2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức chức năng. Trong cơ cấu này, vai trị của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung. Mơ hình này có sự chun mơn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn và phát huy được tốt hơn khả năng của họ, đồng thời cũng giúp giám đốc cơng ty có khả năng kiểm sốt, giám sát và điều hành các hoạt động của công ty một cách tổng quát, hiệu quả và chính xác giữa các phịng ban của cơng ty.
Sơ đồ 2.1. Bộ máy tổ chức công ty cổ phần Phát triển máy xây dựng Việt Nam
(Nguồn: Phịng hành chính nhân sự VCM group)
• Hội đồng quản trị - Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc sẽ điều hành mọi hoạt động và có quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề của công ty như: quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty; tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty ban hành các quy chế
36
quản lý nội bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lí…Bên cạnh đó, tổng giám đốc là người trực tiếp liên ký hợp đồng và liên hệ với các đối tác trong và ngoài nước và agent ở nước ngồi để giúp Vinacoma có giá sản phẩm tốt nhất cạnh tranh nhất.
• Giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành là người giúp việc cho tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của nhà nước và điều lệ của cơng ty. Phó giám đốc tiếp quản và liên hệ với các đối tác nước ngồi để hỗ trợ phịng nhập khẩu và xuất khẩu và giao dịch, giúp Vinacoma có giá cạnh tranh nhất, thúc đẩy mạnh thị phần, thị trường của cơng ty.
• Phịng kinh doanh
Phòng kinh doanh hiện là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và các đại lý trong nước. Bộ phận kinh doanh gồm có các mảng: bán máy xây dựng, chăm sóc khách hàng. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu … Sau đó tiến hành soi xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Đây cũng là phịng đơng nhân viên nhất trong cơng ty và có nhiều biến động về số lượng nhân viên. Vì vậy hầu hết nhân viên trong phòng kinh doanh đều cần có kỹ năng bán hàng và chịu trực tiếp áp lực từ lợi nhuận.
• Phịng hành chính nhân sự
Phịng hành chính nhân sự có nhiệm vụ chính là xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng; liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho cơng ty.
Ngồi ra, các nhân viên của phòng nhân sự cũng phải vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty; tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định; theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động tồn cơng ty; theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty; thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự; xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.
37
• Phịng kế tốn
Phụ trách công việc thu chi của công ty, hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hồn thành cơng tác. Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ cơng tác dự báo. Xuất hóa đơn, giao cho nhân viên kinh doanh gửi khách hàng, sau đó theo dõi và xử lý vấn đề công nợ với các khách hàng của cơng ty.
• Phịng cơng nghệ
Các nhân sự trong phịng cơng nghệ chủ yếu làm những chức năng nhiệm vụ sau:
- Thiết lập và cài đặt, tạo ra các phần mềm hỗ trợ cho công tác giao dịch, báo cáo, liên lạc giữa các bộ phận đề tất cả có thể nắm bắt và xử lý kịp thời.
- Khắc phục sửa chữa các vấn đề về máy tính, phần mềm, ứng dụng khi có lỗi xảy ra ở các máy.
- Nhận phản hồi để tiếp tục nâng cao phần mềm, giới thiệu với các bộ phận khác để sử dụng các tác vụ mới.
• Phịng xuất nhập khẩu
Nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ phải thực hiện các hoạt động sau đây:
- Thực hiện các hoạt động giao dịch và đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp…
- Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tục thanh tốn, các thủ tục giao nhận hàng hóa.
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thơng quan hàng hóa.
- Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng.
- Thực hiện việc tìm kiếm nhà cung mới, mở rộng thị trường xuất khẩu theo chiến lược công ty đã đề ra.
38
- Thường xuyên liên lạc, chăm sóc và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp. Thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh.
• Phịng marketing
Người làm trong phòng marketing phải là những chuyên gia đưa ra kế sách, chiến lược giúp quảng bá thương hiệu công ty. Nhiệm vụ của họ là tư vấn chiến lược, lập kế hoạch truyền thông đảm bảo sao cho thông điệp của thương hiệu, sản phẩm đi đúng đối tượng khách hàng tiềm năng.
2.2. Thực trạng hoạt động nhập khẩu của Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam
Ngay từ khi mới thành lập, V NACOMA đã nhận thấy nhu cầu của khách hàng trong nước về máy xây dựng vô cùng lớn và đa dạng với sự phát triển của ngành xây dựng. Trong khi đó, trên thế giới có rất nhiều nhà sản xuất và cung cấp với rất nhiều loại thiết bị máy xây dựng khác nhau. Vì vậy, Cơng ty với định hướng là nhà cung cấp, tư vấn mua bán các thiết bị máy xây dựng đến các cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, giao thông thi công xây lắp, kinh doanh máy máy xây dựng… Từ kinh nghiệm nhiều năm và thiết lập mối quan hệ với hầu hết các nhà cung cấp máy xây dựng lớn nhỏ trên thế giới, VINACOMA.,JSC có thể đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng về các chủng loại Máy Xây dựng, Xe cẩu, Máy Cơng trình, Máy Cơng nghiệp, Xe nâng hàng … của đa số các hãng trên thế giới. VINACOMA có thể cung cấp trực tiếp hàng tại Việt Nam, nhập khẩu và tư vấn để khách hàng nhập khẩu các sản phẩm mà cơng ty có nhu cầu.
Để trở thành đối tác tin cậy của khách hàng trong nước cũng như các nhà cung cấp uy tín trên thế giới trong lĩnh vực Máy Xây dựng, Xe nâng người, Máy Cơng trình, Máy Cơng nghiệp và các phụ tùng công nghiệp... Vậy nên, sứ mệnh của VINACOMA.,JSC là xây dựng một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chun mơn cao, nhiệt tình trong cơng việc, chun nghiệp trong thao tác nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất và làm hài lòng khách hàng với những sản phẩm và dịch vụ của Công ty. VINACOMA.,JSC định hướng trở thành một tập đoàn đầu tư thương mại hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng, cung cấp thiết bị xây dựng và mở rộng sang các lĩnh vực tiềm năng khác…
39
Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam luôn lấy mục tiêu tăng trưởng ổn định, bền vững dựa trên năng lực cốt lõi niềm tin là con người, làm giàu cho các cổ đông cho cán bộ, nhân viên của Cơng ty và nỗ lực đóng góp cho cộng đồng xã hội (The power of trust).