III. Thực trạng về hoạt động văn phịng tại cơng ty CPĐT Nam Đình Vũ.
5.Giải pháp về hoạt động.
5.1. Công tác tham mưu tổng hợp.
Công tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Xây dựng chương trình cơng tác hợp lý sẽ giúp cho hoạt động của cơng ty và các phịng ban được diễn ra liên tục và có hiệu quả.
Trên thực tế từ những hạn chế và nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó như sau:
- Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thư lưu trữ từ đó mỗi nhân viên sẽ chun sâu vào cơng việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phịng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của mình tốt hơn.
- Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên ban lãnh đạo cơng ty cần có những hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng
- Khi lập chương trình cơng tác văn phịng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phịng ban để lập chương trình sao cho hợp lý. Khi xây dựng cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không được để các hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống nhất theo hệ thống chiều dọc về nội dung, giữa cấp trên và cấp dưới.
- Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể là cán bộ văn phịng cần tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên.
- Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phịng phải tính tốn đến dự phịng yếu tố về mặt thời gian và các điều kiện cần thiết khác.
Xây dựng chương trình cơng tác tn thủ 3 nguyên tắc trên sẽ góp phần giúp cán bộ văn phịng xây dựng được những bản kế hoạch tổng hợp đảm bảo các yếu tố cụ thể, thiết thực và phù hợp.
5.2. Công tác thông tin, báo cáo.
Ngày nay những thành tựu mới về công nghệ thông tin đã tạo cho mọi người có cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực bên cạnh các nguồn lực khác như: nhân lực nguồn vốn, nguyên liệu...Không những thế thông tin đã vượt lên hàng đầu. Do đó thơng tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động của công ty.
Bộ phận văn phịng muốn làm tốt cơng tác thơng tin cần nắm vững nhu cầu về thông tin của ban lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp thơng tin đó.
Thơng thường có rất nhiều nguồn thơng tin khác nhau, văn phòng thu thập thông tin rồi phân loại theo từng lĩnh vực, vấn đề, từ đó sắp xếp theo hệ thống để tránh những thông tin trùng lặp và xác định độ chính xác của thơng tin.
Để cung cấp thơng tin cho lãnh đạo và các phịng ban trong cơng ty thì nhân viên văn thư phải lưu lại các thông tin đã cung cấp để tiện cho việc cung cấp những lần sau hoặc có thể làm bằng chứng khi cần thiết.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phòng
Để khắc phục những yếu kém trong công tác thông tin báo cáo của bộ phận văn thư em xin đưa một số biên pháp sau đây:
- Trên thực tế công ty quản lý thông tin trên sổ sách, mặc dù công ty được trang bị hệ thống máy vi tính. Máy vi tính phần lớn được sử dụng soạn thảo văn bản mà khơng khai thác hết các chức năng của nó. Cán bộ văn phịng có thể quản lý thơng tin trên hệ thống máy tính, có thể dùng mật mã để bảo vệ những thơng tin mật hạn chế tình trạng rị rỉ thông tin.
- Để không gây chậm trễ trong công tác lập báo cáo của cán bộ văn phịng, cơng ty cần đề ra những quy định về mặt thời gian đối với việc giao nộp báo cáo chi tiết của các cán bộ liên quan.
- Công ty nên đặt mua báo chí để cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty có thể nắm bặt kịp thời và thu thập những thơng tin có ích cho cơng việc. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về thơng tin.
- Văn phịng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau để thông tin thu về đầy đủ chính xác và dễ dàng trong xử lý tình huống hơn.
5.3. Công tác văn thư lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ là cơng tác có rất nhiều mặt hạn chế. Cán bộ làm cơng tác văn thư cần phải đi học các lớp đào tạo ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ. Do làm việc trái ngành làm việc chủ yếu dựa trên thói quen nên nhiều khi xử lý khơng đúng chuyên môn.
Đồng thời công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm lớp nâng cao trình độ tin học văn phịng vì máy vi tính là phương tiện chủ yếu giúp văn thư hồn thành cơng việc.
Hiện nay ở công ty nhiều tài liệu văn bản lưu tại các phịng ban khơng những gây hiện tượng mối mọt vì khơng được lưu trữ và bảo quản theo tiêu chuẩn mà còn gây bừa bãi, chật chội đơi khi cịn thất lạc, do đó cơng tác lưu trữ cần được chú trọng và thực hiện nghiêm túc hơn. Cơng ty nên sử dụng ngay phịng lưu trữ có sẵn để thực hiện nhiệm vụ này.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng
Theo cơ cấu tổ chức của cơng ty thì có thể chia tủ lưu trữ của cơng ty thành 4 tủ khác nhau để lưu trữ tài liệu văn bản của 4 bộ phận. Như vậy vừa tiện cho tra cứu sử dụng tài liệu vừa được bảo quản cẩn thận.
Hồ sơ liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phụ trách trên sự hướng dẫn của nhân viên văn thư. Và mỗi năm nhân viên văn thư phải lập danh sách và danh mục hồ sơ.
• Thực hiện quản lý và bảo quản tài liệu. - Quản lý:
+ Thực hiện nghiêm quy chế về quản lý và ban hành văn bản, chấm dứt tình trạng văn bản khơng thơng qua văn phịng để đăng ký và quản lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc ban hành văn bản. - Bảo quản:
+ Việc lưu giữ hồ sơ trong các ngăn tủ là rất cần thiết và việc đưa ra các biện pháp bảo quản hồ sơ lưu giữ càng quan trọng. Bởi vì văn bản tài liệu là giấy rất dễ bị rách, bị mối mọt hư hại do tác động của mơi trường cùng với tính chất lý hố của tài liệu, đặc biệt trong điều kiện khí hậu của nước ta.
+ Đối với kho lưu trữ phải đảm bảo các tiêu chuẩn: Nhiệt độ trong phòng từ 180C - 200C, phịng phải thống mát, thường xun vệ sinh, sử dụng các chất hoá học chống ẩm mốc.
+ Để bảo quản văn bản tài liệu có các biện pháp sau:
Kê tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên dọn dẹp, hút bụi, sử dụng các chất hút ẩm.
Sử dụng thuốc chống mối mọt và chống mốc.
Duy trì nhiệt độ và độ ẩm bằng cách sử dụng máy lạnh hoặc quạt thơng gió. Có thiết bị phịng cháy chữa cháy khi có hoả hoạn.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phòng Đại học dân lập hải phịng
KẾT LUẬN
Hoạt động văn phịng đóng vai trị quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - là một trong những yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Luận văn: " Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại
công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ" đã tập trung đề cập đến một số vấn đề cơ bản:
- Những vấn đề cơ bản về văn phịng.
- Phân tích đánh giá về thực trạng cơng tác văn phịng tại cơng ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ bao gồm:
- Thực trạng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Thực trạng về hoạt động văn phịng của cơng ty.
- Đưa ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng bao gồm: Giải pháp về cơ cấu, nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ cơng nhân viên, tăng cường sự phối kết hợp giữa các phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt. Giải pháp về các hoạt động như: tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty và các anh chị công nhân viên và đặc biệt là các anh chị trong phịng Tổ chức hành chính đã tạo điều kiện hướng dẫn em làm quen thực tế trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Em xin chân trọng cảm ơn cô giáo hướng dẫn - Th.s Trần Thị Ngà đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu làm bài luận văn này.
Tuy nhiên do năng lực bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian nghiên cứu, tiếp xúc với thực tế không nhiều nên nội dung luận văn khơng tránh khỏi sai sót và chưa hồn thiện. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thây cô và các bạn.
Nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng Đại học dân lập hải phịng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng mơn Quản trị văn phòng - Th.S. Trần Thị Ngà 2. Bài giảng môn Nghiệp vụ thư ký - Ts. Lương Quốc Việt 3. Sách Quản trị văn phòng - PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri 4. Sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 5. Sách Quản lý cơng việc văn phịng - Nhà xuất bản trẻ