I Nông – lâm thuỷ sản Giá trị
2.3.2.1. Thực trạng thực hiện các công việc thanh toán hàng xuất trước khi ký kết hợp đồng.
ký kết hợp đồng.
Thương lượng về phương thức thanh tốn thành cơng là một trong những lợi thế của công ty trong q trình thực hiện thanh tốn hàng xuất. Bởi với nhiều năm kinh doanh xuất nhập khẩu và cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty cổ phần XNK tổng hợp I rât đa dạng với các sản phẩm xuất khẩu truyền thống và nhận thức được vai trị của từng phương thức thanh tốn đối với từng thương vụ, nên việc lựa chọn phương thức thanh toán nào là phương thức thanh tốn đã được cơng ty cân nhắc rât kỹ và được chú ý ngay từ khâu ký kết hợp đồng. Nên trong q trình đàm phám cơng ty đã thương lượng và đi đến thống nhât với đối tác là sử dụng phương thức thanh toán nào là phù hợp đối với thương vụ đó. Căn cứ vào đặc điểm của từng mặt hàng xuất khẩu, của từng thị trường xuất khẩu, các thông tin về bạn hàng và giá trị hợp đồng mà công ty đã tiến hành lựa chọn và áp dụng phương thức thanh tốn an tồn và hiệu quả. Cụ thể:
Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán điện chuyển tiền, cho những khách hàng có mối quan hệ làm ăn tốt và hợp đồng nhỏ có giá trị dưới 50 nghìn USD. Phương thức thanh tốn này giúp cho công ty thu hồi được tiền hàng nhanh nhưng cũng mang lại cho doanh nghiệp khá nhiều rủi ro như khách hàng cố tình kéo dài thời gian thanh toán.
Giống như phương thức điện chuyển tiền tính chât rủi ro của phương thức nhờ thu cũng tương đối cao, nên trong thanh toán hàng xuất khẩu để giảm rủi ro về thực hiện hợp đồng, công ty thường sử dụng phương thức nhờ thu kèm chứng từ khi được thanh toán (D/P – Documentary against Payment), các phương thức nhờ thu hối phiếu trơn và nhờ thu trao chứng từ châp nhận thanh toán (D/A – Documentary against Acceptance) được cơng ty sử dụng rât ít.
Đối với khách hàng mới, quan hệ làm ăn chưa đảm bảo và giá trị hợp đồng lớn, công ty thường sử dụng phương thức tín dụng chứng từ. Bởi phương thức này là phương thức hạn chế rủi ro nhiều nhât so với phương thức điện chuyển tiền và phương thức nhờ thu kèm chứng từ. Loại tín dụng chứng từ cơng ty sử dụng nhiều nhât là phương thức tín dụng chứng từ khơng huỷ ngang có xác nhận. Tình hình sử dụng các phương thức thanh tốn hàng xuất của cơng ty cổ phần XNK tổng hợp I trong thời gian qua được thể hiện qua bảng 2.6.
Bảng 2.8 cho thây, thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức L/C có trị giá cao chiếm hơn nửa trong tổng số kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm. Cụ thể, năm 2003 chiếm 57,3%, năm 2004 chiếm 58,4 %, năm 2005 chiếm 55,3%, năm 2006 chiếm 56,2% và năm 2007 chiếm 55,4% tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. Phương thức chiếm tỷ trọng cao thứ hai là phương thức điện chuyển tiền, năm 2003 chiếm 26,7%, năm 2004 chiếm 25,9%, năm 2005 chiếm 31,5%, năm 2006 chiếm 30,2%, năm 2007 chiếm 29,4% tổng kim ngạch xuất khẩu của cơng ty. Và phương thức thanh tốn D/P chiếm tỷ trọng thâp nhât trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm.
Như vậy, trong hoạt động thanh tốn hàng xuất khẩu, cơng ty thường sử dụng 3 phương thức thanh tốn chủ yếu, đó là: phương thức điện chuyển tiền (T/T), phương thức nhờ thu kèm chứng từ (D/P) và phương thức tín dụng chứng từ (L/C).
Biều đồ 2.7: Cơ cấu sử dụng các phương thức thanh hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I
Bảng 2.8: Cơ cấu sử dụng phương thức thanh tốn hàng xuất khẩu tại cơng ty cổ phần XNK tổng hợp I Đơn vị tính: USD PT Thanh tốn Năm 2003
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Trị giá Tỷ trọng(%) Trị giá Tỷ trọng(%) Trị giá Tỷ trọng(%) Trị giá Tỷ trọng(%) Trị giá Tỷ trọng(%) T/T 8.126.454 26,7 8.135.127 25,9 10.691.277 31,5 11.646.172 30,2 17.747.759 29,4 D/P 4.869.785 16,0 4.931.331 15,7 4.013.341 12,2 5.244.634 13,6 9.175.251 15,2 L/C 17.439.919 57,3 18.343.297 58,4 18.191.619 55,3 21.672.676 56,2 33.442.48 3 55,4 Tổng KNXK 30.436.15 8 100 31.409.75 5 100 32.896.237 100 38.563.482 100 60.365.49 3 100 (Nguồn: Phịng tổng hợp – cơng ty cổ phần XNK tổng hợp I )
hàng phát hành L/C, công ty thường để cho người mua lựa chọn, bản thân cơng ty khơng có ý kiến về vân đề nàyViệc này thể hiện, công ty luôn giành những ưu tiên cho khách hàng, tạo cho khách hàng tâm lý thoái mái khi hợp tác kinh doanh với mình. Mặc dù, chưa có trường hợp công ty gặp phái trường hợp ngân hàng thanh tốn khơng có uy tín gây khó khăn trong việc thanh tốn hoặc khơng có khả năng thanh tốn nhưng cơng ty cũng nên thương lượng với người nhập khẩu về việc lựa chọn ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng xác nhận để đảm bảo khả năng thanh toán cao hơn.
Vậy, việc thực hiện các cơng việc thanh tốn hàng xuất khẩu trước khi ký kết hợp đồng được thực hiện khá tốt. Đó là lựa chọn được phương thức thanh toán phù hợp với đối tác kinh doanh, thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng. Nhưng, cơng ty vẫn cịn một số hạn chế như sử dụng 3 phương thức T/T, D/P, L/C làm phương thức thanh toán chủ yếu, các phương thức thanh toán khác chiếm tỷ lệ rât nhỏ - hầu như khơng có, khơng sử dụng đến như phương thức đổi chứng từ (CAD) – đây là phương thức thanh tốn đơn giản, có nhiều điểm lợi cho nhà xuất khẩu; phương thức thư tín dụng tuần hồn, phương thức thư tín dụng đối ứng, thư tín dụng dự phịng....Ngồi ra, nghệ thuật đàm phán trong ký kết hợp đồng của công ty chưa tốt nên trong một số hợp đồng thanh tốn bằng L/C, cơng ty phái chịu nép vế khi thương lượng về ngân hàng phát hàng L/C, ngân hàng xác nhận. Việc vận dụng các phương thức thanh toán phù hợp với từng mặt hàng cũng chưa tốt, dẫn đến những thiệt hại khơng đáng.
Qua tình huống 1, cho thây cơng ty cơng tác thu thập thơng tin cịn yếu kém đã dẫn đến thiếu thông tin về đối tác nước ngoài, gặp phái đối tác làm ăn khơng có uy tín; lựa chọn phương thức thanh tốn khơng phù hợp với mặt hàng.
Tình huống 1
Năm 2004, công ty ký hợp đồng xuất khẩu bột sắn giá trị 17,325 USD cho công ty MINA TRADING, Ấn Độ và đặt cọc là 1000 USD. Thanh toán theo phương thức D/P trả ngay khi xuất trình bộ chứng từ, nhưng do thị trường có nhiều biến động giá bột sắn giảm mạnh, nên cơng ty MINA TRANDING đã cố tình kéo dài thời gian thanh tốn. Mặc dù, cơng ty đã giảm 0.25% giá cho lơ hàng trên nhưng phía đối tác khơng châp nhận. Sau một thời gian đàm phán, phía đối tác mới thơng báo là khơng thanh tốn cho lơ hàng nói trên và châp nhận mât khoản đặt cọc. Khi giái quyết xong với cơng ty MINA TRADING, cơng ty phái giái phóng lơ hàng trên cho đối tác khác, nhưng do thời gian lâu dẫn đến bột sắn bị ẩm làm giảm chât lượng lơ hàng nên cơng ty gặp khó khăn trong việc giái phóng lơ hàng này.
hàng
Sau khi ký hợp đồng, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán mà việc thực hiện các cơng việc trong hoạt động thanh tốn hàng xuất khẩu tại cơng ty được tiến hành như sau:
* Khi thanh tốn bằng phương thức điện chuyển tiền ứng trước:
Cơng ty ít khi đề nghị khách hàng của mình fax lệnh chuyển tiền sau khi ký hợp đồng để đảm bảo đúng thời gian quy định. Bởi công ty áp dụng phương thức thanh tốn này với những khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ tốt và giá trị hợp đồng nhỏ. Việc khơng dục nhà nhập khẩu fax lệnh chuyển tiền có cái lợi là chứng tỏ cho khách hàng thây mức độ tin tưởng của công ty về khách hàng như thế nào, uy tín kinh doanh của khách hàng trên thị trường ra sao; nhưng trong một số thương vụ, việc làm này cũng đã đem lại cho cơng ty nhiều bât lợi đó là tình trạng khách hàng cố tình chuyển tiền chậm, dây dưa kéo dài quá thời gian đã quy định trong khi công ty đã chuẩn bị xong hàng xuất và chờ tiền chuyển đến là giao hàng. Và khi quá thời hạn quy định công ty mới dục khách hàng fax lệnh chuyển tiền.
* Khi thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền trả sau:
Khác với phương thức chuyển tiền ứng trước, để giảm rủi ro công ty đều tiến hành dục nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ, đặt cọc trước khi giao hàng bằng văn bản hoặc gọi điện. Công ty chỉ tiến hành chuẩn bị hàng sau khi nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ, đặt cọc. Như vậy, công ty khá thận trọng các công việc trước khi giao hàng cho nhà nhập khẩu. Tuy nhiên, công ty vẫn gặp rủi ro về hoạt động thanh toán trong một số thương vụ kinh doanh.
*Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ:
Mặc dù, nhờ thu kèm chứng từ là phương thức thanh tốn ít rủi ro hơn so với phương thức chuyển tiền nhưng công ty vẫn yêu cầu nhà nhập khẩu thực hiện đặt cọc cho hợp đồng trước khi chuẩn bị hàng xuất khẩu và chỉ giao hàng khi nhà nhập khẩu đã đặt cọc. Đồng thời, công ty cũng thận trọng trong việc lựa chọn ngân hàng nhờ thu, chọn ngân hàng có uy tín để thu hộ tiền hàng cho mình. Cơng ty thường chọn ngân hàng Vietcombank làm ngân hàng nhờ thu, bởi Vietcombank là một ngân hàng lớn, có uy tín, có mối quan hệ đại lý với nhiều ngân hàng trên thế giới. Như vậy, khi áp dụng phương thức này, công ty đã thực hiện tốt một số cơng việc tạo điều kiện cho hoạt động thanh tốn của công ty diễn ra an toàn và hiệu quả hơn.
* Khi thanh tốn bằng phương thức tín dụng chứng từ:
Theo lý thuyết, nếu áp dụng tín dụng chứng từ là phương thức thanh tốn hàng xuất khẩu thì nhà xuất khẩu phái kiểm tra kỹ nội dung của L/C khi nhận được thơng báo chính thức về việc mở L/C. Bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà nhà xuất khẩu cứ nhận và tiến hành giao hàng theo u cầu của hợp đồng thì cơng ty sẽ khơng địi được tiền. Ngược lại, nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì lại vi phạm hợp đồng.
XNK tổng hợp I, việc tổ chức kiểm tra nội dung của L/C tại công ty sau khi nhận được thông báo mở L/C, được tiến hành như sau:
* Phịng tài chính kế tốn kiểm tra:
- Ngày mở L/C: là căn cứ để công ty kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở L/C đúng hạn hay khơng, là căn cứ tính ngày hết hạn xuất trình bộ chứng từ thanh tốn trong trường hợp L/C khơng quy định thời hạnh xuất trình bộ chứng từ. Theo Điều 14(c) UCP 600: “ngân hàng sẽ từ chối chứng từ xuất trình sau 21 ngày kể từ ngày giao hàng”
- Tên ngân hàng mở L/C: thanh toán viên kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở đúng tại ngân hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay khơng.
- Số tiền của L/C: nhân viên thanh tốn kiểm tra xem số tiền của L/C vừa ghi bằng số, vừa ghi bằng chữ có thống nhât với nhau khơng, có chính xác khơng.
- Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C: kiểm tra xem ngày hết hiệu lực của L/C là ngày nào, có sau ngày mở L/C khơng. Và căn cứ vào thời hạn xuất trình và thời hạn hết hiệu lực của L/C để xuất trình bộ chứng từ thanh tốn.
- Loại L/C: kiểm tra xem L/C thuộc loại nào: payment at sight, deferred hay negotian.
- Các chứng từ thanh tốn: kiểm tra xem phái xuất trình những loại chứng từ nào, số lượng bao nhiêu.
Như vậy, phịng kế tốn chỉ kiểm tra một số nội dung nhât định của L/C. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên thanh tốn báo cho phịng kinh doanh về kết quả kiểm tra. Việc kiểm tra nội dung L/C của phịng tài chính kế tốn do một nhân viên thanh toán thực hiện, nhân viên này vừa đảm nhiệm việc kiểm tra nội dung L/C vừa đảm nhiệm tât cả các công việc liên quan tới ngân hàng như mang bộ chứng từ đến ngân hàng xuất trình, chuẩn bị các thủ tục để thu tiền, kiểm tra số tiền thu về...Vậy, với một cơng ty có quy mơ kinh doanh lớn như công ty XNK tổng hợp I, việc một người trong phịng tài chính kế tốn thực hiện tât cả các cơng việc nêu trên là quá nhiều do đó sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện nhiệm vụ đưa ra.
* Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh cũng kiểm tra các n dung về số hiệu L/C, tên và địa chỉ của người hưởng lợi, tên và địa chỉ người mở L/C, số tiền L/C, loại L/C để lập các chứng từ xuất trình và kiểm tra các nội dung sau:
- Ngày hết hiệu lực của L/C: là căn cứ để xem có kịp giao hàng khơng, nếu khơng kịp thì u cầu người nhập khẩu tu chỉnh.
- Thời hạn giao hàng: Khi nào thì bắt đầu giao hàng hay giao hàng muộn nhât vào ngày nào… được phòng kinh doanh kiểm tra kỹ để tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu.
tái cũng được phịng kinh doanh kiểm tra bởi nó ảnh hưởng đến việc thuê tàu như thế nào, và việc lập bộ chứng từ thanh tốn.
- Phần mơ tả hàng hố.
Ngồi ra, do có nhiệm vụ lập bộ chứng từ thanh toán, nên khi kiểm tra nội dung của L/C phòng kinh doanh cũng tiến hàng kiểm tra các quy định về chứng từ xuất trình như:
Hoá đơn thương mại: nội dung về hoá đơn thương mại mà phòng kinh doanh
tiến hành kiểm tra:
- Hố đơn đó có phái ký hay khơng. - Quy định loại hố đơn nào
- Quy định ai có quyền câp phát
- Kiểm tra về yêu cầu số bản gốc, số bản copy hố đơn.
Phiếu đóng gói: nội dung kiểm tra gồm: người nhập khẩu yêu cầu về loại phiếu
đóng gói, người phát hành, số lượng bản chính và bản phụ của phiếu đóng gói.
Giây chứng nhận xuất xứ hàng hố
- Kiểm tra thơng tin về tên cơ quan phát hành giây chứng nhận xuất xứ - Kiểm tra yêu cầu về hình thức và những cá biệt đối với giây chứng nhận
xuất hàng hoá
- Kiểm tra yêu cầu về số bản gốc và bản sao của giây chứng nhận
Đơn bảo hiểm/giây chứng nhận bảo hiểm
- Kiểm tra yêu cầu về loại hình bảo hiểm, bảo hiểm theo điều kiện nào - Kiểm tra về giá trị hàng hoá được bảo hiểm, đồng tiền bảo hiểm
- Kiểm tra về yêu cầu số bản gốc và bản sao của đơn bảo hiểm, giây chứng nhận bảo hiểm
- Kiểm tra xem đơn bảo hiểm/giây chứng nhận bảo hiểm có phái ký hậu hay khơng.
Giây chứng nhận số lượng, chât lượng
- Kiểm tra tính chât và ý nghĩa của giây chứng nhận - Kiểm tra về yêu cầu người phát hành
- Kiểm tra về số bản phái phát hành
Qua trên cho thây, nội dung L/C được các bộ phận kiểm tra khá kỹ nhưng không kiểm tra hết các nội dung của L/C mà chỉ kiểm tra một số nội dung quan trọng trong L/C. Mặc dù, phòng kinh doanh đã kiểm tra các nội dung L/C kể trên nhưng trong nhiều trường hợp họ chỉ kiểm tra kỹ nội dung giao hàng và phần mơ tả hàng hố, cịn các nội dung còn lại chỉ kiểm tra qua loa, các quy định về các chứng từ xuất trình được họ kiểm tra khơng được kỹ, làm cho lây lệ. Các bộ phận chỉ kiểm tra những nội dung liên quan đến nhiệm vụ của mình như phịng kế toán kiểm tra số tiền L/C, thời hạn xuất trình, cịn phịng kinh doanh thực hiện kiểm tra các quy định về chứng từ xuất trình, số lượng chủng loại. Điều này làm