Nguồn: Quản trị tài chớnh ngắn hạn – Nguyễn Tấn Bỡnh – NXB Thống kờ - 2007 Trục hoành là lượng đặt hàng Q mỗi lần (mỗi đơn hàng) và trục tung là 2 loại chi phớ và tổng chi phớ. Q* là ký hiệu lượng đặt hàng tối ưu
Đồ thị cho thấy khi lượng đặt hàng Q lớn thỡ chi phớ đặt hàng giảm do số lần đặt hàng giảm, trong khi đú chi phớ (duy trỡ) tồn kho tăng do mức tồn kho bỡnh quõn tăng.
Ta cú, lượng đặt hàng tối ưu là : EOQ = Q*=
H DF
2
Tuy nhiờn, mụ hỡnh EOQ cơ bản như trờn cũn cần cú thờm một số giả định : - Dự bỏo tương đối chớnh xỏc tổng nhu cầu (D) trong kỳ kế hoạch - Tốc độ sử dụng (giảm tồn kho) cố định
- Chi phớ một lần đặt hàng (F) cố định - Chi phớ tồn kho cho 1 đơn vị (H) cố định 3.2.4.2. Phương phỏp Just in time
Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gúi gọn trong một cõu: “đỳng sản phẩm với đỳng số lượng tại đỳng nơi vào đỳng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi cụng đoạn của quy trỡnh sản xuất ra một số lượng đỳng bằng số lượng mà cụng đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Cỏc quy trỡnh khụng tạo ra giỏ trị gia tăng phải bỏ. Điều này cũng đỳng với giai đoạn cuối cựng của quy trỡnh sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cỏi mà khỏch hàng muốn. Núi cỏch khỏc, JIT là hệ thống sản xuất trong đú cỏc luồng nguyờn vật liệu, hàng hoỏ và sản phẩm truyền vận trong quỏ trỡnh sản xuất và phõn phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trỡnh tiếp theo cú thể thực hiện ngay khi quy trỡnh hiện thời chấm dứt. Qua đú, khụng cú hạng mục nào rơi vào tỡnh trạng để khụng, chờ xử lý, khụng cú nhõn cụng hay thiết
bị nào phải đợi để cú đầu vào vận hành. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đú tăng năng suất và giảm chi phớ.
- Mục đớch :
“Just In Time” nhằm mục đớch giảm đi chi phớ khụng cần thiết giữa cỏc cụng đoạn. Trong cỏc giai đoạn sản xuất nguyờn liệu được đỏp ứng đầy đủ và chớnh xỏc vào lỳc cần thiết, khụng cú tỡnh trạng tồn trữ và thiếu hụt nguyờn vật liệu. Mỗi cụng đoạn sản xuất sẽ sản xuất ra số lượng cần thiết và hệ thống chỉ sản xuất ra cỏc sản phẩm mà khỏch hàng muốn. Qua đú khụng cú hạng mục nào sản xuất ra thành phẩm mà khụng cú đầu ra phải tồn kho và khụng cú nhõn cụng, thiết bị nào phải chờ đợi vỡ khụng cú nguyờn vật liệu để sản xuất. Như vậy mụ hỡnh đó giảm thiểu được chi phớ tồn kho và chi phớ thiệt hại do thiếu nguyờn vật liệu.
- Nội dung:
Sản xuất Just-In-Time, hay JIT, là một triết học quản lý tập trung vào loại trừ những hao phớ trong sản xuất bằng việc chỉ sản xuất đỳng số lượng và kết hợp cỏc thành phần tại đỳng chỗ vào đỳng thời điểm. Điều này dựa vào một thực tế hao hụt là kết quả từ bất kỳ hoạt động nào làm gia tăng chi phớ mà khụng gia tăng thờm giỏ trị cho sản phẩm, như là sự chuyển dịch hàng tồn kho từ chỗ này sang chỗ khỏc hay thậm chớ chỉ là hành động của việc cất giữ hàng tồn.
JIT cũng được biết như một phương phỏp sản xuất gọn (Lean) hay sản xuất khụng tồn kho, bởi vỡ yếu tố then chốt sau của việc ỏp dụng thành cụng JIT là giảm tồn kho tại nhiều cụng đoạn khỏc nhau dõy chuyền sản xuất tới mức tối thiểu. Điều này cần phải cú sự phối hợp tốt giữa những cụng đoạn sao cho mỗi cụng đoạn chỉ sản xuất chớnh xỏc số lượng cần thiết cho cụng đoạn sau. Núi một cỏch khỏc, một cụng đoạn chỉ nhận vào chớnh xỏc số lượng cần thiết từ cụng đoạn trước.
Hệ thống JIT bao gồm định nghĩa luồng sản xuất và thiết lập khu vực sản xuất sao cho luồng nguyờn liệu khi được đưa vào sản xuất được thụng suốt và khụng bị cản trở, do đú giảm bớt thời gian đợi nguyờn liệu. Điều này yờu cầu khả năng của cỏc trạm làm việc khỏc nhau mà nguyờn liệu đi qua tương ứng và cõn bằng một cỏch chớnh xỏc, và như vậy những điểm “thắt cổ chai” trong dõy chuyền sản xuất sẽ được loại trừ. Cơ cấu này bảo đảm rằng nguyờn liệu sẽ được gia cụng mà khụng cú việc xếp hàng hay ngừng lại chờ.
Khớa cạnh quan trọng khỏc của JIT là việc sử dụng một hệ thống “kộo” (pull) để di chuyển những tồn kho xuyờn qua dõy chuyền sản xuất. Với một hệ thống như
vậy, những yờu cầu của cụng đoạn tiếp theo sẽ điều chỉnh sản lượng của cụng đoạn trước đú. Vỡ vậy đối với JIT thật cần thiết để định nghĩa một quỏ trỡnh nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc “kộo” cỏc lụ từ một cụng đoạn sang cụng đoạn kế tiếp.
- Điều kiện ỏp dụng:
Mụ hỡnh Just In Time tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp cú những hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại. Một đặc trưng quan trọng của mụ hỡnh Just In Time là kớch thước lụ hàng nhỏ trong cả hai quỏ trỡnh sản xuất và phõn phối từ nhà cung ứng. Kớch thước lụ hàng nhỏ sẽ tạo ra một số thuận lợi cho doanh nghiệp như: lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ớt hơn so với lụ hàng cú kớch thước lớn, điều này sẽ giảm được chi phớ lưu kho và tiết kiệm được diện tớch kho bói. Lụ hàng cú kớch thước nhỏ hơn sẽ ớt cản trở hơn tại nơi làm việc. Dễ kiểm tra chất lượng lụ hàng và khi phỏt hiện sai sot thỡ chi phớ sửa lại lụ hàng sẽ thấp hơn lụ hàng cú kớch thước lớn.
Tuy nhiờn việc sử dụng mụ hỡnh Just-In-Time đũi hỏi phải cú sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vỡ bất kỳ một sự giỏn đoạn nào cũng cú thể gõy thiệt hại cho nhà sản xuất vỡ sẽ phải chịu những tổn thất phỏt sinh do việc ngừng sản xuất.
- Lợi ớch của phƣơng phỏp JIT::
Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm cỏc chi tiết và nguyờn vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiờu thụ. Lượng tồn kho thấp cú hai lợi ớch quan trọng. Lợi ớch rừ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được khụng gian và tiết kiệm chi phớ do khụng phải ứ đọng vốn trong cỏc sản phẩm cũn tồn đọng trong kho. Lợi ớch thứ hai thỡ khú thấy hơn nhưng lại là một khớa cạnh then chốt của triết lý JIT, đú là tồn kho luụn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cõn đối trong quỏ trỡnh sản xuất, cú nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, khụng cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phớ tăng cao. Phương phỏp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đú người ta càng dễ tỡm thấy và giải quyết những khú khăn phỏt sinh.
3.2.5. Giỏm sỏt tỡnh hỡnh tồn kho
Giỏm sỏt tỡnh hỡnh tồn kho là giỏm sỏt số dư hàng tồn kho nhằm đảm bảo rằng chớnh sỏch hàng tồn kho là hiệu quả, cụ thể là quyết định đầu tư vào hàng tồn kho phự hợp.
Một trong những vấn đề khú khăn nhất của quản trị hàng tồn kho là kiểm soỏt hàng tồn kho. Trong quản lý cú hai xu hướng : phõn tỏn và tập trung. Hệ thống kiểm soỏt hàng tồn kho giỳp nhà quản lý nắm chớnh xỏc và kịp thời về tỡnh hỡnh từng mặt hàng ở từng thời điểm và cú thể nhanh chúng ra quyết định.
Cú hai phương phỏp chớnh:
- Phương phỏp vũng quay hàng tồn kho:
Vũng quay hàng tồn kho là chỉ tiờu truyền thống trong giỏm sỏt hàng tồn kho. Vũng quay hàng tồn kho là tỷ lệ giữa giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ và số dư tồn kho cuối kỳ (hoặc dố dư tồn kho bỡnh quõn đầu kỳ và cuối kỳ) sẽ được đề cập ở phần sau cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ.
- Phương phỏp tỷ lệ số dư tồn kho:
Trong phộp tớnh ngày tồn kho, giỏ trị tồn kho cuối kỳ đặt trờn tử số, giỏ vốn hàng bỏn bỡnh quõn ngày ở dưới mẫu số. Khi doanh thu (hay giỏ vốn hàng bỏn) giảm thỡ giỏ vốn hàng bỏn bỡnh quõn sẽ tăng một cỏch giả tạo, bởi vỡ kỳ bỡnh quõn của giỏ vốn hàng bỏn đó bao gồm cả giỏ vốn hàng bỏn của cỏc kỳ trước đú. Điều này đặc biệt đỳng khi kỳ bỡnh quõn kộo dài hơn.
Số ngày tồn kho = Tồn kho cuối kỳ
Giỏ vốn hàng bỏn 1 ngày
Như vậy, số ngày tồn kho sẽ giảm khi doanh thu giảm, chứ khụng phải do mức sử dụng tồn kho tăng. Mặt khỏc số ngày tồn kho giảm cũng do kỳ được chọn để tớnh giỏ bỡnh quõn ngày.
Túm lại, phương phỏp tỷ lệ số dư hàng tồn kho khụng chịu ảnh hưởng của xu hướng biến động của doanh thu và mua hàng. Do đú, để giỏm sỏt tỡnh hỡnh hàng tồn kho, nú được xem là một thước đo chớnh xỏc hơn so với phương phỏp số vũng quay hàng tồn kho.
3.3. Quản trị khoản phải thu
Quản trị khoản phải thu bao gồm : thiết lập chớnh sỏch bỏn chịu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, hướng dẫn, giỏm sỏt và kiểm soỏt toàn diện khoản bỏn chịu.
3.3.1. Khỏi niệm khoản phải thu
Là những khoản tiền mà khỏch hàng và những bờn liờn quan đang nợ doanh nghiệp vào thời điểm lập bảng cõn đối kế toỏn. Cỏc khoản này sẽ được trả trong thời hạn ngắn (dưới một năm)5.
3.3.2. Chớnh sỏch bỏn chịu
Chớnh sỏch bỏn chịu bao gồm : tiờu chuẩn bỏn chịu, hạn mức bỏn chịu, điều tra đỏnh giỏ khỏch hàng, điều khoản bỏn chịu và quy trỡnh ra quyết định bỏn chịu, điều tra khỏch hàng, điều khoản bỏn chịu và quy trỡnh thu hồi nợ.
(i) Quy trỡnh ra quyết định bỏn chịu: khởi đầu từ liờn hệ tiếp cận khỏch
hàng, kết thỳc bằng việc chấp thuận hoặc từ chối bỏn chịu và xỏc định hạn mức bỏn chịu. Quy trỡnh ra quyết định bỏn chịu sẽ đạt hiệu quả cao hơn nếu ta hiểu rừ từng cụng việc phải làm trước khi ra quyết định. Theo đú, khi nhận đề nghị từ khỏch hàng mới hoặc đề nghị gia tăng hạn mức mua chịu của khỏch hàng hiện tại, người bỏn cần quyết định cú nờn tiến hành điều tra khỏch hàng hay là khụng.
Nếu chấp nhận điều tra, người bỏn phải tỡm kiếm thụng tin từ nhiều nguồn khỏc nhau và tiến hành điều tra chi tiết, mức độ điều tra phự hợp với quy mụ của khoản bỏn chịu (lớn, trung bỡnh, nhỏ). Giả định khoản bỏn chịu được chấp thuận, bộ phận theo dừi bỏn chịu phải xỏc định hạn mức bỏn chịu tối đa và thời hạn bỏn chịu cụ thể. Sau khi giao hàng, người bỏn sẽ gửi húa đơn và theo dừi trờn sổ sỏch về khoản phải thu từ khỏch hàng. Với người mua, khi nhận hàng sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng húa, đối chiếu với đơn đặt hàng và theo dừi trờn sổ sỏch kế toỏn về khoản phải trả người bỏn. Người mua sẽ quyết định thời điểm thanh toỏn, thanh toỏn sớm để nhận chiết khấu tiền mặt hoặc thanh toỏn trễ vào cuối thời hạn cho phộp. Quyết định của người mua tựy thuộc vào khả năng tài chớnh của mỡnh.
Nếu quyết định khụng thanh toỏn sớm để nhận chiết khấu, người mua thường để đến cuối thời hạn mới trả tiền, cú thể là 30 ngày, 60 ngày, hoặc 90 ngày. Khi trả tiền, người mua thường trả bằng chuyển khoản, trong khi người bỏn thỡ muốn nhận được tiền sớm hơn và ghi giảm tài khoản phải thu sớm hơn. Nhận “sớm hơn” nghĩa là sớm xuất hiện số dư trờn tài khoản tiền gửi tại ngõn hàng để chi dựng. Ghi giảm khoản phải thu sớm hơn là để quỏ trỡnh “đối chiếu thanh toỏn” nhanh chúng hơn nhằm “quyết toỏn” đơn đặt hàng trước và kịp thời giải quyết đơn hàng sau, đang chờ phờ duyệt.
Nếu việc thanh toỏn được thực hiện đỳng hạn, quy trỡnh bỏn chịu được lặp lại với cỏc đơn hàng tiếp theo. Một khi người mua khụng trả tiền đỳng hạn, người bỏn sẽ gửi thư khẩn đũi nợ và thực hiện cỏc biện phỏp của quy trỡnh thu hồi nợ mà hai bờn đó thỏa thuận trước đú. Nếu giữa hai bờn khụng tự giải quyết được, phải nhờ đến bờn thứ ba.
(ii) Phõn tớch ra quyết định bỏn chịu
Quyết định bỏn chịu cú nghĩa là người bỏn cho phộp người mua chậm trả tiền trong một thời gian. Việc cú chấp nhận bỏn chịu hay khụng là tựy thuộc kết quả tớnh toỏn giỏ trị hiện tại rũng NPV của khoản bỏn chịu.
Bỏn chịu là một chớnh sỏch kinh doanh. Cú những cụng ty nới rộng điều khoản bỏn chịu nhằm bỏn được nhiều hơn, cú những cụng ty thay đổi điều khoản tớn dụng để thu hỳt thờm khỏch hàng mới, và đụi khi để giỳp những khỏch hàng truyền thống đang gặp vấn đề về thiếu hụt ngõn lưu.
Với mỗi lần bỏn chịu giả định chi phớ quản lý bỏn chịu và chi phớ thu hồi nợ phỏt sinh ở cuối thời hạn bỏn chịu, ỏp dụng mụ hỡnh định giỏ (chiết khấu dũng tiền) như sau:
NPV = v S C r S e S 1 Trong đú :
NPV : Giỏ trị hiện tại rũng của doanh thu bỏn chịu v: Tỉ lệ chi phớ biến đổi so với doanh thu bỏn chịu S: Doanh thu bỏn chịu
e: Tỉ lệ chi phớ quản lý bỏn chịu và thu tiền so với doanh thu r: Chi phớ cơ hội sử dụng vốn, ngày
C: Kỳ thu tiền (thời gian thu cỏc khoản phải thu)
Nguyờn tắc ra quyết định (chấp nhận hay từ chối bỏn chịu) Nếu NPV>0 : Chấp nhận
Nếu NPV<0 : Khụng chấp nhận Nếu NPV =0 : Cú thể chấp nhận
Vớ dụ:
Cụng ty nhận được đơn hàng cú trị giỏ 500 triệu đồng đề nghị chậm trả 30 ngày. Cụng ty cú nờn chấp nhận hay khụng. Biết rằng tỉ lệ chi phớ biến đối chiếm trong doanh thu là 80%, chi phớ quản lý bỏn chịu và thu hồi nợ hàng thỏng chiếm tỉ lệ 6% so với doanh thu.
Trong đú, chi phớ sử dụng vốn bỡnh quõn của cụng ty là 15% một năm, chi phớ sử dụng vốn bỡnh quõn ngày sẽ là 15% : 360 = 0,0417% Để ra quyết định bỏn chịu cụng ty tớnh NPV: NPV = 80% 500 64,2 30 % 0471 , 0 1 500 % 6 500 triệu đồng
Với kết quả NPV dương, cụng ty trờn cú thể chấp nhận đề nghị trả chậm của khỏch hàng. Vấn đề cũn lại là kiểm soỏt và giỏm định quỏ trỡnh thanh toỏn.
(iii) Đối chiếu chứng từ thanh toỏn
Chớnh xỏc và nhanh chúng là hai điều quan trọng khi ghi giảm nợ khỏch hàng. Để đỏp ứng tốt nhất hai điều trờn thỡ cụng ty phải tổ chức tự động húa khõu ghi chộp kế toỏn. Hệ thống này cú ưu điểm trong việc đối chiếu chứng từ thanh toỏn: khả năng cập nhật tài khoản khoản phải thu một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc. Yờu cầu của hệ thống là đối chiếu cỏc chứng từ thanh toỏn (sộc, chuyển khoản, lệnh chuyển tiền, giấy bỏo cú của ngõn hàng, điện chuyển tiền,…) với húa đơn bỏn hàng tương ứng.
3.3.3. Quản trị chớnh sỏch bỏn chịu
a. Cỏc tỡnh huống quyết định bỏn chịu
Trong mụi trường cạnh tranh, cỏc cụng ty khụng tự mỡnh chủ quan quyết định chớnh sỏch bỏn chịu mà thường tham khảo cỏc cụng ty cựng ngành. Vỡ vậy, những điểm khỏc biệt cũn lại giữa cỏc cụng ty chỉ là về hỡnh thức và phạm vi bỏn chịu. Cú ba tỡnh huống thường xảy ra:
- Cụng ty cú nờn cấp trực tiếp cho khỏch hàng hạn mức bỏn chịu: Cụng ty phải quyết định chỉ bỏn chịu bằng trực tiếp cấp hạn mức bỏn chịu hay sẽ thụng qua thẻ (hạn mức) tớn dụng của ngõn hàng, hoặc cả hai. Vấn đề là so sỏnh lợi ớch và chi phớ của hai cỏch.
- Cụng ty cú nờn chuyển khoản nợ cho bờn thứ ba: Nếu bỏn cỏc khoản phải thu cho một cụng ty chuyờn mua bỏn nợ thỡ cụng ty sẽ giảm được chi phớ cho bộ