I. Quá trình hình thành và phát triển của tập đoàn vận tải quốc tế ITI ( IT
b) Bộ Phận Kinh doanh (sale)
* Sales & Marketing ( Phòng kinh doanh và tiếp thị) :
Đây là phịng phụ trách cơng việc nghiên cứu thị trường; giới thiệu với khách hàng hình ảnh của Cơng ty cùng các loại hình dịch vụ mà Cơng ty cung cấp và có các nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
Giúp Ban Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đơn đốc việc thanh tốn các cơng nợ có liên quan.
Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài... và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ, củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty.
Lấy thông tin về lô hàng.
Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của Công ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ.Giới thiệu ,quảng cáo và phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm đại lý.
Nhân viên phịng kinh doanh và tiếp thị phải ln thống kê lại lượng hàng mà khách đặt chỗ trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra những chiến lược mới và những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp.
*Bộ Phận Booking ( Phòng đặt chỗ) : + Với tư cách là forwarder :
o Gửi phiếu giữ chỗ đến các hãng tàu.
o Nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu gửi cho bộ phận giao nhận và gửi thông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ để làm House Bill of Loading nháp.
o Đồng thời gửi xác nhận đặt chỗ tàu cho khách hàng.
+ Với tư cách là hãng tàu :
o Nhận phiếu giữ chỗ trên tàu của khách hàng.
o Phát hành Booking Note và fax qua cho khách hàng để kiểm tra chính xác các thơng tin về tên hàng,số lượng, ngày dự kiến tàu chạy, nơi hạ bãi….
o Gửi thông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ để làm Master Bill of Loading.
-Bộ phận đặt chỗ và giao nhận phải hỗ trợ lẫn nhau, tìm hiểu lơ hàng nào cùng tuyến đường hay khơng để thực hiện gom hàng nhằm tiết kiệm chi phí và tăng thêm khoản thu về cho Cơng ty.
-Khi có lơ hàng bị rớt nhân viên Đặt chỗ cần nhanh chóng liên hệ với nhân viên kinh doanh và tiếp thị để thông báo cho khách hàng đồng thời tranh thủ tìm kiếm chuyến đi thay thế nào gần nhất để tư vấn thực hiện đặt chỗ nhằm đảm bảo về mặt thời gian và an tồn cho lơ hàng.
-Có mối quan hệ thật tốt với các hãng tàu, đại lý của hãng tàu nhằm xin được giá tốt nhất. Tạo uy tín đối với các hãng tàu, tránh trường hợp phải hủy bỏ đột xuất việc đặt chỗ ở hãng này để đặt sang hãng khác.
-Luôn cập nhật thông tin về giá cước của các hãng tàu.
-Theo dõi lộ trình của tàu đi để cập nhật cho khách hàng biết lô hàng của họ đang ở đâu và giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi được yêu cầu.