- Phát huy các dịch vụ hỗ trợ khách hàng:
a) Sai sót, lỗi chứng từ:
- Khi nhận được chứng từ gửi từ đại lý ITI bên nước xuất khẩu, cần kiểm tra kỹ lưỡng về các thông tin trên các chứng từ như về : số Bill of Lading ( House B/L và Master B/L) , số cân, số kiện, số seal,.. trên các chứng từ có khớp nhau hay khơng. - Kiểm tra xem cước là cước prepaid, collect và kiểm tra debit note và credit note
mà đại lý gửi, để lập debit note cho khách và thu tiền trước khi giao D/O cho khách nhằm tránh thiếu sót, nhầm lẫn, gây thiệt hại.
- Khi phát hiện ra sai sót cần thơng báo ngay cho đại lý cũng như khách hàng để nhanh chóng tìm được biện pháp giải quyết, nhằm hạn chế những thiệt hại đối với
khách hàng, đồng thời giúp khách hàng có thể lấy hàng nhanh nhất và giảm rắc rối sau này.
- Tăng cường mối quan hệ với các cơ quan hữu quan nhằm rút ngắn thời gian làm thủ tục khai báo hải quan: khi công ty nhận hợp đồng ủy thác việc giao nhận hàng hóa cũng như chở hàng về tận kho riêng của khách hàng và việc làm thủ tục hải quan… nhất là trong trường hợp với hàng xuất.
- Trong qua trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu có phát hiện ra sai sót, sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện hải quan lập “ biên bản chứng nhận về tình trạng hàng hóa” và giải quyết sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế theo quy định của hải quan.
- Đôi khi trong công tác chuẩn bị, công ty cần lưu ý người nhập khẩu, giục người xuất khẩu gửi toàn bộ chứng từ đã được yêu cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách nhanh chóng và chính xác.
- Nâng cấp hệ thơng máy tính nhằm giúp nhân viên nhanh chóng hồn thiện bộ chứng từ, và hệ thống phần mềm hỗ trợ cho forwarder.