Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là hệ thống thông tin do Tổng cục Hải quan quản lý tập trung, thống nhất, được sử dụng để tiếp nhận, lưu trữ, xử lý và phản hồi các thông điệp dữ liệu điện tử của cơ quan Hải quan để tiến hành thực hiện thủ tục hải quan điện tử.
Thủ tục hải quan điện tử được thực hiện tất cả trên hệ thống chung thông qua internet. Các bước được thực hiện tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về tờ khai hải quan, chứng từ hải quan và tuân thủ theo đúng nguyên tắc chính xác – minh bạch – hiệu quả, trình tự các bước thực hiện theo đúng quy định.
1.3.1 Các bước thực hiện thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu
Sơ đồ 1.1 Các bước thực hiện thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất
khẩu
(Nguồn: Phịng Nghiệp vụ - Cục Hải quan tỉnh Hà Tĩnh)
Căn cứ vào quyết định số 1966/QĐ-TCHQ ngày 10 tháng 07 năm 2015 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gồm 05 bước cơ bản. Thủ tục hải quan đối với từng lô hàng xuất khẩu cụ thể, tùy theo kết quả phân luồng có thể trải qua đủ cả 5 bước hoặc chỉ trải qua một số bước nhất định theo quy định ban hành. Được thực hiện trực tiếp tại trụ sở Chi cục Hải quan cửa khẩu thuận tiện đối với việc xuất khẩu.
Bước 1: Đăng ký, tiếp nhận, kiểm tra, phân luồng tờ khai
Hệ thống tự động tiếp nhận, kiểm tra, hướng dẫn (nếu có) cho người khai hải quan và cấp số tờ khai hải quan sau khi nhận thông tin khai trước của người khai hải quan. Trường hợp người khai hải quan thông báo không thực hiện đăng ký được tờ khai hải quan Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai căn cứ vào vướng mắc của doanh nghiệp để hướng dẫn xử lý.
Hệ thống tự động tiếp nhận, kiểm tra, hướng dẫn (nếu có) và phân luồng tờ khai hải quan sau khi nhận thơng tin khai chính thức của người khai hải quan. Trường hợp mã phân loại kiểm tra là 1 - luồng xanh, chuyển ngay sang Bước 4; đối
với các mã phân loại kiểm tra 2 - luồng vàng và 3 - luồng đỏ, tiếp tục chuyển sang Bước 2 để thực hiện các bước kiểm tra.
Trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật và lô hàng chưa qua khu vực giám sát hải quan thì áp dụng nghiệp vụ “Dừng đưa hàng qua khu vực giám sát”. Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định của cơ quan có thẩm quyền nhưng hệ thống khơng cảnh báo kiểm tra thực tế hàng hóa và phân loại kiểm tra là 1 - luồng xanh, Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai chuyển ngay thông tin về đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ về quản lý rủi ro, điều tra chống buôn lậu, kiểm tra sau thông quan thuộc Cục Hải quan tỉnh, thành phố trong ngày đăng ký tờ khai hoặc chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp.
* Phân luồng tờ khai:
Hải quan sẽ phân loại hàng hóa dưới hình thức 3 luồng: luồng xanh, vàng và đỏ. Mỗi luồng hàng được phân loại nói lên mức độ đánh giá của cơ quan Hải quan đối với hàng hóa trong q trình quản lý rủi ro. Theo đó, mức (1) - Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; mức (2) - Luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; và mức (3) – luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
a. Đối với luồng xanh
Trường hợp này doanh nghiệp thực hiện tốt các quy định pháp luật của Nhà nước về Hải quan, doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và miễn kiểm chi tiết hàng hố của doanh nghiệp. Thơng thường thì các hàng được xuất đi đều đặn vào luồng xanh khá nhiều.
Hàng hóa xuất nhập khẩu được chấp nhận thông quan từ nguồn thông tin khai hải quan điện tử. Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế, đồng thời đi thẳng đến bước 4 – Thu lệ phí và đóng dấu, sau đó tiến hành phúc tập hồ sơ. Trong đó:
- Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống sẽ tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thơng quan hàng hóa xuất khẩu”.
- Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai chứng từ ghi “số thuế phải thu” và “Quyết
định thơng quan hàng hóa xuất khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan...): Hệ thống xuất ra cho người khai “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thơng quan hàng hóa”.
- Cuối ngày hệ thống VNACCS tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh đã được thông quan chuyển sang hệ thống VCIS.
b. Đối với luồng vàng
Nếu hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử cho ra kết quả phân luồng là luồng vàng, hàng hóa phải được kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy), nhưng miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Sau khi việc kiểm tra được tiến hành tại bước 2, nếu không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào, q trình thơng quan sẽ chuyển tới bước 4, tương tự như luồng xanh. Trong trường hợp này hải quan sẽ miễn kiểm tra chi tiết thực tế đối với một số mặt hàng:
+ Miễn kiểm tra hàng xuất khẩu và nhập khẩu nếu doanh nghiệp chấp hành tốt luật pháp về hải quan.
+ Hàng xuất khẩu (ngoại trừ những hàng xuất khẩu được làm từ nguyên liệu nhập khẩu và hàng hoá xuất khẩu có điều kiện theo chính sách quản lý xuất khẩu hàng hố).
+ Máy móc thiết bị có giá trị tạo tài sản cố định được miễn thuế như dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư trong nước.
+ Hàng hoá từ nước ngoài được đưa vào khu thương mại tự do, kho ngoại quan, cảng trung chuyển hàng quá cảnh hay trường hợp cứu trợ khẩn cấp theo quy định của pháp luật, ngồi ra cịn có những hàng hố như dùng trong an ninh quốc phịng, hàng viện trợ nhân đạo, hàng hố tạm nhập – tái xuất có thời hạn.
+ Hàng hố thuộc diện đặc biệt như hàng do Thủ tướng quyết định.
c. Đối với luồng đỏ
Trường hợp Lệnh quyết định hình thức cho kết quả phân luồng là đỏ, cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra chi tiết hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra thực tế:
+ Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
+ Kiểm tra thực tế 5% lơ hàng, nếu khơng phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Một số trường hợp, chẳng hạn như sau khi máy tính xác định được hình thức, mức độ kiểm tra, nhưng cán bộ/nhân viên hải quan xét thấy việc xác định của máy tính là chưa chính xác (do thơng tin về các quy định, chính sách hàng hóa tại thời điểm làm thủ tục chưa được cập nhật đầy đủ), cán bộ công chức hải quan sẽ đề xuất lệnh hình thức và mức độ kiểm tra khác phù hợp hơn, việc phân luồng sẽ được ghi nhận, sau đó chuyển cho lãnh đạo Chi cục Hải quan xem xét và quyết định.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ hải quan
Trước khi cho phép kiểm tra tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản...). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì khơng được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.
Kiểm tra hồ sơ hải quan là việc thực hiện kiểm tra chi tiết, toàn bộ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định. Trường hợp người khai hải quan nộp kết quả kiểm tra của các cơ quan chuyên ngành khơng đúng thời hạn quy định thì cơng chức hải quan tiến hành lập biên bản vi phạm, sau khi người khai hải quan chấp hành quyết định xử lý của cơ quan hải quan, tiếp tục thực hiện thủ tục hải quan.
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Đây là bước do cơng chức hải quan được phân cơng kiểm hóa hàng bằng máy soi hay thủ công thực hiện gồm:
- Kiểm tra thực tế của hàng hóa theo hướng dẫn ghi tại lệnh hình thức, mức độ kiểm tra.
- Ghi kết quả kiểm tra vào tờ khai hải quan (nếu đúng khai báo thì xác nhận để hàng hóa được thơng quan, nếu sai thì lập biên bản sai phạm tùy theo từng mức độ).
Nhập kết quả kiểm tra vào máy tính. Ký tên, đóng dấu số hiệu trên tờ khai và lệnh hình thức mức độ kiểm tra.
Theo dõi thông tin hàng hóa vận chuyển trên hệ thống e-Customs đối với trường hợp lập biên bản bàn giao trên hệ thống, hoặc thông tin hồi báo thông qua bản fax biên bản bàn giao từ Chi cục Hải quan nơi vận chuyển đến, chủ trì truy tìm trong trường hợp quá thời hạn vận chuyển nhưng hàng hóa chưa đến đích.
Bước 4: Kiểm tra hồn thành nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí
Nội dung thực hiện kiểm tra hồn thành nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí bao gồm: - Thu thuế
Hệ thống VNACCS tự động kiểm tra việc nộp thuế của tờ khai hải quan trên cơ sở thanh toán của người khai hải quan được cập nhật trên hệ thống.
Trường hợp hệ thống VNACCS không tự động xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của tờ khai hải quan.
Trường hợp người khai hải quan nộp tiền mặt, cơ quan Hải quan viết biên lai thu tiền thì cập nhật ngay biên lai vào hệ thống kế toán tập trung để hệ thống tự động chuyền thông tin sang hệ thống VNACCS để thông quan lô hàng;
Trường hợp người khai hải quan đã nộp thuế tại ngân hàng đã ký thỏa thuận phối hợp thu hoặc khai báo nhà nước nhưng trên hệ thống kế tốn tập trung chưa có thơng tin xác nhận hồn thành nghĩa vụ nộp thuế của tờ khai chờ thông quan mà người khai hải quan xuất trình được chứng từ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
- Thu lệ phí hải quan
Các Chi cục Hải quan tổ chức theo dõi và thu lệ phí hải quan theo đúng các đối tượng phải thu lệ phí hải quan, số lần thu và mức thu quy định tại Thông tư số 172/2010/TT-BTC ngày 02/11/2010 của Bộ Tài chính và Điều 45 Thông tư số 38/2015/TT-BTC.
Các Chi cục Hải quan thực hiện điều chỉnh âm lệ phí phải thu thủ cơng đối với những tờ khai khơng thuộc đối tượng phải nộp lệ phí hải quan trên hệ thống kế toán tập trung. Cách nhập liệu bằng chức năng “2. Nhập liệu/ N. Quản lý lệ phí nộp sau/ 4. Nhập chứng từ điều chỉnh lệ phí”.
- Thu phí thu hộ
Chi cục trưởng Chi cục Hải quan phân công công chức thực hiện việc rà soát và xuất thơng báo lệ phí thu hộ các Hiệp hội thủ công trên hệ thống kế tốn tập trung thơng qua chức năng “2. Nhập liệu/ N. Quản lý lệ phí nộp sau/ 1. Nhập thơng báo lệ phí” cho các tờ khai có phát sinh lệ phí thu hộ hàng tháng. Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai và người khai hải quan rà soát số phải thu và số đã thu trước ngày 10 tháng sau.
Kiểm tra giá tính thuế, mã số thuế, kiểm tra chế độ chính sách thuế. Nếu kiểm tra chi tiết thấy tính đồng nhất, phù hợp trong hồ sơ thì nhập thơng tin vào máy tính để xác định mức kiểm tra hay thơng quan hàng hóa, cịn khi phát hiện nghi vấn thì đề xuất báo cáo với lãnh đạo.
Sau khi kiểm tra công chức hải quan ghi kết quả kiểm tra lên tờ khai hải quan. Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo xem xét ký quyết định (lãnh đạo duyệt thông quan hoặc tạm thông quan hoặc ra quyết định xử phạt cấp Chi cục nếu gặp sai phạm).
Bước 5: Thơng quan hàng hóa và quản lý, hoàn chỉnh hồ sơ
Bước này do lãnh đạo Chi cục quyết định (Chi cục trưởng hoặc Chi cục phó thực hiện bước này):
- Xem xét quyết định thay đổi hình thức mức độ kiểm tra do gặp khó khăn trong q trình kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc dây chuyền kiểm tra (khi có căn cứ xác thực cần phải thay đổi hình thức mức độ kiểm tra).
- Giải quyết các vướng mắc vượt thẩm quyền của công chức cấp dưới trong quá trình thực hiện quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
- Quyết định thơng quan hay tạm giải phóng lơ hàng tùy theo lệnh hình thức mức độ kiểm tra.
- Ký tên lên tờ khai hoặc lệnh hình thức, quyết định thông quan lô hàng hoặc tạm giải phóng lộ hàng.
Cơng chức được giao nhiệm vụ quản lý, hồn chỉnh hồ sơ theo dõi, quản lý và hoàn chỉnh hồ sơ đã được “Thơng qua”, “Giải phóng hàng”, “Đưa hàng về bảo quản” mà còn nợ các chứng từ bản gốc được phép chậm nộp (bao gồm cả kết quả kiểm tra chuyên ngành) thuộc bộ hồ sơ hải quan hoặc cịn vướng mắc chưa hồn tất thủ tục hải quan. Chi cục trưởng phân công công chức tiếp nhận các chứng từ bản gốc chậm nộp, xử lý các vướng mắc của lơ hàng. Sau khi hồn thành thì chuyển cho cơng chức được giao nhiệm vụ quản lý, hoàn chỉnh hồ sơ, đưa vào lưu trữ nếu đã đầy đủ hồ sơ theo quy định.
1.3.2 Những điểm cần lưu ý trong quy trình thực hiện
Mỗi tờ khai được khai tối đa 50 mặt hàng, trường hợp một lơ hàng có trên 50 mặt hàng, người khai hải quan sẽ phải thực hiện khai báo trên nhiều tờ khai, các tờ khai của cùng một lô hàng được liên kết với nhau dựa trên số nhánh của tờ khai.
- Trị giá tính thuế: Hệ thống sẽ tự động phân bổ các chi phí vận chuyển, bảo hiểm... để quy ra trị giá tính thuế xuất khẩu cho từng mặt hàng và các loại phí vận tải, bảo hiểm tính chung cho tất cả các mặt hàng của lộ hàng.
- Tỷ giá tính thuế: Khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin xuất khẩu EDA, hệ thống áp dụng tỷ giá tại ngày thực hiện nghiệp vụ để tự động tính thuế:
+ Trường hợp người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin xuất khẩu EDA và đăng ký tờ khai EDC trong cùng một ngày hoặc trong 02 ngày có tỷ giá giống nhau thì hệ thống tự động giữ nguyên tỷ giá tính thuế.
+ Trường hợp người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ đăng ký tờ khai EDC (được tính là thời điểm người khai hải quan ấn nút “Gửi” tại màn hình EDC) tại ngày có tỷ giá khác với tỷ giá tại ngày khai thông tin xuất khẩu EDA thì hệ thống sẽ báo lỗi.
- Về thuế suất:
+ Khi người khai hải quan thực hiện nghiệp vụ khai thông tin xuất khẩu EDA, hệ thống sẽ lấy thuế suất tại ngày dự kiến khai báo EDC để tự động điền vào ô thuế suất.
+ Trường hợp thuế suất tại ngày EDC dự kiến khác thuế suất tại ngày EDA,