CƠNG TY ITI.
1. Quy trình hàng nhập tại ITI:
a) Đối với hàng nhập thông thường:
1. Ngay sau khi tàu chạy: Agent chi nhánh của ITI tại nước xuất khẩu , Đại lý gửi Pre- aleart gồm:
+ Master Bill of Lading + House Bill of Lading +Cargo Manifest
+ Debit/ Credit Note + Telex Release
2. Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi từ nước xuất khẩu: - ITI-HP kiểm tra bộ chứng từ
- Lập hồ sơ, kiểm tra ngày tàu về, gửi manifest (bằng FAX) cho hãng tàu đối với hàng FCL và co-loader đối với hàng LCL(yêu cầu bên nhận confirm lại về việc đã nhận chứng từ này, ghi lại tên người nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có việc sai sót xảy ra). Khơng để trường hợp chậm manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí.
Note: Manifest là bảng liệt kê chi tiết hàng hố sau đó gửi xác nhận (confirm) lại với đại lý chi nhánh bên nước xuất khẩu.
3. Liên hệ với hãng tàu hoặc Co-loader để nhận Arrival Notice.
4. Sau khi nhận đc Arrival Notice từ hãng tàu, kiểm tra xem đã khớp với bộ chứng từ mà đại lý của ITI gửi khơng, sau đó gửi Arrival Notice tới khách hàng.
- Gửi thông báo hàng đến (bằng fax và gọi điện xác nhận lại việc nhận thơng báo đó) cho khách hàng trước ngày tàu vào 1 ngày, chậm nhất là ngày tàu vào.
5. Sau khi tàu đến, bộ phận giao nhận ( bộ phận Logistics) đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O- Deliver Order) (Khi nhận lệnh phải mang theo giấy giới thiệu, trong trường hợp có giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu. (Vận đơn gốc nhận được từ đại lý nước ngoài gửi bằng đường chuyển phát nhanh))và trả các phí liên quan:
• Với hàng ngun container ( FCL- Full container Loading) cần trả các phí : - DO fee ( phí D/O)
- Clean fee ( phí vệ sinh container)
- THC ( Terminal Handling Charge-phụ phí xếp dỡ tại cảng )
- CIC( Container Imbalance Charge-phụ phí mất cân đối vỏ container) • Với hàng lẻ ( LCL) cần trả các loại phí:
- DO fee (phí D/O )
- CIC (Container Imbalance Charge -phụ phí mất cân đối vỏ container ) - Lift on/ off ( phí nâng hạ container )
- THC ( Terminal Handling Charge -phụ phí xếp dỡ tại cảng) - Handling fee ( phí làm hàng )
- Trong trường hợp là hàng LCL thì phải trả phí CFS (container freight station: phí xếp hàng lẻ vào kho) cho co-loader.
6. Khi khách hàng muốn lấy hàng về kho của mình, khách hàng sẽ đến ITI-HP để lấy lệnh giao hàng và phải trả các khoản phí nhất định.
Chuẩn bị D/O giao cho khách gồm lệnh của hãng tàu/ lệnh co-loader (lệnh nối )và 4 lệnh của AA
- Yêu cầu khách xuất trình Bill gốc và giấy giới thiệu khi nhận hàng, nếu giao hàng bằng điện or Bill surrender thì khơng cần Bill gốc .
- Yêu cầu khách hàng ký nhận lên lệnh giao hàng của AA và lưu lại tờ lệnh đó để làm P.O.D
- Gửi P.O.D (proof of delivery: bằng chứng giao hàng) cho đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định để đại lí biết là lơ hàng đó đã được giao.
- Note: Thời hạn được miễn lưu cont là 5 ngày tính ln ngày tàu đến, sau 5 ngày khách hàng phải trả tiền lưu cont. Phí này khơng nhất định tuỳ thuộc vào từng hãng tàu. Thời hạn được miễn lưu vỏ là 3 ngày tính từ ngày hàng được rút vào kho và phí này cũng khơng nhất định tuỳ thuộc vào từng kho ở mổi cảng.
- Hoàn thiện check list .
4)- Sau khi hồ sơ hồn tất, chuyển cho bộ phận kết tốn nhập chi phí.
• Với hàng nguyên container ( FCL – full container loading) sẽ phải trả các khoản phí: - DO fee ( phí D/O)
- Clean fee ( phí vệ sinh container)
- THC ( Terminal Handling Charge – phụ phí xếp dỡ hàng tại cảng) - CIC ( Container Imbalance Charge- phụ phí mất cân đối vỏ container) - Handling fee ( phí làm hàng)
• Với hàng lẻ ( LCL –Less than a Container Loading) phải trả các khoản phí : - DO fee ( phí D/O )
- CFS ( phí khai thác hàng lẻ) - Lift on/ off ( phí nâng, hạ hàng)
- THC (terminal handling charges-phụ phí xếp dỡ tại cảng)
- CIC ( container imbalance charges -phụ phí mất cân đối vỏ container) - Handling fee( phí làm hàng)
*) Trường hợp hàng ITI tự khai thác thì ITI sẽ phải cược vỏ container tại hãng tàu để kéo container về kho của mình đã thuê của Germadept.
b) Quy trình thủ tục nhập khẩu với hàng consol
Trong trường hợp này, ITI sẽ đóng vai trị đại lý tại nước nhập khẩu, nhận được sự ủy thác của đại lý vận tải nước ngồi. Bởi vì hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam phần lớn là hàng nhập CIF , tức là người chủ hàng nước ngoài sẽ chịu trách nhiệm chuyển hàng hóa đến tận cảng của Việt Nam. Khi đó các cơng việc phải làm như sau:
• Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ gửi từ đại lý nước ngoài.
Khi nhận được bộ hồ sơ bao gồm: M B/L, H B/L, cargo manifest, freight list, thì trước hết cơng ty phải đối chiếu số liệu chúng. Nếu phát hiện có sự mâu thuẫn, thiếu sót thì cơng ty báo ngay cho đại lý liên quan cho đại lý để làm rõ, cũng như bổ sung sửa chữa kịp thời trước khi làm thủ tục.
• Bước 2: Nhận giấy báo hàng đến ( AN) từ hãng tàu và lập AN của ITI gửi khách hàng.
Khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu, và căn cứ vào cargo manifest chi nhánh sẽ phát hành giấy báo nhận hàng để thông báo sớm cho khách hàng trước khi tàu cập bến theo mẫu được quy định. Việc phát thông báo nhận hàng cũng được ghi trong sổ theo dõi để tránh tình trạng khiếu nại từ khách hàng.
• Bước 3: Liên hệ với hãng tàu để nhận lệnh giao hàng ( D/O) và cấp D/O của ITI cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận của công ty mang giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, vận đơn và giấy báo hàng đến sang hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng các lệ phí liên quan như : phí chứng từ, phí lưu kho, lưu bãi, phí vệ sinh container….. với lơ hàng cước là collect hãng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi giao D/O. Nếu cước được thu ở nước thứ ba , hãng sẽ giao D/O cho khách hàng sau khi có Telex xác nhận đã thu phí. Trong trường hợp thời hạn nhập của hàng hóa, hãng sẽ có thể linh động cấp trước D/O cho họ làm thủ tục nhập, nhưng sau khi đã xác nhận đã được giao hóa đơn. Đồng thời yêu cầu khách hàng ký vào sổ giao hàng.
Nếu không rút hàng ngay tại CY thì nhân viên giao nhận sẽ đặt cọc một khoản tiền cược vỏ với hãng tàu và lấy giấy mượn vỏ container.
Trong trường hợp giao hàng cho khách ngay tại CY thì ITI sẽ lập D/O gửi cho khách hàng. Khi khách hàng đến lấy lệnh, yêu cầu xuất trình: OB/L, ủy quyền gốc và giấy giới thiệu gốc nếu có. Sau khi khách hàng thanh tốn tiền cước ( nếu cước thu tại cảng dỡ) và các phí lệnh thì mới giao bộ lệnh cho khách hàng để khách hàng tự làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Nếu có trách nhiệm chuyên chở hàng về tận kho cho khách hàng thì sau khi lấy D/O từ hãng tàu ITI phải tiếp tục thực hiện các công việc sau:
• Bước 4: Làm thủ tục hải quan:
Quy trình làm thủ tục hải quan giống như đối với hàng xuất, tuy nhiên đối với hàng nhập khẩu, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hải quan 02 bản chính; - Hợp đồng mua bán hàng hóa;
- Hợp đồng ủy thác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu ủy thác) :01 bản sao; - Hóa đơn thương mại ( invoice ) ; 01 bản chính
- M B/L: 01 bản sao chụp từ bản gốc hoặc sao chụp từ bản chính có ghi chữ copy, chữ surrender.
- Ngoài ra, tùy theo từng trường hợp cụ thể, hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu cịn có thể có thêm các chứng từ khác như : bản kê chi tiết hàng hóa ( packing list); giấy đăng ký kiểm tra hoặc thông báo miễn kiểm tra; chứng thư giám định đối với hàng hóa được thơng quan trên cơ sở của kết quả giám định; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)…
• Bước 5:
Hồn thành các thủ tục nhận hàng tại cảng: nhân viên giao nhận tới kho bãi được chỉ định trên lệnh giao hàng để làm thủ tục xuất kho. Hồ sơ làm thủ tục xuất kho gồm : lệnh giao hàng, hóa đơn thanh tốn tiền làm hàng tại bãi. Người giao nhận Mang tờ khai xin dấu xác nhận của hải quan giám sát kho bãi. Sau đó liên hệ nhân viên kho bãi vận chuyển hàng hóa lên phương tiện vận tải của công ty.
- Nhận hàng và ký vào phiếu xuất kho với giao nhận cảng; - Bàn giao chứng từ cho lái xe bao gồm :
+ Phiếu xuất kho. + Biên bản giao hàng .
+ Tờ khai đã hồn thành thủ tục hải quan. + Thơng báo thuế ( nếu có).
• Bước 6:
Sau khi container đã được xếp lên xe, nhân viên giao nhận bàn giao chứng từ cho lái xe , chứng từ bao gồm :
- Phiếu xuất kho. - Biên bản giao hàng.
- Tờ khai đã hoàn thành thủ tục hải quan. - Thơng báo thuế( nếu có)
Lái xe vận chuyển hàng đến khi người nhận , bàn giao chứng từ cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào biên bản giao hàng.
• Bước 7: Trả container tại CY quy định.
Hàng hóa sau khi được rút hết tại kho riêng của chủ hàng hay rút ruột tại cảng, người giao nhận vận chuyển container rỗng về địa điểm trả vỏ ghi trên giấy mượn container, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, tại đây sẽ
giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng vỏ container.
• Bước 8: Liên hệ với hãng tàu để lấy lại tiền cược vỏ.
Nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu thể hiện tình trạng container đến hãng tàu để nhận lại tiền cược vỏ. Mọi hư hỏng hay thất lạc container, mọi sự chậm trễ trả container cho hãng tàu phải tính thêm phí lưu container, sẽ được trừ vào tiền cược vỏ.
• Bước 9: Gửi hóa đơn, chứng từ cho đại lý chỉ định.
Đối với hàng lẻ ( LCL) thì người giao nhận sẽ rút hàng trực tiếp tại kho CFS và giao cho lái xe để vận chuyển về kho người nhận, do đó khơng phải làm thủ tục mượn và trả vỏ container cho hãng tàu.
2.Quy trình hàng xuất:
1. Shipper sent booking request cho ITI Hai Phong
2. ITI Hai Phong sent email to get instruction ( nominative cargo) from Agent. 3. Agent confirm back ITI Hai Phong.
4. ITI Hai Phong sent booking request to Carrier or Co- Loader.
5. a) Carrier or Co-Loader sent booking confirmation ( aknowlegdement) to ITI Hai Phong. b) ITI Hai Phong come to operation department to get Release order ( if required) 6. ITI Hai Phong sent Booking Note to shipper.
7. Shipper bring Release cargo paper to Terminal and pick up container. 8. Loading cargo from terminal to factory.
9. Do customs clearation
10. Inspecting cargo ( if required) 11. Finishing customs.
12. Shipper sent email packing list to ITI Hai Phong to make HB/L, pay charges and get HB/L.
13. ITI provide details to make MB/L , pay charges and get MB/L.
14. ITI –Hai Phong sent email to agent include Pre-Alert and Debit Note. NOTE: charges includes: B/L, O/F, THC, CFS ( LCL cargo)
* Đối với hàng xuất :
1. Booking với hãng tàu xem dịch vụ và giá cả của hãng tàu nào tốt phục vụ cho quyền lợi của khách hàng và quyền lợi của công ty rồi báo lại cho khách hàng (có trường hợp khách hàng tự booking với hãng tàu rồi gửi qua cho ITI).
2. Liên hệ với công ty khách hàng để nắm được chi tiết về mặt hàng xuất để chuẩn bị những chứng từ nào cần thiết đối với lô hàng nhằm chuẩn bị đầy đủ những chứng từ để ra kê khai hải quan.( Trường hợp khách hàng tự làm tờ khai Hải quan thì ITI chỉ cần lên khách hàng lấy bộ chứng từ để đi khai Hải quan).
3. Khai báo hải quan điện tử để lấy số tiếp nhận.
4. Liên hệ với hãng tàu để nhận lệnh cấp container rỗng .
5. Chuẩn bị xe kéo container, kho bãi và cơng nhân để tổ chức đóng hàng (trừ trường hợp khách hàng tự đóng hàng).
6. Theo dõi việc đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ quy định trên Booking để thanh lý Hải quan.
7. Phải gọi trung tâm khử trùng nếu như bên phía người nhận u cầu phải có chứng thư hun trùng để đáp ứng các quy định bên quốc gia nhập khẩu và thuận lợi cho việc khai Hải quan bên phía người nhận.
8. Sau đó làm chi tiết Bill để gửi hãng tàu
9. Lấy Bill và lấy giấy chứng thư hun trùng (nếu có) rồi giao cho khách hàng. 10. Thực xuất tờ khai nếu như là loại hình kinh doanh.
11. Nếu hàng hóa u cầu làm C/O thì phải lo làm giấy chứng nhận C/O.
12. Gửi chi tiết cho bộ phận kế toán làm Debit note thanh toán với khách hàng và giao trả chứng từ cho khách hàng.
5. Đánh giá thực trạng của cơng ty
• Hợp đồng dịch vụ: số lượng hợp đồng, số hợp đồng hàng FCL, LCL; doanh thu, chi phí;
Tỷ trọng Mặt hàng
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Doanh thu Số lượng HĐ Doanh thu Số lượng HĐ Doanh thu Số lượng HĐ Hàng Lẻ 35,360,375,416 2541 42,692,742,047 2621 42,287,112,599 2589 Hàng nguyên cont 36,129,079,230 2612 58,018,341,756 2713 71,759,948,654 2751 Dịch vụ Hải Quan 5,380,926,694 253 8,757,485,548 312 14,095,704,200 358 Tổng doanh thu 76,870,381,340 109,468,569,350 128,142,765,453 Chi phí 68,414,639,393 98,521,712,415 111,484,205,944
Lợi nhuận 8,455,741,947 10,946,856,935 16,658,559,509 Thuế thu nhập
DN 2,113,935,487 2,736,714,234 4,164,639,877
Lợi nhuận sau
thuế 6,341,806,460 8,210,142,701 12,493,919,632
Tổng doanh thu của công ty qua các năm đều tăng, tuy nhiên số lượng các hợp đồng dịch vụ tăng khơng đồng đều và đến năm 2013 có sự giảm của hợp đồng dịch vụ hàng lẻ. Thay vào đó là tăng số lượng các hợp đồng dịch vụ khác. Số lượng hợp đồng dịch vụ hàng lẻ tăng 2541 HĐ ( năm 2011) lên 2621 HĐ( năm 2012) và giảm xuống 2615( năm 2013). Lượng hợp đồng dịch vụ hàng lẻ năm 2013 giảm 32 HĐ và doanh thu từ hàng lẻ mang lại cũng giảm hơn 405 triệu. Tuy nhiên lượng hợp đồng dịch vụ hàng nguyên container và khai hải quan cũng tăng khá nhiều, làm cho tổng doanh thu của cơng ty tăng.
• Số lượng đơn hàng thực hiện lỗi
Các lỗi ở đây là những sự cố ngoài hợp đồng mang đến tổn thất cho khách hàng ví dụ giao nhận hàng chậm, giao nhận hàng thiếu, giao hàng sai, lỗi về chứng từ hàng hóa hoặc lên hóa đơn sai ….
Tỷ lệ đơn hàng lỗi phản ánh chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics, tỷ lệ này nhỏ thể hiện doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ với chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng.
Tỷ lệ đơn hàng lỗi = Tổng số đơn hàngSố đơn hàng lỗi * 100%
Bảng kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ của công ty
Số lượng HĐ
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng số hợp đồng dịch vụ 5406 5646 5698
Lượng hợp đồng lỗi 267 215 158
Qua các năm,công ty hoạt động tốt hơn thể hiện ở tổng số lượng hợp đồng dịch vụ tăng đều qua các năm, và số lượng hợp đồng lỗi giảm đều qua các năm. Điều đó chứng tỏ cơng ty đã chuyên nghiệp hơn trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của mình.
• Chứng từ:
• Chứng từ chậm trễ, sai sót.
Những chậm trễ trong việc hồn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề đáng quan tâm. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân chủ yếu và cũng có thể là do năng lực công tác của nhân viên trong cơ quan hữu quan gây lên. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:
- Sự chậm trễ xảy ra do tính khơng liên tục của dịch vụ bưu điện trong trường hợp gửi chứng từ gốc.
- Người xuất khẩu gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết theo yêu cầu. - Các sai sót về những thơng tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên cảng, hải quan và các cơ quan khác. - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét, kiểm tra kĩ lưỡng.
- Chậm trễ ở ngân hàng do sự không ăn khớp thông tin trên chứng từ.
Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được dựa vào việc cung cấp các chứng từ hợp lệ , do vậy , khi xảy ra sự chậm trễ chứng từ thì nó gây ảnh hưởng