2.1.2.1. Mơ hình tổ chức bộ máy quản trị của cơng ty
Công ty cổ phần XNK tổng I Việt Nam tổ chức cơ cấu hoạt động của mình theo mơ hình trực tuyến chức năng dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
Mơ hình tổ chức bộ máy quản trị của cơng ty: Hình 2.1
2.1.2.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản trị Ban giám đốc:
Tât cả các phòng ban và chi nhánh kinh doanh đều thuộc quyền quản lý của giám đốc và giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Nhiệm vụ của ban giám đốc:
- Tổ chức triển khai và điều hành việc thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I.
- Thay mặt cho doanh nghiệp ký hợp đồng thương mại, giái quyết các tranh châp phát sinh trong thanh tốn (nếu có).
Tổng giám đốc Phịng hành chính Phịng tổ chức cán bộ Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh Phòng tổng hợp Giám đốc chi nhánh tại Hái Phòng Giám đốc chi nhánh tại Đà Nẵng Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Giám đốc xí nghiệp may Đoạn Xá Góp vốn điều hành khơng trực tiếp
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần XNK tổng hợp I Phòng tổ chức cán bộ:
Nắm tồn bộ nhân lực của cơng ty
Chức năng:
Lập kế hoạch về nhân sự như tổ chức tuyển dụng, đào tạo và phát triển tạo động lực cho người lao động, các vân đề về tiền lương tiền thưởng cho công nhân viên, thuyên chuyển cán bộ...; tổ chức thực hiện; theo dõi kiểm tra giám sát việc thực hiện các cơng việc đó.
Nhiệm vụ:
Tham mưu cho giám đốc, sắp xếp tổ chức lực lượng lao động cho mỗi phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao.
Xây dựng chiến lược đào tạo dài hạn, ngắn hạn và đào tạo lại nguồn nhân lực của cơng ty.
Đưa ra các chính sách, chế độ về lao động và tiền lương của cán bộ công nhân viên
Tuyển dụng lao động và điều tiết lao động phù hợp với mục tiêu, tình hình kinh doanh ở mỗi giai đoạn.
Phịng tổng hợp có nhiệm vụ:
Xây dựng kế hoạch kinh doanh từng tháng, từng quý trình lên giám đốc Nghiên cứu thị trường, giao dịch, đàm phán và lựa chọn khách hàng Lập chiến lược truyền thơng, khuyến mại của cơng ty.
Phịng hành chính:
Phục vụ văn phịng phẩm cơng ty, tiếp khách và quản lý tồn bộ tài sản của cơng ty.
Sửa chữa lớn, nhỏ và thường xun
Phịng tài chính – kế tốn.
Hạch tốn kế tốn, đánh giá tồn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo tháng, quý, năm.
Lập bảng cân đối kế tốn, báo cáo tài chính cuối năm trình lên giám đốc. Quyết tốn năm so với cơ quan câp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động, thu chi tài chính các khoản lớn, nhỏ trong doanh nghiệp.
Thực hiện giao dịch với ngân hàng trong hoạt động thanh toán hàng xuất nhập khẩu, kiểm tra số tiền thu về, xuất đi, làm thủ tục nhận tiền về, trong hàng nhập khẩu, phịng tài chính kế tốn cịn có nhiệm vụ kiểm tra bộ chứng từ, thanh tốn tiền cho nhà xuất khẩu.
Phịng kinh doanh:
Gồm các phòng xuất nhập khẩu và kinh doanh dịch vụ
Các phòng xuất nhập khẩu gồm 8 phòng, mỗi phòng chuyên về một mặt hàng nhât định như nông sản, may mặc, vật liệu xây dựng, hóa chât...
Trong đó phịng kinh doanh số 1 là phịng chun về khẩu, có nhiệm vụ lập đơn hàng, hợp đồng, mở L/C, chứng từ thanh tốn hàng nhập khẩu...
Phịng kinh doanh số 5 là phịng chun về xuất khẩu có nhiệm vụ lập phương án kinh doanh, chuẩn bị hàng xuất khẩu, lập bộ chứng từ đòi tiền.
Phòng xuất nhập khẩu thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu như: kí kết hợp đồng mua bán, làm các thủ tục hái quan, tiến hành các hoạt động giao nhận hàng hóa, phân phối lại hàng hóa...
Kinh doanh dịch vụ: bao gồm các hoạt động như kinh doanh vận tái, vận chuyển hàng hóa; cho thuê kho bãi trên cơ sở số kho hiện có tại Hà Nội như Thịnh Liệt, Tương Mai, Đình Xuyên.
Các liên doanh:
53 Quang Trung: kinh doanh khách sạn ( Công ty liên doanh Đệ nhât – liên doanh với đối tác Singapore)
7 Triệu Việt Vương: cho thuê cơ sở hạ tầng
Các chi nhánh
Nghiên cứu thị trường, tìm nguồn hàng, bán hàng do cơng ty ủy thác.
Bộ phận sản xuất.
Xí nghiệp may Đoan Xá – Hái Phịng