- Phát huy các dịch vụ hỗ trợ khách hàng:
b) Thất lạc, mất chứng từ:
- Để tránh tình trạng thất lạc, mất chứng từ, trong quá trình lưu chuyển chứng từ cơng ty cần kiểm tra, theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.
Đồng thời với việc tập trung hồn thành chứng từ thì cơng ty cần bảo quản, lưu trữ chứng từ một cách an tồn, cẩn thận, có hệ thống. Một số biện pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu này là:
- Trước hết phải phân loại bộ chứng từ theo từng loại, nhóm hàng ( hàng xuất/ nhập) hoặc theo chủ hàng, theo hãng tàu/ tàu.
- Trong cùng một thời gian công ty có thể nhận được nhiều hợp đồng cùng lúc, do vậy các chứng từ này công ty cần đánh số thứ tự theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết, thực hiện hợp đồng hoặc theo một quy luật, thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm, tra cứu khi có trục trặc xảy ra và việc trả D/O cho khách cũng như việc sắp xếp sau này.
- Nâng cấp hệ thống phần mềm, sử dụng để quản lý chứng từ, theo các tiêu mục để thuận tiện trong công tác tra cứu chứng từ khi cần thiết; cũng như phần mềm sử dụng để quản lý nhân viên trong công ty và liên lạc với khách hàng.
- Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên thường xuyên kiểm tra các bộ chứng từ, giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ bộ chứng từ này với các bộ chứng từ khác.
- Tóm lại để quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nhanh chóng, thuận lợi thì cơng ty nên hồn thiện hơn nữa cơng tác lập, lưu trữ, bảo quản và lưu chuyển bộ chứng từ nhanh chóng, chính xác.
C) Cơng ty: Cơ sở vật chất và nguồn nhân lực:
* Vấn đề về cơ sở vật chất của công ty:
- Với lượng hợp đồng ngày càng tăng thì cơng ty nên cân nhắc về việc đầu tư kho bãi riêng tại các cảng hoặc kho ngoại quan dài hạn. Điều này sẽ giảm thiểu chi phí th kho ngồi, đảm bảo việc chủ động trong cơng việc và có thể phát triển hình thức kinh doanh gom hàng lẻ cũng như phân phối hàng lẻ cho khách hàng. - Một website chuyên nghiệp cũng góp phần nâng cao thương hiệu và mang đến
hiệu quả kinh doanh cho Công ty. Trang web của công ty cần cập nhật liên tục các thông tin về các tuyến vận chuyển, những thay đổi về các khoản phụ phí, các quy tắc hướng dẫn thực hiện giao dịch và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ để khách có thể theo dõi thơng tin về lơ hàng của mình. Đồng thời cần cơng khai trang web của công ty cho tất cả các khách hàng đều biết, không nên giới hạn trang web , điều này làm hạn chế lượng khách hàng có nhiều hiểu biết về cơng ty và sử dụng dịch vụ của công ty.
*Vấn đề nguồn nhân lực:
Phát triển năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh:
- Nhân viên kinh doanh phải luôn trang bị kiến thức, học hỏi, trao dồi kinh nghiệm. Đồng thời tranh thủ thời gian bổ sung vốn ngoại ngữ, học các lớp dạy về nắm bắt tâm lý khách hàng, khả năng giao tiếp trước cơng chúng...cần có kiến thức chun sâu về các loại hình dịch vụ mà Cơng ty cung cấp và am tường về nghiệp vụ hàng hải để tư vấn và giải đáp các thắc mắc cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
- Đội ngũ nhân viên kinh doanh là bộ mặt của doanh nghiệp có vai trị quảng bá giới thiệu hình ảnh của Cơng ty đến với khách hàng. Vậy nên Công ty cần đào tạo, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên kinh doanh.
- Cơng ty cần có chính sách đãi ngộ những nhân viên có năng lực thật sự và được phân công vào công việc phù hợp với năng lực và niềm đam mê của mỗi nhân viên nhằm phát huy hết sức thế mạnh của họ, đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
- Cơng ty cần có chế độ khen thưởng rõ ràng, tăng lương và cơng nhận năng lực làm việc khi họ hồn thành nhiệm vụ xuất sắc. Việc khen thưởng và tuyên dương kịp thời sẽ là động lực giúp nhân viên làm việc hăng hái và hồn thành cơng việc
một cách hiệu quả.
- Thường xuyên tổ chức các khóa học đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho nhân viên, cử nhân viên đi công tác để học hỏi kiến thức và nâng cao kinh nghiệm.
- Doanh nghiệp cho nhân viên tham gia các khóa học về logistics, tham gia các hội thảo về chuyên đề này nhằm nắm bắt các cơ hội, thách thức, liên quan tới nghề, lĩnh vực của mình từ đó hoạch định được những giải pháp cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên cho phí cho khóa học này tương đối cao, vì vậy cơng ty khơng nên thực hiện theo kiểu đại trà mà nên lựa chọn những nhân viên ưu tú, có nền tảng vững vàng từ trước, có tinh thần, thái độ làm việc nghiêm túc để tập trung đào tạo họ, tạo nên những hạt nhân có trình độ cao cho cơng ty. Hoặc cơng ty cũng có thể đào tạo cho những cán bộ quản lý, sau khi đã nắm bắt, biết được kiến thức họ sẽ quay lại truyền đạt cho nhân viên của mình.
- Đối với nhân viên nghiệp vụ, tổ chức cho họ tham gia các khóa học chuyên ngành về pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế. Thường xuyên có buổi tiếp xúc giữa lãnh đạo cơng ty với nhân viên của mình nhằm nhắc lại mục tiêu hoạt động của cơng ty, những u cầu của cơng việc, từ đó định hướng cho nhân viên, kế hoạch tự đào tạo cho họ phù hợp với công việc. Nhân viên trong công ty phải được cung cấp các thông tin về thực trạng của công ty , để họ biết được công ty đang gặp phải những thuận lợi, khó khăn gì từ đó chung tay góp sức để đề ra những biện pháp tháo gỡ.
Nâng cao mối quan hệ giữa các phịng ban:
- Khơng ngừng liên kết hỗ trợ giữa các phòng ban với nhau, các nhân viên cần liên kết hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc tránh tình trạng đùn đẩy làm ngưng trệ công việc gây phiền hà cho khách hàng và mất uy tín của Cơng ty. Đồng thời việc liên kết, hỗ trợ nhau trong q trình làm việc giữa các phịng ban cũng giúp cho các nhân viên trong công ty gắn kết nhau hơn, hiểu nhau hơn, và hồn thành cơng việc một cách nhanh nhất.
- Nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban, đặc biệt là phòng giám đốc và các phịng ban khác nhằm tạo khơng khí thoải mái trong cơng ty, nâng cao hiệu quả cơng việc.
• Cung cấp dịch vụ khai báo hải quan.
Việc khai báo hải quan thuộc trách nhiệm của cơng ty xuất nhập khẩu hàng hóa. Nhưng khi được ủy thác, công ty vẫn thực hiện dịch vụ khai báo hải quan cho khách hàng. Nếu công ty xuất nhập khẩu tự khai báo hải quan thì ITI cũng có những thuận lợi và bất lợi nhất định. Tuy nhiên để tăng sức cạnh tranh của mình cũng như tăng doanh thu cho ITI thì ITI nên đẩy mạnh cơng tác khai báo hải quan, tăng chất lượng cũng như đảm bảo nhanh chóng, chính xác trong cơng tác khai báo hải quan, nhằm tăng lượng khách hàng ủy thác việc làm thủ tục khai báo hải quan. Hiện nay hầu hết các công ty đều thực hiện khai báo hải quan điện tử thay cho việc khai báo trực tiếp với hải quan như trước kia bởi quy trình thủ tục đơn giản, tiết kiệm thời gian và công sức. Do hiện nay hải quan có áp dụng hình thức khai báo hải quan điện tử với phần mềm VINAS….., gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thời gian làm thủ tục hải quan tương đối lâu, phức tạp. Nên nếu nhân viên giao nhận trong cơng ty có kinh nghiệm , nắm bắt nhanh những thay đổi trong các chính sách của các cơ quan hữu quan, đặc biệt là hải quan, sẽ đem lại thuận lợi và thị phần lớn cho doanh nghiệp.
• Dịch vụ đại diện cho chủ hàng xuất khẩu:
Lượng hợp đồng thay mặt cho chủ hàng xuất của cơng ty rất ít, chủ yếu là hàng nhập từ đại lý bên tập đồn chính tới Việt Nam. Dịch vụ đại diện cho chủ hàng xuất là dịch vụ tất yếu mà ITI muốn dành thị phần nội địa trong tương lai. Tương tự như dịch vụ gom hàng nhập(consolidation-ITI Việt Nam thay mặt khách hàng nước ngoài làm việc với các vendor hay nhà máy tại Việt Nam cũng như cung ứng hầu hết các dịch vụ giá trị gia tăng cần thiết để đưa lô hàng tới tận tay khách hàng tại nước nhập khẩu).Trong dịch vụ đại diện chủ hàng xuất khẩu, ITI sẽ thay mặt các chủ hàng xuất khẩu giao dịch với các bên ở nước ngồi để đảm bảo lơ hàng được xuất đi thuận lợi nhất. Khi phát triển dịch vụ này, ITI Việt Nam sẽ phải tốn một khoản chi phí nhất định để điều chỉnh hệ thống thông tin và huấn luyện cho nhân viên. Bù lại đây là cơ hội cho ITI Việt Nam nâng cao thị phần trong nước và bán các dịch vụ hỗ trợ, dịch vụ giá trị gia tăng khác.
