I Nông – lâm thuỷ sản Giá trị
2.3.1. Những bộ phận tham gia hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty.
nhât trong trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu, năm 2004 chiếm 22,50% tổng giá trị kim ngạch, năm 2005 chiếm 20,25% - năm này có giảm một chút (2,25%) nhưng vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhât. Năm 2006, tỷ trọng xuất khẩu sang Đài loan có nhích lên (chiếm 20,40%) nhưng vẫn thâp hơn năm 2004, còn năm 2007 tỷ trọng xuất khẩu sang thị trường này lại giảm xuống cịn 19,34%. Mặc dù, có sự giảm sút về tỷ trọng xuất khẩu sang thị trường Đài Loan nhưng giá trị xuất khẩu sang thị trường này vẫn khá ổn định. Singapore là thị trường xuất khẩu lớn thứ 2 của công ty. Điều này, được thể hiện qua giá trị xuất khẩu qua các năm cũng khá cao, năm 2004 giá trị xuất khẩu đạt 4.915.700 USD chiếm tỷ trọng 15,30%, năm 2005 đạt 4.921.579 USD cao hơn không đáng kể so với giá trị xuất khẩu năm 2004 và tỷ trọng chiếm 14,70%, năm 2006 đạt 4.361.618 USD giảm hơn so với năm 2004 và 2005 nhưng xét về tỷ trọng Singarpo vẫn là thị trường lớn của công ty chiếm 12,80% và năm 2007 giá trị xuất khẩu sang thị trường này có tăng lên một chút đạt 5.534.952 USD tỷ trọng chiếm 14,94%. Như vậy, giá trị xuất khẩu của công ty sang thị trường Singapore cũng không ổn định qua các năm.
2.3. Thực trạng thanh tốn hàng xuất khẩu tại cơng ty GENERALEXIM
2.3.1. Những bộ phận tham gia hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tạicông ty. công ty.
Giống như những doanh nghiệp xuất nhập khẩu, những bộ phận tham gia hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại cơng ty gồm: Ban giám đốc, phịng tài chính kế tốn, phịng kinh doanh số 5. Mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ riêng
Ban giám đốc: Giám đốc và các phó giám đốc phục trách đơn vị kinh
doanh có nhiệm vụ xem xét các phương án kinh doanh, đánh giá tính khả thi của phương án và xét duyệt các phương án kinh doanh trong đó có phương thức thanh tốn mà cơng ty sử dụng đối với bạn hàng. Bên cạnh đó, ban giám đốc là bộ phận nắm quyền cao nhât, đại diện công ty ký kết hợp đồng thương mại và là người chịu trách nhiệm cao nhât về mọi hoạt động liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng, giái quyết các tranh châp phát sinh (nếu có). Ngồi ra, Ban giám đốc đặc biệt là giám đốc tài chính cịn có nhiệm vụ phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của cơng ty như phân tích mức độ ảnh hưởng của rủi ro tỷ giá đến giá trị hợp đồng xuất khẩu và đề ra cách thức tự bảo hiểm rủi ro tỷ giá một cách hiệu quả.
Phịng tài chính kế tốn: Là bộ phận đóng vai trị quan trọng trong hoạt
động thanh tốn hàng xuất của cơng ty. Dựa trên phương án kinh doanh, hợp đồng kinh tế đã được ký và tài liệu có liên quan. Phịng tài chính kế tốn thực hiện các cơng việc của mình để thực hiện phương án kinh doanh và thực hiện các công việc nhằm thu hồi tiền hàng xuất một cách nhanh chóng. Các cơng việc phịng tài chính kế tốn làm:
Tiếp nhận thơng báo của ngân hàng về việc khách hàng đã mở L/C, kiểm tra nội dung L/C của người nhập khẩu. Liên hệ với người mở tín dụng chứng từ và yêu cầu sửa đổi L/C cho phù hợp nếu không đồng ý các điều khoản của tín dụng chứng từ hoặc khơng thể thực hiện bât kỳ điều khoản nào. Yêu cầu ngân hàng xác nhận L/C nếu có nhu cầu. Làm cơng văn gửi ngân hàng nhờ thu hộ tiền, Lập hối phiếu để nhờ ngân hàng địi hộ tiền. Ngồi ra, phịng kế tốn cịn ứng tiền hàng xuất khẩu cho khách nội khi tiến hành thu gom hàng xuất.
Xuất trình bộ chứng từ thanh toán để thu tiền về hoặc nhờ ngân hàng thu hộ tiền hàng xuất. Làm thủ tục chiết khâu bộ chứng từ (nếu có) và làm các thủ tục để nhận tiền từ người nhập khẩu thơng qua ngân hàng.
Phịng kinh doanh: Có vai trị khơng nhỏ trong hoạt động thanh tốn của
cơng ty. Phịng kinh doanh có trách nhiệm lập phương án kinh doanh một cách cụ thể và chi tiết. Trong đó, phái đề xuất ra phương thức thanh tốn và nêu rõ tại sao lại lựa chọn phương án đó. Dựa trên L/C đã được mở của người nhập khẩu, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra những yêu cầu về bộ chứng từ thanh toán, nội dung trong phần mơ tả hàng hóa...và tiến hành yêu cầu người mở L/C sửa đổi và bổ sung chứng từ (nếu cần). Chuẩn bị nguồn hàng và giao hàng cho người nhập khẩu. Lập bộ chứng từ thanh toán bao gồm hoá đơn thương mại, vận tái đơn, giây chứng nhận bảo hiểm hoặc bảo hiểm đơn, giây chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giây chứng nhận chât lượng, số lượng, giây chứng nhận kiểm dịch... Tuỳ thuộc thoả thuận giữa hai bên mà bộ chứng từ thanh toán đối với mỗi phương thức thanh toán là khác nhau.
Trong thời gian qua, mỗi phòng ban trong hoạt động thanh tốn tại cơng ty XNK tổng hợp I đều thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Phịng tài chính kế tốn chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính kế tốn của cơng ty, luôn cập nhật thông tin, văn bản, quy định liên quan đến tài chính, đến hoạt động thanh toán như UCP 600 để tư vân cho ban giám đốc; lên kế hoạch thu chi và tư vân cho ban giám đốc về mặt tài chính;Trong hoạt động thanh tốn quốc tế. Nếu áp dụng phương thức thanh toán L/C, phịng tài chính kế tốn có trách nhiệm tiếp nhận thơng báo mở L/C của người nhập khẩu, kiểm tra nội dung của L/C, làm thủ tục tu chỉnh L/C, chịu trách nhiệm việc lập hối phiếu, có trách nhiệm tư vân cho ban giám đốc tài chính về việc bảo hiểm rủi ro tỷ giá, và chịu trách nhiệm kiểm tra số tiền thu về.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập phương án kinh doanh, lên kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu sao cho đúng thời hạn và chịu trách nhiệm về việc lập bộ chứng từ xuất trình.