III. Thực trạng về hoạt động văn phịng tại cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ.
2.3.Xây dựng chương trình làm việc
2. Thực trạng công tác văn phịng tại cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ 1 Công tác tham mưu, tổng hợp.
2.3.Xây dựng chương trình làm việc
Xây dựng chương trình làm việc của cơng ty là sự hình thành cơng việc của cơng ty, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định.
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của cơng ty được tồn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài.
Văn phịng cơng ty xây dựng chương trình làm việc đã thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị, phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy cơng việc cho người khác.
Cơng tác xây dựng chương trình làm việc của cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ được thực hiện theo trình tự sau đây:
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng
- Chương trình cơng tác làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ
phận, phịng ban trong cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của quý đó, kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình làm việc được gửi cho giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.
- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong công ty
căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc q, những vấn đề cịn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chương trình làm việc tháng được gửi cho giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phịng cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ thường xun phối hợp với các trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phịng kinh doanh,.. để xây dựng chương trình làm việc của văn phịng nói riêng và của tồn cơng ty nói chung.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phịng của cơng ty đã gửi báo
cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên giám đốc và các phịng ban đơn vị trong cơng ty để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.
•Cơng tác xây dựng chương trình làm việc của cơng ty đã đạt được những kết quả như sau
- Văn phịng của cơng ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, xây dựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, q, năm của cơng ty. Các chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho hoạt động của công ty thông suốt và hiệu quả.
- Các chế độ hội họp, giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phịng ban được thực hiện theo đúng lịch cơng tác đã đề ra. Các phịng ban đơn vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, theo chương trình làm việc, theo kế hoạch đã đề ra.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng
• Cơng tác xây dựng chương trình làm việc cịn một số hạn chế.
- Việc thực hiện công việc theo kế hoạch nhiều khi không đem lại hiệu quả cao, lãnh đạo công ty không giải quyết hết việc và bị động do không lường trước được những công việc đột xuất. Chương trình làm việc cịn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện.
- Xây dựng chương trình làm việc hợp lý đã khó, tổ chức thực hiện và tổng hợp kết quả đạt được lại cịn khó hơn. Cơng tác này ở cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ cịn nhiều hạn chế:
- Một tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phịng ban của cơng ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức cịn chất lượng lại khơng đạt u cầu.
- Việc xây dựng chương trình làm việc của cơng ty chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức.
- Xây dựng chương trình làm việc đôi khi chưa bám sát với thực tế, nhiều nội dung đưa vào không thực tiễn dẫn đến không thực hiện được.
• Nguyên nhân của những hạn chế trên là:
- Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng của cơng ty với các phịng ban đơn vị khác.
- Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, cịn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất.
- Bên cạnh những ngun nhân chủ quan đó thì cịn một ngun nhân khách quan như sau: Do những cơng việc ngồi chương trình phát sinh trong khi quỹ thời gian và tài chính lại khơng cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chương trình làm việc.