện qua cơ chế khen thưởng kỉ luật của công ty.
Về kỉ luật: Công ty đã đưa ra quy định rõ ràng về các hành vi được coi là vi
phạm kỉ luật lao động ví dụ như:
Đến muộn, hoặc về sớm hơn so với quy định của công ty hoặc tự ý nghỉ việc mà khơng có lý do chính đáng; Làm việc riêng, làm việc khơng đúng với phân công, chức năng nhiệm vụ được giao; Không thực hiện đúng quy định về công tác an toàn lao động v..v..
Về khen thưởng: Ban lãnh đạo cũng đề ra các hình thức khen thưởng, tiêu
chuẩn của mỗi hình thức. Cơng ty xét tặng khen thưởng theo: tháng, quý, năm, theo danh hiệu (ví dụ như nhân dịp mùng 8-3, công ty xét tặng danh hiệu dành cho cán bộ nhân viên nữ “Đảm việc nước, giỏi việc nhà”). Tất cả tiêu
-53-
chuẩn xét duyệt các danh hiệu đều được quy định bằng văn bản cụ thể, lưu hành tới từng phòng ban trong cơng ty.
Hình thức khen thưởng có thể là:
Tặng bằng khen hoặc giấy khen kèm theo tiền thưởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nâng bậc lương trước niên hạn
Thưởng bằng tiền
Đối với khách hàng côn ty luôn hướng tới giá trị
“Tất cả vì khách hàng”
Đây là mục tiêu, là chuẩn mực định hướng chung mà mọi hoạt động của công ty đều vươn tới. Hàng năm cơng ty đều có hội thảo” Tất cả vì khách hàng”. Đó là dịp để ban lãnh đạo tập trung, hướng mọi hoạt động của công ty tới giá trị cốt lõi của công ty. Hội thảo là nơi công ty rút kinh nghiệm cho các hoạt động của mình trong năm vừa qua, cũng như đưa ra những phương hướng hoạt động mới, sáng tạo hơn, hiệu quả hơn nhưng không rời xa mục tiêu “tất cả vì khách hàng”.
2.3. Định hƣớng, tầm nhìn chiến lƣợc
Mỗi thời kì chiến lược cơng ty ln đặt ra cho mình một mục tiêu cụ thể cùng với chiến lược nhằm đạt được những mục tiêu đó. Ví dụ như thời kì hoạt động từ năm 2005 đến 2009, công ty đặt ra mục tiêu:
“Làm tốt công tác tư tưởng cho cán bộ công nhân viên, chủ động tìm kiếm việc làm, đảm bảo thu nhập; nâng cao chất lượng sản phẩm, năng lực dịch vụ, đáp ứng nhau cầu khách hàng; xây dựng, mở rộng quan hệ với đối tác trong và ngoài ngành; phấn đấu hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đã đặt ra” [9].
-54-
Bước vào một giai đoạn mới từ 2010 đến 2015 là giai đoạn có nhiều yết tố ảnh hưởng tới cơng ty bởi q trình chuyển đổi tổ chức của cơng ty sẽ có tác động rất lớn đến tâm lý và tư tưởng của nhân viên trong công ty. Tuy nhiên cơng ty cũng đã nhanh chóng đưa ra mục tiêu hoạt động cho mình trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2015: “Triển khai công tác tổ chức; không ngừng đầy mạnh sản xuất kinh doanh phát triển thị trường tem Bưu chính, tăng cường cơng tác tiếp thị và chăm sóc khách hàng; sắp xếp bố trí linh hoạt lực lượng lao động hiện có; phấn đấu hoàn thành vượt mức các nhiệm vụ kế hoạch được giao; cải thiện đời sống và ổn định tư tưởng cho cán bộ công nhân viên”. Đồng thời Công ty cũng đề ra mục tiêu cụ thể về doanh thu và lợi nhuận trong giai đoạn này (xem bảng 2)
Bảng 2: Chỉ tiêu kế hoạch doanh số và lợi nhuận của Công ty Tem
Đơn vị: Tỷ đồng Chỉ tiêu 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Doanh thu 30,65 33,71 37,08 40,79 44,87 49,36 Lợi nhuận 1,895 1,99 2,09 2,19 2,3 2,42
Nguồn: Phịng kế tốn thống kê-tài chính
Rõ ràng việc nỗ lực đưa ra phương hướng mục tiêu cụ thể, cùng với các chỉ tiêu kế hoạch của ban lãnh đạo cho thấy, công ty tem luôn xác định cho mình một tầm nhìn dài hạn, thấy trước được những khó khăn trong từng thời kì đưa ra kim chỉ nam cho hoạt động của công ty.
2.4. Hệ thống văn bản quản lý
Công ty tem xây dựng cho mình một hệ thống văn bản khoa học và đầy đủ. Bao gồm điều lệ doanh nghiệp, nội quy lao động, quy chế hoạt động. Đối với mỗi phịng ban, cơng ty đều có văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, trong đó bao gồm
-55-
Các văn bản này được soạn thảo rất chi tiết, thể hiện sự đầu tư thích đáng trong việc xây dựng các văn bản nội bộ.
Về cách thức lưu hành: mỗi văn bản trước khi lưu hành chính thức đều được gửi vào hịm thư chung của từng phịng ban, nhờ đó mỗi nhân viên đều nhận được các thơng báo một cách nhanh nhất. Sau đó, mỗi phòng ban sẽ tổ chức họp ban để thông báo một cách chính thức văn bản, quy chế mới. Như vậy, quá trình lưu hành văn bản trở nên hiệu quả hơn bởi trong lúc họp ban các nhân viên đã có thời gian tiếp xúc nghiên cứu quy định mới nên có thể đóng góp ý kiến ngay trong cuộc họp ban.
Kết thúc một năm hoạt động phịng hành chính của cơng ty ln có sự tập hợp của tất cả các công văn, quy định, quy chế được ban hành tạm thời cũng như chính thức, được gọi chung là tuyển tập quy định-quy chế theo năm. Tuyển tập này phục vụ công tác lưu trữ, cũng như giúp ban lãnh đạo có thể có một cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động của công ty trong một năm vừa qua.
2.5. Hành vi giao tiếp, ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp
Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên công ty luôn chú trọng bồi đắp văn hóa hóa doanh nghiệp từng ngày. Cụ thể Cơng ty Tem đã đề ra những quy
Nhiệm vụ tổ chức
Nhiệm vụ về công tác cán bộ
Nhiệm vụ lao động
Nhiệm vụ đào tạo
Nhiệm vụ Tiền lương
Nhiệm vụ về chính sách xã hội
Nhiệm vụ thi đua khen thưởng
Nhiệm vụ hành chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhiệm vụ quản trị
Trách nhiệm của trường phịng, phó phịng
-56-
định về thái độ làm việc trong công ty trong bộ quy chế quy định phát hành theo từng năm.
Văn hóa ứng xử của cấp trên với cấp dưới:
Quản lý công khai minh bạch.
Tín nhiệm người có năng lực, bồi dưỡng đào tạo trọng dụng người tài.
Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của cấp dưới.
Văn hóa ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên [13].
Tôn trọng và cư xử đúng mực với cấp trên.
Tuân thủ trật tự, phân cơng trong cơng ty. Văn hóa ứng xử giữa các nhân viên
Chia sẻ, nhiệt tình, xây dựng tình đồng nghiệp bền chặt.
Giúp đỡ nhau trong cơng việc.
Văn hóa ứng xử đối với khách hàng và đối tác
Tôn trọng, thân thiện với khách hàng và đối tác.
Có trách nhiệm với khách hàng và đối tác, đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng của khách hàng.
Lịch sự với khách hàng, khơng có sự phân biệt đối xử với khách hàng.
2.6. Phong cách lãnh đạo
Trước hết, Ban lãnh đạo công ty với mục tiêu nâng cao hiệu quả kinh doanh sản xuất, luôn tạo điều kiện thuận lợi để các nhân viên có thể thực hiện nghĩa vụ của mình, cũng như nỗ lực đáp ứng, thực hiện đầy đủ quyền của nhân viên. Quá trình ra quyết định của cơng ty ln có sự tham gia của các cấp nhân viên. Cụ thể khi ban lãnh đạo đề xuất một quy định mới, văn bản quy định tạm thời sẽ được soạn thảo vào gửi tới các phịng ban thơng qua hịm thư chung. Tiếp theo đó các phịng ban sẽ họp giao ban để nhân viên có cơ hội đóng góp ý
-57-
kiến. Trưởng phịng có trách nhiệm tổng hợp, gửi văn bản chính thức kiến nghị về quy định mới. Ban lãnh đạo sẽ có quyết định cuối cùng về quy định đó, đảm bảo đó là quyết định chung của cơng ty.
Tuy nhiên ban lãnh đạo cũng có sự kết hợp linh hoạt giữa các phong cách lãnh đạo để có được hiệu quả quản lý cao nhất. Việc sử dụng phong cách lãnh đạo nào chuyên quyền hay dân chủ tùy thuộc vào tính chất của vấn đề nhằm đạt được hiệu quả quản lý.
Ban lãnh đạo không chỉ quan tâm tới công tác đào tạo nâng cao trình đơ chuyên môn của nhân viên mà đời sông tinh thần của nhân viên cũng được quan tâm từ đó tạo sự gần gũi giữa nhân viên và lãnh đạo. Sự quan tâm này không chỉ dành cho các nhân viên đang làm việc của cơng mà cịn dành cho cả những nhân viên sắp về hưu hay đã về hưu.
Cụ thể, đối với các nhân viên đang làm việc, ban lãnh đạo luôn quan tâm tổ chức các hoạt động thể thao, văn nghệ, tham quan du lịch nhằm tạo không khi thư giãn, giúp nhân viên có tinh thần thoải mái, sẵn sàng cho công việc mới. Đối với những nhân viên sắp nghỉ hưu, ban lãnh đạo ln giao cho các phịng ban mà nhân viên đó trực thuộc soạn thảo cuốn “Đi theo năm tháng” dành cho nhân viên đó. Điều này thể hiện sự quan tâm sâu sát của ban lãnh đạo dành cho nhân viên. Cuốn sổ là sự ghi nhận của công ty với những cống hiến mà nhân viên đã dành cho công ty; cuốn sổ được soạn thảo kèm theo hình ảnh các hoạt động mà nhân viên đó đã cùng hoạt động gắn bó với cơng ty.
Đối với cán bộ hưu trí, cơng ty ln tổ chức hoạt động”Giao lưu đầu xuân” vào đầu mỗi năm, tạo cơ hội cho các cán bộ này có dịp tụ họp, gặp mặt nhau cũng như gặp mặt các nhân viên mới. “Giao lưu đầu xuân” còn là dịp các nhân viên trẻ có dịp trao đổi kinh nghiệm nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với cơng việc, tình u dành cho ngơi nhà chung cơng ty tem.
-58-
Hình 17: Lễ gặp mặt các cán bộ hƣu trí của Cơng ty Tem nhân dịp đầu năm mới
2.7. Tinh thần tƣơng thân tƣơng ái
Xuất phát từ tình yêu thương con người, một truyền thống vốn có của người Việt Nam, cơng ty Tem luôn thể hiện sự quan tâm, chia sẻ dành cho khơng chỉ những nhân viên có hồn cảnh khó khăn mà cịn chia sẻ với những mảnh đời bất hạnh trong xã hội.
Cụ thể Ban lãnh đạo và Cơng đồn của cơng ty đã xây dựng quỹ “Chung tay, góp sức” được tạo dựng từ sự đóng góp của tồn thể cán bộ cơng nhân viên công ty theo từng tháng. Quỹ được sử dụng để giúp đỡ những nhân viên có hồn cảnh gia đình khó khăn, có bệnh hiểm nghèo v...v…Việc sử dụng quỹ có sự theo dõi, giám sát chặt chẽ từ ban lãnh đạo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-59-
Hình 18, 19: Cơng ty Tem tới thăm Mẹ Việt Nam anh hung Trần thị Tâm tại tỉnh Trà Vinh
Quỹ “Đền ơn đáp nghĩa” cũng được xây dựng nhằm giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn trong xã hội như giúp đỡ các mẹ Việt Nam anh hùng neo đơn.
Ngồi ra, Cơng ty cũng dành một phần thu nhập để động viên con cháu nhân viên có thành tích học tập tốt.
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾT QUẢ VÀ TỒN TẠI TRONG VĂN
HĨA DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY TEM
1. Những kết quả mà Công ty Tem đã đạt đƣợc